ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМАМИ И ЗАЯВЛЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

программа
повышения квалификации

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ:

НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРАКТИКА И ОПЫТ






Сентябрь 2015 г.

ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
Вопросы для обсуждения:
1 Особенности организации ведения делопроизводства

по обращениям граждан
2 Функции структурных подразделений и специалистов органов власти по работе с обращениями граждан
3 Технологические процедуры по работе с данной категорией документов.
4 Порядок и сроки рассмотрения обращений
5 Виды контроля
6 Заведение и хранение дел по обращениям граждан.
7 Материалы, прилагаемые к обращениям. Их состав, целесообразность, объем

Стадия подачи, приема, регистрации обращения и направления обращения на рассмотрение
2.

Стадия рассмотрения обращения
3. Стадия принятия и исполнения решения
4. Стадия контроля и проверки исполнения принятых решений, анализа и
обобщения обращений граждан
5. Стадия обжалования решения, принятого по обращению (факультативная)

данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания,

отправления или получения

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Основное правило регистрации – документ должен регистрироваться один раз

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие в день подписания

трех дней с момента поступления
регистрационный индекс включает начальную букву фамилии

автора и порядковый номер поступившего обращения, например: А-131
регистрационный номер может быть дополнен другими обозначениями
на повторном обращении через косую черту после порядкового номера ставится номер повторного обращения, например: Б-12/2
повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу
обращения регистрируются отдельно от других документов

исполнителям
Контроль за исполнением обращений (30 дней со дня регистрации)
Все движения

контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечается в РКК (в автоматизированной системе)
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются
Анонимные обращения (без подписи автора, указания фамилии и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению как правило не рассматриваются

специальной Инструкцией
Государственные органы рассматривают обращения в соответствии с компетенцией. Обращения,

направленные в органы власти, в компетенцию которых не входит решение поставленных в обращении вопросов, подлежат переадресации в течение 7дней, о чем гражданин письменно уведомляется
Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на него не дается
Подготовка проекта ответа на обращение осуществляется исполнителем (специалистом)
Принимаемое решение должно опираться на законодательство РФ
При необходимости можно послать письменные запросы в другие организации. Запрос составляется в 3-х экземплярах (один по назначению, другой – автору обращения, третий помещается в дело)
В течение 30 дней со дня регистрации документ стоит на контроле

документы, созданные в процессе подготовки обращения гражданину, и само обращение

хранятся централизовано в том структурном подразделении, которое отвечает за данную работу
Запрещается формирование и хранение дел по обращениям у исполнителя. После завершения работы исполнитель обязан все документы, включая экземпляр РКК передать ответственным за работу с обращениями
Формируют все документы, связанные с обращениями, отдельно от общей переписки
В дело сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности
Коллективные обращения по вопросам работы организаций и обращения по личным вопросам группируются в разные дела
Повторное обращение и все материалы по нему подшиваются к документам по первому обращению
В дело подшиваются только исполненные документы
Анализ обращений сопровождается составлением обзоров, справок, сводок

неисполненных документов может иметь табличную форму

подразделения утверждения

НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

С П Р

А В К А
________№ __________

О рассмотрении обращений в ...
по состоянию на ... 2010 г.
(за ... 2010 г.)

Должность руководителя
структурного подразделения Личная подпись Инициалы, фамилия

актами субъектов РФ
Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти

ведомственными нормативными актами

ответа гражданину, и само обращение хранятся централизованно
Обращения граждан формируются в

дела отдельно от общей переписки сотрудник
В деле сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина, в хронологической последовательности, т. е. одно за другим по мере поступления
Таким образом, каждое обращение составляет отдельную группу документов
В дело подшивается несколько таких групп документов. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке
В зависимости от количества поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким буквам фамилий заявителей
Коллективные обращения граждан по вопросам работы организаций и обращения по личным вопросам должны группироваться в отдельные дела

государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков

хранения содержатся указание на следующие сроки хранения для обращений граждан:
– предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях – постоянно
– предложения, заявления, жалобы личного характера – 5 лет по решению ЭПК
– оперативного характера – 5 лет

данную опись внесено _________ дел с №____________ по №___________, в

том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

Форма описи дел, передаваемых в архив