Роль секретаря в системе управления, правовые основы его деятельности

Организация секретарского обслуживания

труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь -

это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

"Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками,

необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".

и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные

заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.

постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37)

должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

профессии. Секретарь руководителя организации - это

помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт - это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

слово "референт" означает "человек, сообщающий что-либо". Происхождение названия "секретарь-референт" отчасти

объясняет роль и значение секретаря в структуре управления. Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью

условности) подразделить на две большие группы: - функции по документационному обеспечению управления; - функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно,

секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции.

но и сравнивают с "центральной нервной системой" фирмы, что лишний

раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.

определить как документные или бездокументные. К

референтской составляющей прежде всего относятся: - просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы, - поиск и обработка необходимой руководителю информации, - знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен

иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в

рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

безопасности, кадровой и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих

служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

"Профиль" сегодня секретарь-референт входит в число двадцати самых популярных профессий.

Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-референтов держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

дипломированного секретаря давно считается достаточно уважаемой и соответственно оплачивается. Обучение

секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности

и т. д.; - весьма насыщенный рабочий день; - необходимость выполнять параллельно несколько работ; - постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня; - особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

на три группы: 1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения

руководства и фирмы в целом. Секретарь-референт должен знать: - нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления, - основные принципы организации документооборота, - основы архивного дела, - основные прикладные программы, - русский язык, - один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

основные виды и разновидности управленческих документов; - рационально организовать работу с

управленческими документами, вести архив; - находить, систематизировать и хранить информацию; - пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

администрации: - правила ведения деловой беседы; - принципы организации приема посетителей, совещаний,

деловых поездок; - современные средства связи; - основы профессиональной этики. На основе этих знаний секретарь должен уметь: - вести деловые беседы и телефонные переговоры; - организовать совещания, презентации, служебные поездки; - пользоваться современными средствами связи; - организовать прием посетителей; - планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

структурой и внешними связями: - принципы организации управленческого труда, правовые основы

управления; - основы административного, трудового и хозяйственного права; - правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

и техники; - направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения; -

отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний; - установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование; - действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов; - методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей

прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.