Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения,

доцент

Мельничук Александр Васильевич
тел. 8-926-278-53-94, адрес эл. почты mav68@rambler.ru
Лекция 1.1
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Дисциплина

Документационное обеспечение управления

аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами

в процессе осуществления им управленческих функций.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

существовать не может.
Функциональность документа, т. е. его предназначенность для передачи

информации в пространстве и времени.
Структурность документа, т. е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Свойства документа

3) Предназначенность для ис-пользования в социальной коммуникации;
4) Завершенность сообщения.

задача. Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на

три группы:
главную;
общие;
специальные.

Функции документа:

Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной

информации.

Функции документа: главная

информации, т. е. служить источником информации, знаний.
Коммуникативная функция — это

способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.
Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Функции документа: общие

целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы

и т. е.)
Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.
Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений).
Общекультурная функция — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

Функции документа: специальные

и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от

одного поколения к другому.
Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы).

Функции документа: специальные

его содержания;
правильно понять роль документной информации (в отличие от устной,

недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т. п.;
разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т. д.

СССР от 25.05088 № 33).
Сборник планов и учебные формы

основных организационно-распорядительных документов (ОРД). Альбом является приложением к «Основным положением ГС ДОУ».
Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. Изданы в 1993 году.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68.
Основные правила работы ведомственных архивов.

В своей практической деятельности службы ДОУ руководствуются требованиями нормативных актов

гласности:
открытые
ограниченного доступа (дсп, секретно, сов. секретные и конфиденциальные);

По

срочности:
срочные;
несрочные;

др.
Классификация документов
По стадиям:
оригиналы (подлинники);
копии;
выписки и др.

деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению

документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унификация документов

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, создание и оформление трафаретных текстов.

создания, или получения до завершения исполнения или отправления.
Понятие о документообороте
Документооборот

состоит из:
Поступающих (входящих) документов.
Отправляемых (исходящих) документов.
Внутренних документов.

– перемещения документа недопустимы)
Требования предъявляемые к документам
Распределение документов между руководителями

и специалистами должно строго соответствовать их функциональным обязан-ностям

Единообразие маршрутов движения документов и технологических операций с ними, определенность каждой операции.

студентов знаниями основ современного делопроизводства и документационного обеспечения деятельности организаций

и предприятий, что поможет специалисту четко и грамотно составлять и оформлять различные документы, соблюдать основные правила и стиль деловой и коммерческой коррес-понденции.

нормативной базой, используя информационные технологии и средства оргтехники;
использовать унифицированные системы

документации;
осуществлять хранение, поиск документов;
использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте.

УМЕТЬ
основные понятия документационного обеспечения управления;
основные законодательные и нормативные акты в области документационного обеспечения управления;
цеди, задачи и принципы документационного обеспечения управления;
системы документационного обеспечения управления;
требования к составлению и оформлению различных видов документов;
общие правила организации работы с документами;
современные информационные технологии создания документов и автоматизации документооборота;
организацию работы с электронными документами; виды оргтехники и способы ее использования в документационном обеспечении управления

ВЛАДЕТЬ НАВЫКАМИ
составления документов;
унификации текстов и форм док-ов;
оформления документов в соответствии с требованиями гос. стандартов.

сред. проф. образования / Л. А. Румынина. -— 6-е изд.,

стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2008. — 224 с.
Гринберг А. С., Горбачев Н. Н., Мухаметшина О. А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юнити-Дана, 2010г.
Соколов В. С. Документационное обеспечение управления. – М.: Форум, 2010 г.
Сологуб О. П. Практикум по документационному обеспечению управления. –М: Омега-Л, 2010 г.