"М?ліметтер базасын бас?ару ж?йесі"

Мәліметтер базасы (МБ);
MS Access объектілеріілері;
Мәліметтер базасын жобалау кезеңдеріжобалау кезеңдері;
MS Access-тің

екі жұмыс режиміі;
Мәліметтер типтерітері;
Жаңа мәліметтер базасы файлын ашу

Жоспары:

МББЖ).
Басқару жүйесі дегеніміз - көлемді мәліметтер жиынын тұтынушыларға ыңғайлы

түрде бейнелеп, белгілі бір форматта сақтап қана қоймай, оны ары қарай өңдеуге арналған программалар кешені.

1. Мәліметтер базасын басқару жүйелері (МББЖ)

есептеу, құнды материалдарды есепке алып отыру, т.с.с.).
Access көмегімен мәліметтерді

енгізу мен оларды көруге арналған ыңғайлы форматтар жасауға және оларды қағазға басып шығаратын күрделі басылымдар (отчеты) құрастыруға да болады.

фирмасы жасаған), олар бір-бірімен өте үйлесімді түрде жұмыс істей алады.

Access программасы Windows басқаруымен істейтін МББЖ болғандықтан, мұнда да басқа программалардан (және керісінше) буфер арқылы кез келген мәліметті қиып алуға, көшіруге және кірістіріп қоюға болады.

мәліметтер базасының кестелерімен қатар жұмыс істей беруге болады. Реляциялық МББЖ

мәліметтер құрылымын қарапайым етіп құрастырып, жұмыс істеуді жеңілдетуге мүмкіндік береді.
Access кестесін басқа компьютердегі немесе сервердегі мәліметтермен байланыстыруға және де мұнда Paradox немесе Dbase МББЖ-ларында жасалған мәліметтерді пайдалана беруге болады. Access мәліметтері Excel кестелерімен де оңай әрекеттесе алады.

Access ортасына енгізілген мәліметтің дұрыс мәнді екендігін тексеру үшін пайдаланылатын

формулалар.

Шебер (Мастер - Wizard) – белгілі бір есепті шығаруға немесе бекітілген типтегі объектіні жасауға арналған арнайы программа.

ортасына енгізілген VBA (Visual Basic for Applications) тілі - Microsoft

Office ортасында қолану үшін арнайы жасалған Basic тілінің бір нұсқасы – тәжірибелі маманға мәліметтер өңдеудің күрделі процедураларын программалауға мүмкіндік береді. Формалар мен басылымдарды (отчет) қарап отырып, олардың ақырғы қағазға түсетін нәтижелік нұсқасының қандай болатынын білуге болады.

белгілі бір саласының немесе бір пән аймағының нақты объектілері жайлы

берілген мәліметтер жиыны.

Екі өлшемді кестелерден тұратын мәліметтер базасы реляциялық база болып саналады.

ТҰРАДЫ. МАКЕТ – АЛДЫН АЛА ЖАСАЛҒАН БАҒАНАЛАР СИПАТТАМАСЫ (ЕНІ, МӘЛІМЕТ ТИПІ,

КЕЛІСІМ БОЙЫНША МӘНІ, Т.С.С.).

Кестенің әрбір жолы жазба (запись - record) деп аталады. Жолдар рет-ретімен нөмірленіп отырады.
Әрбір бағана өріс (поле - field) болып саналады, онда нақты мәлімет болады. Алдын ала өрістің қайталанбас аты; өрістің типі ; қосымша сипаттамалары (ұзындығы, форматы) бекітіледі. Өрістің санын, олардың аттарын және типтерін өзгертуге болады, бірақ бұл кестенің макетін өзгерту деген сөз. Бір өріс бірнеше кесте ішіне кіре алады.

арналған негізгі объект, бір тақырыпқа берілген нақты мәліметтер жиыны. Ол

өрістер (поля) мен жазбалардан (записи) тұрады.
Форма – кесте мәліметтерін экранда бейнелеу жолы немесе оларды басқару мүмкіндіктері, форма мәліметті енгізу, көру және толықтыру үшін қолданылады.
Сұраныс (запрос) – керекті мәліметтерді бір немесе бірнеше кестеден белгіленген шарттарға байланысты таңдап алу тәсілі. Сұраныс беру арқылы берілген өрістерден немесе басқа кестеден алынатын өрістерден тұратын виртуалды кестелер құруға болады.
Басылым (отчет) – мәліметтердің керекті құрылымын баспаға шығарып қағазда бейнелеу тәсілі.

МБ-ны баптау, түрлендіру және толықтыруға керекті Visual Basic тіліндегі программадан

тұрады.
Кестелер, сұраныстар (запросы), формалар, басылымдар (отчеты), макростар және модульдер — жалпы файлдар базасында сақталатын тәуелсіз өзіндік объектілер.

жасаудан бұрын олардың жобасын құрып алу керек. Жобаның басты қызметі

– оны орындау барысында белгіленген жолдан ауытқымау қажет. Мәліметтер базасы — күрделі объект, оны жоспарлауға жұмсалған уақыт жалпы жұмыстың орындалуын тездетеді. Мәліметтер базасының құрылымы алдын ала жасалмаса, оның объектілерін жиі-жиі қайта құрастырып уақыт жіберуге тура келеді.

бастайды. Сонан соң объектілер арасындағы байланысты анықтап, сол байланыстарға қойылатын

талаптарды да жазып шығу керек.

тиіс?
Алынған кестелер бір-бірімен қалай байланысады?
Формалар мен басылымдардан қандай информация алу

керек?
Формалар мен басылымдар жасау үшін қандай сұраныстар (запросы) қажет?
Сұраныстар құру кезінде есептелетін өрістер бола ма?
МБ жұмысын автоматтандыру үшін қандай макростар жасау керек?

Жобалау кезінде мынадай сұрақтарға жауап беру керек:

– бірден МБ (мәліметтер базасы) терезесінде жұмыс істеу, яғни оларды

қарау, өзгерту, керектісін таңдау жұмысын жүргізу;
2) Конструктор режимі – алдын ала объект макетін-жобасын, құрылымын жасау және оны толықтырып өзгерту.

кіреді ол: Мәліметтер схемасы. Мұнда кесте араларында байланыстар орнатып, оларды

көріп, өзгертіп, керек емесін алып тастауға болады. Байланыстар мәліметтерді бақылап, сұраныстар мен басылымдар жасауға көмектеседі.

(счетчик);
дата/уақыт (дата/время);
логикалық (TRUE немесе FALSE);
MEMO өрісі;
OLE

объектісі өрісі (бұл өрістің мәні – МБ-ға енгізілген OLE объектісі; мұндай өріс мультимедиялық мәлімет сақтай алады)
Гиперсілтеме (Гиперссылка)
Алмастыру шеберлері (Мастер подстановок)

Өріс аты енгізілгенде, келісім бойынша (по умолча-нию) MS Access мәліметке бірден мәтіндік тип тағайындап, өріс енін 50 символ сиятын етіп алады.
Өріс енін өзгерту үшін, «Өріс қасиеттері» бөліміндегі Өріс мөлшері жолына оның жаңа еніне сәйкес бүтін сан (1-ден 255-ке дейін) енгізу керек. Мыс., егер өріс ені 25 болса, онда бұл өріске ұзындығы 25 символдан аспайтын сөз тіркесін енгізуге болады. Төменде мәтіндік типі бар өрістерге енгізілетін сөз тіркестерінен мысалдар келтірліген:
Музыкальный центр
ЦКБ "ЦИКЛОН"
123-34-78 (үй)
Дәулетұлы Серік

1. Сандық типтегі мәлімет енгізілісімен автоматты түрде ол тексеріледі. Егер мәлімет ішінде мәтіндік немесе арнайы символдар болса, MS Access қате болғанын хабарлайды және мәлімет енгізілмейді.
2. Тек сандық өрістер мәліметтерімен математикалық операциялар орындалады.
Өріс мөлшері жолының қасиеттерін пайдаланып, сандық типтегі өрістер үшін мынадай типтер орнатуға болады:

Ең тиімді мәнін таңдап алсақ, оларды сақтайтын орындарды да үнемдеуге

болады.
Үтірден кейінгі ондық таңбалар санын көрсету үшін Число десятичных знаков өрісінің қасиеттерін пайдалану керек. Ол 0-ден 15-ке дейінгі мәндерді қабылдай алады. Осы өрістің Авто атрибуты үтірден кейінгі бөлшек таңбаларын автоматты түрде таңдап ала алады.

ақшалық өріс үшін Формат поля өрісі автоматты түрде Денежный мәнін

қабылдайды. Ал Число десятичных знаков жолы үтірден кейін екі таңба қабылдайды, бірақ оны өзгертуге де болады. Ақшалық типтегі сандармен - бүтін сандар үшін 15 таңбамен, бөлшек үшін 4 таңбамен арифметикалық операциялар орындай беруге болады. Бұл өріс ені 8 байт болып тағайындалған.

жазба енгізілген сайын бірге өзгеріп отыратын реттік нөмір болып табыла-ды.

Олар қайталанбайды және өзгертілмейді, көбінесе кестелерді бір-бірімен байланыс-тыру үшін қажетті өріс болып табылады.

Оның арнайы форматын алдын ала таңдап алу керек. Бұл өрістің

ерекшеліктері:

1. MS Access датаны енгізіп көрсетуді бірнеше форматта орындай алады. Оның нақты нұсқасы Кесте конструкторы-ның Формат поля қасиеттерінде көрсетіледі. Мәліметтерді сақтау кезінде бұлар автоматты түрде ішкі бейнелеу форматтарына айналып кетеді.
2. Датаны енгізу кезінде MS Access оның форматын тексеріп, тек дұрыс форматтағы даталарды енгізеді.
Бұл өрісте кез келген дата мен уақыт 1 қаңтар 100 ж. бастап 31 желтоқсан 9999 ж. дейін енгізіле береді Бұлар сақталу кезінде 8 байт орын алады.

қабылдайды (ақиқат/жалған; иә/жоқ; қосылған/қосылмаған, ұл/қыз). Формат поля жолы арқылы логикалық

өріс арнайы форматты немесе ішкі үш мәндердің бірін қабылдайды: Истина/Ложь, Да/Нет немесе Вкл/Выкл. Мұндағы Истина, Да және Вкл логикалық True мәніне, ал Ложь, Нет және Выкл мәндері логикалық False мәніне сәйкес келеді.

енгізілген мән ішкі форматқа сәйкес өзгереді. Мыс., егер біз True

(немесе Вкл) мәнін енгізсек, ал Формат поля жолында оның ішкі форматында Да/Нет көрсетілсе, онда енгізілген мән бірден Да мәніне ауысып кетеді.
Арнайы логикалық формат нүктелі үтірмен (;) бөлінген үш компонентке дейін мән қабылдай алады.

мәтіндік өріс сияқты мәндер қабылдайды. Олардың айырмашылығы -MEMO өрісінің көлемі

255 символ емес, 65 535 символға дейін мәтін сақтай алады.

екілік форматтағы мәліметтер (мыс., MS Excel электрондық кестесі, MS Word

құжаты, графика, дыбыстық жазба) жазыла береді. Осындай мәліметтер үшін OLE объектісі өрісі қолданылады. Мұндай өріске енгізілетін мәлімет көлемі компью-тердің қатты диск көлеміне (1 Гигабайтқа дейін) ғана байланысты болады.

Гиперсілтеме адресі үш бөліктен тұра алады:

 
Әрбір бөлік 2048 символға дейін

мөлшерде бола алады. Өріске гиперсілтеме адресін енгізу үшін, Вставка | Гиперссылка командасын орындау керек.

алады: өріс аттары (олар тік жақшаға алынып жазылады); сандық литералдар;

мәтіндік литералдар (қостырнақшаға алынып жазылады); функциялар.
Мысалы: [Цена]*[Количество]
[Номер]<=25 And [Номер]>=10
[Код]=2 Or [Код]=4 Or [Код]=6
456.74
"Мир"

ішінен бір жолды таңдап алуға болатын Алмастыру шебері іске қосылады

(мастер подстановок).
Бұл өрістің көлемі алмастыру үшін қолданы-латын түйінді өрістің (ключевое поле) көлемі-мен бірдей болады (әдетте, 4 байт).

анықтайтын немесе кестелер арасындағы байланыстарды ұйымдастыратын бір немесе бірнеше түйінді

өрістер. Олардың бір мәні кесте ішінде екінші рет қайталанбауы тиіс. Түйінді өріс (ключевое поле) – кестедегі жазбаларды таңдап алу мақсатында мәндері қолданылатын негізгі өріс. Түйінді өріс ретінде көбінесе нөмір (санауыш) қолданылады.

бірінші реттегі түйінді өрісі (кілті) болуы тиіс, ол идентификатор (немесе

адрес) болады. Кілт бір немесе бірнеше өрістерден тұрады. Бірінші реттегі кілттің әрбір мәні бұл кесте ішінде қайталанбауы тиіс (д. б. уникальным). Бұдан бөлек кестенің қарапайым (екінші реттегі) кілттері де бола береді.

түрде анықтау (Однозначная идентификация): түйіннің мәні арқылы жазба бірмәнді түрде

айқын анықталуы тиіс (запись должна однозначно определяться значением ключа).
2) Қайталану болмауы тиіс (отсутствие избыточности): бірмәнділік қасиетті бұзбай, ешбір өрісті алып тастауға болмайды (никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначности идентификации).

басқа оның объектілерін бір файлда сақтайды. Сондықтан МБ кестелерін жасамай

тұрып, бос мәліметтер базасы файлын ашып алу керек.

ДИАЛОГ ТЕРЕЗЕСІ ДЕ ПАЙДА БОЛАДЫ. ОЛ ТЕРЕЗЕДЕ - ЖАҢА БАЗА

АШЫЛУЫН НЕМЕСЕ БҰРЫН АШЫЛҒАН МБ-НЫ ПАЙДАЛАНУ КЕРЕКТІГІН КӨРСЕТУ КЕРЕК. (1 СУРЕТ). БҰЛ ДИАЛОГ ТЕРЕЗЕСІ ACCESS-ТІҢ СЕРВИС | ПАРАМЕТРЫ | ВИД | ОТОБРАЖАТЬ ЖОЛЫНДАҒЫ ОКНО ЗАПУСКА ҚАНАТ БЕЛГІСІ КӨРСЕТІЛІП ТҰРҒАНДА ШЫҒАДЫ.

НЕМЕСЕ БАЗЫ ДАННЫХ АСПАПТАР ТАҚТАСЫНДАҒЫ СОЗДАТЬ БАТЫРМАСЫН ШЕРТУ КЕРЕК. СОНДА

ACCESS 2-СУРЕТТЕ КӨРСЕТІЛГЕН СОЗДАНИЕ ДИАЛОГ ТЕРЕЗЕСІН ЭКРАНҒА ШЫҒАРАДЫ.

2 сурет. МБ жасау вариантта-рын таңдау терезесі

ашып, оның ішінен, мыс., student атты файл ашу қажет.
Имя файла

жолына осы файл атын енгізу керек.
Ескерту МБ файл атын жазған кезде оның ұзындығы 255 символдан аспауы тиіс және файл атында мынадай символдар: \ ? : * « < > | қолданылмайды.

анықталады, олар: өрістер құрамы, олардың аттары, әрбір өрістің типтері, өріс

мөлшері, кілттер, кесте индекстері, т.б. өріс қасиеттері.
2. Екінші кезеңде кесте жазбалары жасалып, олар мәліметтермен толықтырылады.

пайдалану кесте конструкторында жақсы іске асырылады. Онда диалогтық режимде кесте

құрылымын анықтап, оның элементтерінің барлық параметрлерін енгізуге болады.