Оформление деловых писем

ПИСЕМ
функции,
классификация,
специфика,
структура,
назначение

Жиркова М.В., заведующий организационно-методическим отделом

ГБУДО г. Москвы «ДШИ «Центр»

применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по

поводу осуществляемой ими своей деятельности.
К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами, если содержание ее касается взаимных интересов.

ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
- Методические

рекомендации по оформлению служебных документов в Департаменте культуры города Москвы (от 23 марта 2015 г.);
– Типовые формы проектов ответов юридическим и физическим лицам (от 23 марта 2015 г.);
– Типовые формы списков, таблиц, прилагаемых к служебным документам, создаваемым в Департаменте культуры города Москвы (от 23 марта 2015 г.);
– Методические рекомендации по делопроизводству в учреждениях, подведомственных Департаменту культуры города Москвы (от 15 марта 2016 г.).

экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату,

второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

культуры)
Поля письма:
30мм - левое
20мм - правое
20мм - верхнее
20мм

- нижнее
Для написания деловых писем используют шрифт Times New Roman, 14-го размера и одинарный интервал.
Абзацный отступ текста документа-1,25 см

ЖЁСТКИЙ (НЕРАЗРЫВНЫЙ) ПРОБЕЛ:
Сочетание клавиш – CTRL+SHIFT+SPACE

на фирменном бланке организации ГОСТ Р 7.0.8.
Каждый лист документа,

оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20мм - левое (документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм)
10мм - правое
20мм - верхнее
20мм - нижнее
Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, 12-го , 13-го , 14-го размера и одинарный или 1,5 интервалы.
Абзацный отступ текста документа-1,25 см
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
При создании документа на 2-х и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной стороне листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне должны быть равны.

должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения

указывают в именительном падеже.
Например :
Минюст России  Департамент информатизации  и научно-технического обеспечения



Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. 

г. Москва, ул. Мира,
д. 6, корп. 1, стр. 3

Иванову Сергею Михайловичу,
улица Вятская, дом 12, квартира 5,
город Москва, 119115

Проректорам
по воспитательной работе
вузов города Москвы




При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже

для проставления даты написания письма. 

Например:
___________№___________
На №__________от ________

Регистрационный номер документа состоит

из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата

события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,
например :
05 июня 2003 г.,
а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о

чем?» и оформляется под реквизитами бланка, слева, от границы левого поля

Например:
О создании аттестационной комиссии
О предоставлении информации
О проведении семинара










Заголовок к тексту может не составляться,
если текст не превышает 4-5 строк

нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны

и по ним будет приниматься одно решение;
письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);
на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;
деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений;
содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно;
деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Уважаемый Николай Николаевич!
Уважаемые господин Прохоров!
- заключительная этикетная фраза
Например: С уважением,…


Согласно этикету деловой переписки, допускаются такие варианты обращения: «Уважаемые господа!» – используют, если обращаются к коллективу;
«Уважаемая Екатерина Сергеевна!» – используют при налаженных деловых отношениях, такое обращение уменьшает дистанцию между сторонами;
«Уважаемый господин Петров!» – используют при официальном обращении к партнеру, когда между сторонами переписки существует дистанция.

ответ на Ваше поручение от 15 января 2015 г. №

01-01-34/4 сообщаем…
______________________________________________________
Местоимение вы со строчной буквы

Уважаемые члены комиссии!
Мы внимательно рассмотрели ваши выводы и заключения. Благодарим вас за проделанную работу.

и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся

темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.
 
 Основная часть делового письма по объему может быть разной, в ней излагается суть обращения, ваши аргументы, факты.
 
Заключение лучше прописать вежливыми фразами

порядке информирования сообщаем.
В порядке информирования направляем Вам следующие документы…

В соответствии с Вашим поручением от 15 июня 2014 г. № 3-6-37129/5 об участии сотрудников...
Во исполнение пункта 5 Протокола оперативного совещания у заместителя руководителя Департамента культуры города Москвы В.Э.Филиппова от 11 апреля 2015 г. № 01-11-1227/5 направляем проект единой повестки московских фестивалей…

5 августа 2010 г. № 600 "О переносе выходных дней

в 2014 году"…
В соответствии с Вашим поручением от 30 марта 2015 г. № 01-01-34/4 об организации технической возможности для проведения веб-конференции сообщаем.
В дополнение к ранее направленной информации...
Взамен ранее направленного Перечня особо ценного имущества...
Просим в срок до 13.00 13 января 2016 г. направить информацию по прилагаемой форме на адрес электронной почты: info@m-c-m-c.ru.
О своем решении просьба сообщить на адрес электронной почты… или по телефону… куратору проекта Ольге Тагиевой.

др.
Слов с оценочным значением:
специалисты высокого класса, худший из

предложенных вариантов, достойный выбор, к сожалению и др.
Модальных слов:
итак, кажется, пожалуй, в самом деле, наверное, разумеется, действительно, следовательно, безусловно, верно, конечно, убедительно, по мнению, во-первых, словом, наконец и др.
Фраз с усиленным оттенком вежливости:
не откажите в любезности, будем Вам очень признательны, позвольте и др.
Выражений побуждения/акцентирования:
настоятельно/убедительно просим Вас, ввиду, с учетом вышесказанного и др.

М.В.Паладий

Директор
ГБУК "ММКЦ" М.В.Паладий


Документ оформлен с использованием бланка:
Директор М.В.Паладий

иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем.
Допускается в

реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:
Исполнительный директор  Личная подпись Н.А. Федоров ЗАО «Партнер»

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора

Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись ___ К.И. Игнатьев Личная подпись __ Ю.Г. Сиг

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин

Т.Р.МУХТАСАРОВОЙ

Заведующему отделом кадров
Государственного бюджетного учреждения культуры города Москвы

"Центральная универсальная научная библиотека им. Н.А.Некрасова"
Л.В.ИВАНОВОЙ


В.О.Агафонова
(499) 236-00-50

один интервал от текста письма. Слово "Приложение" подчеркивается, а после

него ставится двоеточие. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложения не упомянуты в тексте:
Приложения: 1. Копия приказа Департамента культуры города Москвы от 28 февраля 2004 г. № 35 на 5 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту государственного контракта на 4 л. в 1 экз.
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают

8 февраля 2019 г., в феврале 2019 г., во втором

квартале 2019 г., в первом полугодии 2019 г.

НО: в 2019 году, за 5 месяцев 2019 года,
план на 2019 год, с 2005 по 2019 год, в 2013–2019 годах.

18 метров.
Начало мероприятия в 17.00.
С 17.30 до 19.30

проводится мастер-класс по живописи.


Время Мероприятие Место проведения 17.30–19.30 Мастер-класс по живописи г. Москва, ул. 9 Мая, д.8

культурный центр" – Государственному бюджетному учреждению культуры города Москвы "Московский

многофункциональный культурный центр";

Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы "Дом культуры "Смена" – Государственного бюджетного учреждения культуры города Москвы "Дом культуры "Смена".

ПОЭТОМУ — следовательно, благодаря этому.
Отвечает на вопрос "почему?".
Сегодня

тепло, поэтому (благодаря этому) я пошел на прогулку.

ПО ЭТОМУ — синонимично сочетанию "по данному".
Можно задать вопрос "по какому?".
По этому поводу мне нечего сказать. По данному поводу…

наречия ТАК с частицей ЖЕ

ТАКЖЕ — аналог союза "и",

словосочетания "к тому же".
Он был грамотным человеком, а также и интеллигентным.
ТАК ЖЕ — отвечает на вопрос "какой?", часто идет вместе с "как".
Так же, как и я, он был грамотным человеком.

ТОЖЕ — аналог союза "и". Союзы также и тоже – синонимы, заменяют друг друга.
Чтобы грамотно писать, я тоже учу правила.
ТО ЖЕ — отвечает на вопрос "какое?", часто идет вместе с "что".
Что бы такого грамотно написать? То же, что и обычно.
Частицу же можно опустить!

И в заключение я скажу, что семинар удался.
В продолжение

переписки направляю материалы.

Существительное с предлогом:
В течении горных рек все непредсказуемо.
В заключении комиссии найти противоречие.
В продолжении книги появились новые герои.

документов (договоров, планов,
программ, протоколов, актов
и др.), не имеющих

адресной
части

подтверждение.
Оплату гарантируем

каких-либо официальных
сведений или документов.

информации, услуг,
товаров, инициирование
определенных действий,
необходимых организации-автору.
Просим Вас

предложением товаров,
услуг, сотрудничества и т.п.
Предлагаем Вам

письмо-просьбу,
письмо-запрос,
заявку или предложение.
Ответ в форме отказа

о каких-либо
событиях, фактах,
представляющих взаимный интерес.
Сообщаем

от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь

различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.

организация-корреспондент не осуществляет действия,
вытекающие из ее функциональных обязанностей или

принятых договоренностей.
ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей .
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера .
РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, предлагающее товары или услуги, cтимулирующее интерес к товару и желание его приобрести.
ПИСЬМО-ЗАПРОС - коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг).
ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) - письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

№ 2/1.
Веселое П. В. Аксиомы делового письма. М., 1993.
Добсон Э. Как писать деловые письма. Челябинск, 1997.

Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
Колтунова М. Д. Деловое письмо. М., 1998.
Паневчик В. В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 1999.
Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник. М., 2000.
Русский язык и культура общения для деловых людей / Под ред. О. Б. Сиротинина. М., 1999.
Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.