Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения,

доцент

Мельничук Александр Васильевич
тел. 8-926-278-53-94, адрес эл. почты mav68@rambler.ru
Лекция 2.1
ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

Дисциплина
Документационное обеспечение управления

период феодальной раздробленности (XI—XV вв.)

документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте),
правовых отношений,

охраны собственности (жалованные, вкладные грамоты).

иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого

и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; отпускные грамоты при отпуске на свободу и др.).
Отношения между княжествами закрепляются в договорах великих и удельных князей.
Создаются письменные памятники права — судные грамоты.
Управленческие решения подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах.
В процессе судебной деятельности составлялись: судные списки, правовые грамоты, бессудные грамоты, мировые.

составления документов: создаются устойчивые формуляры документов, устанавливаются приемы их удостоверения

— подписи, скрепы, печати, возникают стадии написания документа — черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще нельзя. Это время накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.

В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками.

Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания

аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства.

Централизованное русское государство

учре-ждения с определенным кругом управленческих задач, самостоя-тельными структурными подраз-делениями, специальным

штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Приказы

повытья.

на документе помету (резолюцию),
подготовка проекта ответного документа: средний

подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку.
дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.
Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, (точное соответствие беловика черновику)
Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Процесс создания документа

Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами.
Дьяк проставлял свою

подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов.

Право подписи

одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.

Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины, которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец»
Столбцы использовались и для формирования документов в дела.
Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради.

Характеристика документа

направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы.
Между собой приказы

сообщались памятями и направляли их подчиненным.
Из местных учреждений в приказы посылали отписки.
Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.
Дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.;
учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.;
хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков;
судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Разновидности документов

почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить

определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.

Текст древнерусского документа

Текст Русской правды

форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов

документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»)

основывалась главным образом на нормах обычного права, т.е. на традициях,

обычаях.
В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Выводы:

— приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские

избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Коллежское делопроизводство

распорядка
поведение чиновников,
убранство «камор» - присутственных мест,
организацию

работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

«Генеральный регламент» 1720 г.

актариусы,
переводчик,
толмач,
вахмистр.
Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию.

цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы

служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов.

установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя», существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины»

ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу.

«Генеральный регламент» 1720 г.

вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные инстанции посылали друг другу

предложения и сообщения.
В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол.
Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме прошения челобитчиковы, прошение.
Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания.
Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах;
Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов.
Бухгалтерский учет отражался в балансе; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций.
В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников.

Разновидности документов

из текста и заняли определенные места на листе.
Появились новые

реквизиты — регистрационные номера.
Иногда стали обозначать наименование вида документа (рапорт и т.д.)
Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления, получения документа, скрепы, регистрационные номера.
Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа.
Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.
В левом нижнем углу проставляли дату подписания.
Документы в ряде случаев скреплялись печатью.

вв. (министерское делопроизводство)

вновь созданные Комитет министров. Государственный совет.
Коллегии были заменены новыми центральными

учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

Министерское делопроизводство

Александр I

порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации,

контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел».


Он включал пять составных частей:

«Общее учреждение министерств» 1811г.

порядок вступления дел

движение их, или собственно так называемое производство

отправление дел

ревизия

отчеты

и включал департаменты во главе с директором (у которого могла

быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками. В министерствах были созданы два коллегиальных органа: при министре — Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента. Они являлись совещательными органами, помогавшими министру или директору департамента принять обоснованное, квалифицированное решение.

Аппарат министерства

последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе

корректировке
чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента
все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах
ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел»
ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части.
со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства

Характеристика министерского делопроизводства

(или записки) и представления, от Государственного совета — высочайше утвержденные

мнения, направлял представления;
от Сената получал сенатские указы, направлял представления, рапорты, доношения;
от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял записки и представления. Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.
Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления.
директор департамента мог направлять министру записки (докладные записки), представления;
в департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания.
начальник отделения посылал в другие отделения своего министерства записки, в отделения других министерств — отношения.
ход заседания совещательных органов фиксировался в журналах.

Разновидности документов

обяза-тельно подписывались и скреплялись.
Впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от

правил его оформления.
В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремле-ние к формализации, опреде-лению четких правил располо-жения и оформления рекви-зитов.