Автоматизация бизнес-процессов

основе (ее реализация в компьютерном виде) – вторична!
Основа работы большинства

современных предприятий - современные компьютерные информационные технологии, профессионально разработанная компьютерная информационная система может существенно облегчить жизнь бухгалтерии и руководителям, позволяет вести оперативный учет на предприятии быстро и точно, предоставлять широкие возможности анализа, автоматизировать учетные операции, избавляя от огромного количества лишней бумаги.

в целом:
1. определиться с организационной штатной структурой;
2. разработать механизм финансово-экономического

управления компанией (в том числе определить центры ответственности);
3. произвести выделение основных технологических потоков (процессов);
4. разработать механизмы организационного управления технологическими потоками;
5. на основании созданных механизмов управления сформировать технологию финансового анализа и управления деятельностью технологических потоков.

Изменение бизнес-процессов называют реинжинирингом (business processes re-engineering).

это тоже набор правил и процедур, поэтому следует понимать какие

инструкции и процедуры какими заменить.

с целью описания бизнес-процессов организации.
2. Разработка технического задания на систему

автоматизации.
3. Разработка технического проекта системы.
4. Разработка системы (иногда называемая настройкой).
5. Различные стадии и этапы внедрения, опытной и промышленной эксплуатации.
6. Выполнение доработок в соответствии с изменившимися потребностями организации.

(редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft

Office, OpenOffice (LibreOffice), Lotus Smart Suite и т.д.
Иногда в функциональные пакеты включают системы управления базами данных.

в систему
- хранение, навигация, поиск и фильтрация документов
- коллективная работа

с документами
- вывод информации из системы

сканирование документов и сохранение их в виде графических образов.

Иногда

графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации.

Гораздо чаще применяется технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ преобразуется в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей

(атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления.

Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с различных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и так далее)

слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится

полнотекстовое индексирование документов.

хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.
Документы могут храниться просто

в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. В таких

системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов.

системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов

с атрибутами и ключевыми словами.
Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания.

поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов

APRP). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины,

расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста.
Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

на технологиях groupware и workflow.
Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие

группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:
- сетевой доступ к файлам и базе данных
- электронная почта
- пересылка файлов
- просмотр гипертекста

на технологиях groupware и workflow.
При коллективной работе важно наличие блокировок

для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

крупных офисах и для них характерно:
- поддержка многопользовательской работы с

несколькими задачами одновременно;
- четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
 




Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов для достижения выполнения заранее заданного условия.

обработка текста
- электронные таблицы
- деловая и презентационная графика
- планирование работ

и совещаний
- генерация отчетов из базы данных
- мультимедиа

Вывод информации осуществляют путем печати документов, публикации их на Web-серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.