Лек 3 Коммуникации в проектах .ppt

людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с

помощью слов и несловесных средств общения.

По субъекту и средствам коммуникаций:

Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий

речи как системы кодирования.
Невербальные коммуникации — сообщения, посланные отправителем без

использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер и т.д.

По каналам общения:

Формальные коммуникации — позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки; определяются существующими регламентами.
Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.
Неформальные коммуникации — социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации. Информация в ней часто распространяется с помощью слухов.

типа «каждый с каждым» . Сеть позволят быстро делиться информацией

и принимать оперативные решения.

Руководитель портфеля проектов и менеджеры проектов образуют сеть каналов взаимодействия типа «колесо»

с привлечением руководителя портфеля проектов при необходимости решения конфликтных ситуаций

и принятии решений

Взаимодействие по проектам с руководством компании происходит только через руководителя портфеля проектов

Компетенция участников обмена информацией, которая проявляется: через предвзятость, т.е. неприятие

работниками фактов, не соответствующих сделанной ранее оценке ситуации и уже выработанному решению; специализацию работников, которая часто делает их кругозор узким.
Различие статуса работников и самозащита инициатора информации. Различия работников по статусу препятствуют обмену информации как снизу вверх, так и сверху вниз.

между подразделениями за ресурсы.
Географическое расстояние между участниками обмена.
Влияние другой

работы. В обычной рабочей ситуации работнику не хватает времени и он устанавливает приоритеты в отношении предъявляемых к нему требований. Он чаще уделяет времени рабочим ситуациям, требующим немедленного вмешательства, чем составлению отчетов.
Специальные ограничения в распространении информации

передачи обмена информацией связывает более двух организационных единиц, он образует

информационную сеть. Сети могут быть открытыми и закрытыми.
Открытой считается сеть, в которой в точках выхода каналов поток информации может остановиться, так как дальше пути нет. Вернуться он может только тем же путем, каким пришел.
В замкнутой (закрытой) информационной сети информация может вернуться к отправителю по другому каналу, отличному от того, по которому была послана.

Силовые линии исходят из центра.
В сетях веерного

типа представлена формальная централизованная иерархия власти, при которой подчиненные осуществляют коммуникации друг с другом через своего начальника.

Веерная сеть

А к Б, В, Г, Д и наоборот.
«Цепочка» эффективна

при выполнении повторяющихся, стандартных, рутинных операций, но плохо подходит для работы в постоянно изменяющихся условиях.

Последовательная сеть или «Цепочка»

«круге» более благоприятный климат, он менее устойчив, чем в веерной

сети
Здесь возможен обмен мнениями, хотя есть опасность искажения информации при ее интерпретации.

«Круг»

При этом следует обеспечить понимание работниками, как будет использоваться информация,

и правильное направление информационных запросов.
Существует два основных подхода к поиску информации:
активный, когда определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например с помощью сотрудника библиотеки. Этот подход на языке носителей информационных технологий называется «pull» — «вытягивание»;
пассивный, когда сотрудник оповещает свое подразделение или организацию в целом, какая ему требуется информация ( «push» — «выталкивание»).

быть указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т.д., а также

возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях.
3. Обеспечение доступа к информации. Для получения информации методами «pull» и «push» необходимо обеспечить пользователю наиболее удобные средства и поддерживать баланс между этими методами
4. Система коммуникаций в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой, что означает, что обеспечен доступ как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации. Создаются структуры и методы повторного использования данных.

четко определить идеи, вкладываемые в послания. Необходимо учитывать цели и

установки тех, кому направлено послание, и тех, кого оно касается.

2) Проанализировать истинную цель каждой коммуникации. Следует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма

коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

4) При планировании коммуникации необходимо консультироваться с другими сотрудниками; часто важно добиваться участия других сотрудников. Это может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению.

содержание сообщения. Это сказывается на позиции людей, которым направлено сообщение.

6)

Необходимо устанавливать коммуникацию не только на сегодняшний день, но и на будущее.
Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации.

помощью правильного её использования для повышения эффективности работы, производства товаров

или услуг.
Менеджеру надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.
Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.