Слайд 1Смирнов Геннадий Сергеевич
Доцент, кандидат исторических наук
Слайд 2Список литературы
Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства : документационное обеспечение управления
[Текст] : учеб. пособие для вузов / М. В. Кирсанова,
Ю. М. Аксенов .- 6-е изд., испр. и доп. - М. : ИНФРА-М, 2014. - 546 с.
Андреева, В. И. Практика делопроизводства : организация и ведение [Текст] : учебно-практическое пособие / В. И. Андреева . - М. : КноРус, 2010. - 296 с.
Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст] : учебник для высших и средних специальных учебных заведений / И. Н. Кузнецов. - М. : Юрайт, 2012. - 576 с.
Чуковенков, А.Ю. Правила оформления документов [Текст] : комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. - М. : Проспект : Велби, 2004. – 216 с.
Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение [Текст] : учебное пособие / В. В. Борискин, Н. М. Поликарпова, С. Г. Тихомиров. - Москва : Велби, Проспект, 2006. - 360 с.
И другие учебники не старше 2003 года.
![Список литературыКирсанова, М. В. Курс делопроизводства : документационное обеспечение управления [Текст] : учеб. пособие для вузов /](/img/thumbs/0963d674f5c72256867f144e0ed89b8d-800x.jpg "Смирнов Геннадий Сергеевич
Доцент, кандидат исторических наук Список литературыКирсанова, М. В. Курс делопроизводства : документационное обеспечение управления [Текст]")
Слайд 3Нормативно-правовая база
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: Федеральный
закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ - устанавливает порядок организации работы
с информацией
«Об архивном деле в Российской Федерации»: Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ - устанавливает порядок организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности.
«О государственной тайне»: Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1
«О языках народов Российской Федерации»: Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»: Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ
Слайд 4Нормативно-правовая база
Об обязательном экземпляре документа: Федеральный закон от 29 декабря
1994 г. N 77-ФЗ - закон устанавливает виды обязательного экземпляра
документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.
О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ в законе определены принципы и условия обработки персональных данных.
Слайд 5Нормативно-правовая база
В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27.07.2006
N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
В
федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
Слайд 6Нормативно-правовая база
«Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»:
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477
Методические рекомендации по
разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).
ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст) ГОСТ носит рекомендательный характер!
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) Примечание: ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения утратил силу
Слайд 7Нормативно-правовая база
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299)
Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства области и органах исполнительной власти области (утверждена
распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р )
На основании указанных НПА и типовых и примерных документов органы власти разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел и др. документы.
Слайд 8Делопроизводство
(деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с
ними)
Документирование
Документооборот
рост экономики на основе повышения конкурентоспособности и эффективности бизнеса, роста
банковского кредитования, повы-шения эффективности бюджетных расходов
Основные понятия
запись информации на различных носителях по установленным правилам (непосредственная подготовка документов, требования к оформлению реквизитов документов и т.д.)
движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (организация работы с документами)
Слайд 9Основные понятия
«Документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного
самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и
включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти (Правила делопроизводства №477).
«Документ» - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 7.0.8-2013)
«Реквизит документа» - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним (Правила делопроизводства №477).
«Бланк» - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа
(ГОСТ Р 7.0.8-2013)
Слайд 10Основные понятия
«Унификация» - приведение к единому виду
«Унифицированные системы документации (УСД)»
– это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и
требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В отношении управленческих документов применяется унифицированная система организационно-распорядительной документации (ГОСТом Р 6.30 2003). Гост носит рекомендательный характер.
Слайд 11Признаки управленческого документа
1) Предназначен для выполнения управленческой функции (он либо
меняет что-то в управленческой среде, либо служит информационным источником для
управленческого процесса)
2) Состоит из двух частей: из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части (набор нормативно-установленных реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста)
3) Из него всегда можно установить от кого он исходит в отношении какого круга лиц предназначен.
Слайд 18Бланк документа
Бланк документа – это..
это стандартный лист бумаги, на котором
отображена постоянная информация и отведено место для переменной.
Гост устанавливает
два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Слайд 19Бланк документа
Могут применяться два стандартных формата бланков документов - А4
(210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Правила делопроизводства, методические рекомендации и ГОСТ устанавливают минимальные поля бланка:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Инструкция по делопроизводству Правительства ЧО устанавливает строгие размеры полей бланка:
25 мм - левое;
15 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Слайд 29Бланк структурного подразделения
Слайд 34Бланк конкретного вида документа
Слайд 36Структура документа
Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения
об организации (авторе документа) и первичные данные о документе.
Содержательная часть–
главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.
Оформляющая часть– совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части на документах также располагаются вспомогательные делопроизводительные отметки, облегчающие работу с документом (идентификатор электронной копии документа)).
Слайд 37Герб РФ (01)
Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на
бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000
N 2-ФКЗ (ред. от 28.12.2010) «О Государственном гербе Российской Федерации».
Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.
Слайд 39Герб субъекта РФ (Герб ЧО) (02)
Герб субъекта Российской Федерации помещают
на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.
Закон Челябинской области от 08 января 2002 года N 64-ЗО «О гербе Челябинской области» (принят постановлением Законодательного собрания Челябинской области от 27 декабря 2001 г. № 399) устанавливает три разновидности: малый, средний и полный.
Бланки с изображением герба подлежат учету в журналах учета бланков документов.
Слайд 41Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)
Эмблема предприятия –
это символическое графическое изображение. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но
заменяет наименование предприятия. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах. Располагается в верхнем поле центрировано относительно наименования организации. Допускается располагать изображение эмблемы в левом углу на уровне реквизита «Наименование организации».
Слайд 43Код организации (04)
Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО).
В бланках документов код организации включают в
состав справочных данных (после сведений об организации (адрес, телефон, факс, сайт, Эл. почтовый ящик)). При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации.
ОКПО 04568375400
Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.
Слайд 44Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)
Регистрационный номер юридического
лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сведения
об организации вносятся в государственный реестр предприятий и учреждений. Реквизит располагается в именной зоне автора документа и оформляется как:
ОГРН 68745903230
Слайд 45Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП
(06)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Располагается в
зоне адресанта. Он позволяет определить платежеспособность делового партнера.
Пример оформления реквизита:
ИНН/КПП 23452134789/2323454890
Слайд 46Реквизиты бланка письма
Реквизиты 04, 05, 06 как правило оформляются на
исходящих документах, юридических и финансовых документов, т.к. позволяют более полно
идентифицировать автора документа.
Слайд 47Код формы документа (07)
Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
должен проставляться на управленческих документах, имеющих унифицированную форму.
(Например, Приказ
о поощрении работника)
Слайд 48Наименование организации (органа власти) (08)
На ряде документов обязательно должно
указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах (наименование
структурного подразделения, должностного лица).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование оформляется центрированным способом.
Слайд 49Наименование организации (органа власти) (08)
Слайд 52Справочные данные (09)
Реквизит указывается в письмах и иных документах,
таких как договор и т. п. Включает: почтовый и телеграфный
адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, наименование сайта в Интернете и т. д.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением правительства РФ от 26.09.2000 № 725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:
– улица, № дома, корпус, строение, № офиса;
– населенный пункт (город, поселок);
– область, край, республика;
– страна (для международных писем);
– почтовый индекс.
Слайд 53Справочные данные (09)
В правилах делопроизводства и методических рекомендациях по
разработке инструкций данный вопрос не урегулирован, однако в Инструкции по
делопроизводству в аппарате Правительства области и органах исполнительной власти области приведены примеры оформления бланков с учетом указанных правил.
Справочные данные могут размещаться фланговым или центрированным способом.
Слайд 55Наименование вида документа (10)
Наименование вида документа регламентируется уставом (положением
об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс
0200000).
Проставляется на всех документах, за исключением писем и печатается прописными буквами.
Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ и т. д.
Слайд 57Дата документа (11)
Дата является одним из основных реквизитов документа.
Она
придает документу юридическую силу.
Датой документа является дата его подписания
(письмо, приказ, служебная записка), утверждения (инструкция, акт), либо дата события (протокол).
Протоколы могут иметь сложную дату: 14-15 апреля 2015 г.
Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату регистрации.
Дата может оформляться цифровым или словесно-цифровым способами, например 08 августа 2009 г. или 08.08.2009 (по инструкции Челябинской области 08.08.2009 г.)
Слайд 58Регистрационный номер документа (12)
Одновременно с датой проставляют регистрационный номер
документа.
Регистрационный номер – это условное обозначение документа, под которым
он введен в информационно-поисковую систему организации (в журнал регистрации или базу программного обеспечения).
Номера могут быть простыми (обычно порядковый номер с начала года) или сложными .
Слайд 60Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)
Этот реквизит
проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки
переписываются из инициативного (полученного) письма.
Слайд 61Место составления или издания документа (14)
Реквизит указывается в документах
конкретного вида в том случае, если местонахождение организации автора документа
затруднено по реквизитам «Наименование организации».
В письмах этот реквизит не указывается.
Перед Москвой буква г. не ставится.
Слайд 62Адресат (15)
Проставляется во всех видах переписки (письма, заявления, докладные,
служебные и объяснительные записки).
Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих
составных частей:
– наименование учреждения, организации или предприятия (в и. п.);
– наименование структурного подразделения (в им. п.);
– указание должности получателя (в д. п.);
– инициалы и фамилия (в д. п.);
– почтовый адрес.
Слайд 63Гриф утверждения документа (16)
Это реквизит официального документа, придающий нормативный
или правовой характер его содержанию.
Гриф проставляется на документах, требующих
дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности.
Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителем и другими специалистами, которым делегированы соответствующие полномочия.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ в им. падеже, его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия «Протон»
_____________ Е. Г. Соколов
«_____»_______________2009
УТВЕРЖДЕН
Приказом директора предприятия
от 05. 08. 2009 № 17
Слайд 65Резолюция (указания по исполнению) (17)
Резолюция пишется от руки и
проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на
документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.
Резолюция включает в себя фамилию И. О. исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.
К. А. Воробьеву.
Прошу подготовить проект контракта к 26.01.2009
Личная подпись А. В. Фролов
16.01.2011
Слайд 66Заголовок (наименование) документа (18)
ГОСТ устанавливает, что заголовок необходим для
всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах,
выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительных письмах) и должен быть максимально коротким и точным.
Методические рекомендации указывают, что он должен присутствовать, если текст более 4 - 5 строк
Заголовок пишется с большой буквы. В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3–4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы о чем (о ком)? или чего (кого)?
Слайд 67Заголовок (наименование) документа (18)
Слайд 68Заголовок (наименование) документа (18)
Слайд 69Заголовок (наименование) документа (18)
Слайд 70Заголовок (наименование) документа (18)
Слайд 71Отметка о контроле (19)
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение
которых взято на особый контроль по поручению руководителя.
Отметка о
контроле проставляется специальным штампом «Контроль».
Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.
Слайд 72Текст документа (20)
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.)
организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству
организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). (Приказ, распоряжение, докладная записка, служебная записка, предложения)
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). (Суд постановил, собрание акционеров решило)
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
Слайд 73Текст документа (20)
В деловой переписке принята форма изложения текста
от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем
и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
В некоторых случаях допустимо обращаться от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", ВНИИДАД считает возможным"). (возможно и от третьего лица множественного числа (руководство и трудовой коллектив обращается к Вам))
Шрифт 14 Times New Roman.
в Инструкции ЧО допускается таблицы оформлять 12 шрифтом. Межстрочный интервал 1,5 (Методические рекомендации), одинарный – Инструкция ЧО (кроме основной части протокола).
Слайд 74Отметка о наличии приложения (21)
Если приложение названо в тексте
Приложение:
на 5 л. в 2 экз.
Если приложение не указано
в тексте и их несколько:
письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его Приложение: 1. Штатное расписание на 5 л. в 3 экз.
2. Смета расходов на 7 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Приложение: Методические рекомендации по работе с нформационными ресурсами в среде "Кодекс-Сервер" для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение.
Приложение: Договор от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Слайд 75Подпись (22)
Обязательный реквизит любого официального документа.
Он состоит из
наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии.
Если документ оформлен
на бланке, то наименование должности будет кратким без указания наименования предприятия.
Реквизит будет полным, если документ оформлен на листе бумаги.
При подписании документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Слайд 76Подпись (22)
При подписании документа несколькими лицами равного статуса их
подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не
должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Реквизит подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.
Наименование должности может оформляться как фланговым так и центрированным способом
Допускается использовать фразу вежливости.
Слайд 79Гриф согласования (23)
Гриф согласования – это реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием. Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством документа.
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель Министра сельского
хозяйства Челябинской области
Личная подпись И.О. Фамилия
«____» _____________ 2009
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 14. 05. 2015 № 4
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 23.09.2015 № 04-12/146
Слайд 80Виза согласования (24)
Согласование на уровне структурных подразделений на стадии
проекта документа называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего,
подписи, ее расшифровки и даты.
На проектах нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Челябинской области визы проставляются на оборотной стороне первого листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Аппарата Правительства Челябинской области, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Слайд 81Виза согласования (24)
Согласование на уровне структурных подразделений на стадии
проекта документа называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего,
подписи, ее расшифровки и даты.
Слайд 82Виза согласования (24)
Согласование на уровне структурных подразделений на стадии
проекта документа называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего,
подписи, ее расшифровки и даты.
Вариантом визы согласования является виза ознакомления.
Слайд 83Оттиск печати (25)
Печати проставляются на наиболее важных документах для
подтверждения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с юридическими вопросами, финансовыми
средствами, гарантиями услуг и т. д.
Печать подтверждает подлинность подписи. Она должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности.
Слайд 85Отметка о заверении копии (26)
Заверение копии документа производится для
придания ей юридической силы.
Отметка о заверении состоит из слова «Верно»,
наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись О. В. Белова
01.06.2015
При необходимости пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.
Слайд 86Отметка об исполнителе (27)
Данный реквизит необходим для оперативной связи
с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения
и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.
Слайд 88Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
Этот реквизит проставляется внизу первой страницы на исполненных документах, подлежащих
описанию в дело для последующего хранения и использования в информационно-справочных целях.
Данный реквизит включает в себя слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Слайд 90Отметка о поступлении документа в организацию (29)
Входящая регистрация обеспечивает
учет поступивших в организацию документов.
По возможности, ставится на первом
листе входящих документов от руки или с помощью штампа и сопровождается соответствующей записью в журнале регистрации.
Данный реквизит включает в себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.
Слайд 91Идентификатор электронной копии документа (30)
С:\Мои документы\RASP.ЗИА4. DOC
Слайд 92Информационно-справочная документация
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е.
инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого
воздействия.
Они не содержат поручений и играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, как правило идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Слайд 93Виды информационно-справочных документов
К информационно-справочным документам относят:
все виды писем;
телеграмму;
докладные, служебные и объяснительные записки;
акт;
справку;
отзыв и
т.д.
Ряд авторов причисляет к этой группе документов протокол (так как он содержит информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), другие авторы относят его к числу распорядительных документов поскольку в нем присутствует постановляющая часть.
Не считается отдельным видом документа факсограмма, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе.
Слайд 94Письма
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, –
пересылкой почтой.
Официальные письма пишут на специальном бланке письма. Бланк может быть как угловым, так и продольным.
Рекомендуется использовать угловой бланк.
Слайд 95Реквизиты письма
Обязательными реквизитами письма являются:
наименование организации;
справочные данные об
организации;
код организации по ОКПО;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
дата;
регистрационный номер;
ссылка на регистрационный номер и дату;
адресат;
заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
подпись;
отметка об исполнителе;
отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах);
оттиск печати (в гарантийных письмах).
Слайд 96Реквизиты письма
Помимо обязательных реквизитов письмо может включать:
- государственный герб
РФ;
- герб субъекта РФ;
- эмблему организации или товарный знак (знак
обслуживания)
- идентификатор электронной копии документа.
- резолюцию;
- отметку о контроле.
Слайд 98Виды писем
Выделяют следующие разновидности писем:
- Письмо-просьба;
- Письмо-ответ;
- Письмо-запрос;
- Сопроводительное
письмо;
- Письмо-подтверждение;
Договорное письмо;
Информационное письмо;
- Гарантийное письмо;
- Письмо-извещение;
- Письмо-приглашение;
-
Письмо-предложение;
- Письмо-напоминание;
- Письмо-требование;
- Письмо-благодарность;
- Письмо-поздравление.
Слайд 99Письмо-просьба
Письмо-просьба – это обращение, цель которого подвигнуть к действию второе
лицо. Письмо-просьба может быть адресовано конкретному человеку или направлено в
организацию на имя директора.
Текст письма состоит из двух частей:
1. Вводная часть (здесь может быть указана причина или цель обращения);
2. Собственно просьба (ключевую фразу составляют слова, образованные от глагола «просить»).
Слайд 101Письмо-запрос
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных
сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений
или материалов и собственно изложение запроса.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
Слайд 102Письмо-ответ
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или
письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Отрицательный ответ должен
быть обоснован.
Логическая схема письма ответа (отказа):
1) повторение просьбы, на которую составляется ответ (не следует включать в текст письма ссылку на поступившее письмо);
2) обоснование причины отказы;
3) констатация отказа.
Слайд 104Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо – служебное письмо, которое информирует адресата о
направлении к нему прилагаемых к письму документов.
Обычно текст сопроводительного
письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.
Текст письма может начинаться словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем", далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа.
Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
Слайд 106Письмо-напоминание
Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер
не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Текст
письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей:
1) ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия;
2) просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой для письма-напоминания является фраза: «Напоминанием Вам…».
Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.
Слайд 107Информационное письмо
Информационное письмо – служебное письмо, цель которого заключается в
своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте,
например, об изменении адреса или платежных реквизитов организации.
Слайд 108Письмо-извещение
Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях.
Разновидностью письма-извещения является
письмо-приглашение. Отличается тем, что может оформляться не на бланке, иметь
различный формат, цвет. При его оформлении могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.
Слайд 111Письмо-подтвреждение
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений,
документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и
т.п.
Слайд 113Письмо-разрешение
Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором содержится разрешение на выполнение
той или иной просьбы.
Слайд 115Письмо-поздравление
Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со
значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Как
правило, составляется в свободной форме, может оформляться не только на бланках, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
Слайд 117Письмо-благодарность
Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину
с выражением благодарности за совершенные действия. Оформляется на бланке письма.
Письмо-благодарность
следует отличать от благодарственного письма.
Последнее не является инструментом информационного обмена и включается в наградную систему. По своему назначению оно сходно с почетными грамотами и т.п.
Например, Благодарственное письмо Законодательного собрания Челябинской области
Слайд 121Гарантийное письмо
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Оформляется на банке письма.
В тексте гарантийного письма содержатся просьба
в адрес корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.
В случае, если адресат ответит согласием на данное предложение либо осуществит действие указанных в нем условий договора, его действия будут считаться акцептом оферты и договор будет считаться заключенным. Как следствие, гарантийное письмо должно включать все существенные условия того вида договора, на заключение которого направлено предложение.
Судебная практика признает гарантийные письма в качестве доказательств заключения договора между сторонами.
Слайд 123Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю
подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя.
Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу
Может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
Слайд 126Служебная записка
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая
должностным лицом другому должностному лицу.
Служебные записки, в отличие от докладных
записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения
Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Текст состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .
Слайд 129Объяснительная записка
Объяснительная записка – сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие,
факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Оформляется на стандартном листе
бумаге и адресуются конкретному должностному лицу.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Слайд 130Заявление
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению
или должностному лицу.
Заявления подразделяются на две группы:
1) по
кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);
2) сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, либо сообщение о какой-либо просьбе.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения). Оформляется на стандартном листе бумаги.
Слайд 133Акт
Акт – документ, составленный несколькими лицами (не менее двух составителей)
и подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях содержат
выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, ревизий и т.п.).
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт" и отвечать на вопрос: Чего?. Например, Акт списания материальных ценностей.
Слайд 134Акт
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией –
председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
Слайд 135Акт
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной
работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
В
конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Слайд 136Акт
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания
всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Подписи
располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.
Датой акта является дата события.
Акт оформляется на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа.
Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).
Слайд 139Справка
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов
и событий.
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки), внутренние – на стандартном листе бумаги.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?".
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Слайд 140Справка
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера могут
составляться на бланках формата А5, обязательно заверяются заверяются печатью.
Текст
справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана…«.
Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).
Слайд 142Протокол
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, в последнем случае опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (например, протокол общего собрания акционеров...).
Слайд 143Протокол
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствовавших
на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). 9
Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов.
Слайд 144Протокол
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки
дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:...
ВЫСТУПИЛИ:...
ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ):... 12
В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" кратко записывается принятое решение. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 16
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
Слайд 145Протокол
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь.
Датой протокола является дата
события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней,
то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. 27
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.
Протокол оформляется на общем бланке организации, на бланке конкретного вида документа или на стандартном листе бумаги формата А4.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.
Слайд 149Распорядительные документы
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения
административных и организационных вопросов деятельности организации.
Содержат решения, идущие сверху
вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Реализуют управляемость объектов по вертикали.
Делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказ, распоряжение);
документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решение).
Слайд 150Приказ
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения),
действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед данным органом.
Текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю") и состоит двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.
Она отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий.
Слайд 151Приказ
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности
руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Приказы
оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
