Системы Электронного Документооборота

Документооборота
Специальный курс кафедры информационных технологий
Для студентов специальности «Документационное обеспечение управления», специализации

«Информационные технологии в ДОУ»

- документы
бумажные носители - документы
около 30%
и все 70%
По оценке журналов

«ASAP» и «Delphi Consulting Group»

~6 млрд.

- появляется новых документов ежегодно

более 1 млрд.

- страниц документов создается ежедневно только в США

Временные затраты:
Операции:
30% рабочего времени
Работа руководителя с информацией
до 80% рабочего времени
Потеря

корпоративных документов безвозвратно

6% - 15%

Копирование каждого внутреннего документа

до 20 раз

В среднем служащий тратит ежегодно

на поиск утерянной информации

По оценке

Siemens Business Services

документов другим лицам
Хранение документов
Вывод информации на различные носители (бумагу, электронные

диски и пр. устройства)

– это передача прав на использование документов (с уведомлением пользователей)

и контролем за их исполнением

предприятия (организации) – от создания документа до списания его в

архив

СЭД должна обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе и сложных композиционных документов (текст + графика + таблицы + …)

Типы файлов, которые, как правило, должна поддерживать СЭД: - текстовые документы, - изображения, - электронные таблицы, - аудио/видео данные, - web-документы

единую информационную систему – использование сетевых корпоративных технологий
Требования к СЭД
В

СЭД должно быть реализовано управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения документов, так и свободной маршрутизации документов

В СЭД должно быть реализовано разграничение прав доступа пользователей к документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности, назначенных полномочий

СЭД должна адаптивно настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с другими корпоративными системами

поиска любой документационной информации
Конвертирование (преобразование) форматов данных
Обеспечение безопасности хранения

и использования информации предприятия (организации)

а их API-интерфейсы (Application Programming Interface) являются открытыми
2. Высокая степень

интеграции с прикладным программным обеспечением (в том числе с ERP-системами: SAP, R/3, Oracle Applications и др.)

Достигается это за счет использования технологий интеграции различных программных приложений: - OLE Automation - DDE (Dynamic Data Exchange) - ActiveX - ODMA(Open Document Management API) - MAPI (Messaging API) и другие…

3. Иерархический принцип структурирования информации

СЭД
Хранилища атрибутов
Хранилища документов (т.е. содержимого документов)
Сервисы полнотекстовой индексации (реализация связей

между документами)

В большинстве СЭД используются СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.(собственные разработки)

В большинстве СЭД используются файл-серверы с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.

над документом
Право редактировать, но не удалять документ
Право создания новых версий

документов, но без права редактирования
Право аннотирования документа (без права его редактирования и создания новых версий)
Право чтения документа (read only), но не редактирования
Право доступа к регистрационной карточке документа, но не к его содержимому
Полное отсутствие прав доступа к документу

Все операции и действия, производимые с документом, протоколируются. Поэтому вся история работы с документом может быть легко проконтролирована.

разных форматов (наличие утилит - Viewers)
Основные свойства СЭД
Большинство СЭД

работают со следующими типами файлов

табличный
.jpeg, .tif, .bmp и другие графические форматы
.rtf (Rich Text Format)

– расширенный текст
.ppt (MS PowerPoint) - презентационный
.html (web-документы) - гипертекстовый

Основные свойства СЭД

9. Аннотирование (описание) документов

Атрибут аннотации

системами (платформами)
Основные свойства СЭД
Большинство СЭД могут работать под различными операционными

системами:

MS Windows

Windows NT

UNIX

Macintosh

и др.…

Кроме этого, используются Интернет-технологии для работы с документами с помощью стандартных web-браузеров

Тогда в комплектации СЭД появляется еще один модуль – http-сервер

Internet Explorer,
Opera,
Fire Fox и пр.

автоматическое встраивание и связывание объектов
DDE – Dynamic Data Exchange –

динамический обмен данными
ActiveX – технология для создания мультимедийных приложений для Интернета
ODMA – Open Document Management API – промышленный стандарт для связи прикладных программ с системой управления документами и другим ПО
MAPI – Messaging API – интерфейс прикладного программирования систем передачи электронных сообщений (e-mail)