АКАДЕ МІЯ МУНІЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ Київ 2016 ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛІННЯ МІСЬКИМ

ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
ВИПУСКНА КВАЛІФІКАЦІЙНА РОБОТА БАКАЛАВРА
ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ УСТАНОВИ

Студентки 4 курсу спеціальності «

Інформаційна діяльність та
документознавство »
Малько Анни Вікторівни
Науковий керівник
к.пед. н, доцент Мельничук Л.І

вітчизняній науці ґрунтовних і системних досліджень організаційних документів як у

теоретичному, так і в практичному аспектах. Передумовою вирішення цих завдань є істотне оновлення та висвітлення законодавством процесів документаційного забезпечення управління,а саме – визначення ролі організаційних документів у системі державного управління. Саме ці аспекти визначили мету і завдання бакалаврського дослідження за темою: «Організаційні документи установи».

управлінської діяльності.
Предметом дослідження є вдосконалення роботи з організаційними документами в

діяльності органів державного управління та місцевого самоврядування

:

установи.
Реалізація цієї мети зумовила постановку та вирішення таких взаємопов’язаних завдань

,тобто здійснити системний аналіз організаційних документів у системі документаційного забезпечення управління;дослідити сучасний стан розвитку організаційних документів у діяльності ПАТ КВТФ «Кремтекс»; визначити шляхи вдосконалення організаційних документів в умовах вдосконалення системи електронного урядування.

Кабінету Міністрів України;
Інші органи виконавчої влади, які визначають особливості організаційних

документів;
Крім того, дослідження склали навчальні посібники, академічні та спеціалізовані аналітичні огляди, публікації в періодичних виданнях, що досліджують проблему вивчення організаційних документів установи.

частини, висновку, списку використаної літератури та додатків.
Основна частина відповідно поділяється

на три розділи. У першому розділі розглядається система розвитку організаційних документів :сутність та етапи становлення організаційних документів та нормативно-правові засади розвитку організаційних документів

суспільства вивчення проблематики реалізації організаційних документів стає дедалі актуальнішим, адже

саме вони є інструментом регулювання управлінської діяльності організацій, підприємств, установ. Поняття «організаційний документ» належить до найпоширеніших у документаційному забезпеченні управління і використовується в усіх сферах службової діяльності. . Для кожної організації, зокрема й суспільної, вони встановлюють порядок її створення, роботи, структуру і штатну чисельність. Фактично, з розробки організаційних документів, де закріплюються мети, функції, завдання, права, обов'язки, починається існування будь-якого підприємства, установи, організації, регіону, держави.

управління як суб'єкта господарювання вимагають вміння орієнтуватися в базі законодавства

України щодо створення документів і системи діловодства загалом, яка включає:
Законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування.
Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні.
Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.
Правові акти нормативного та інструктивного характеру.
Методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств.
Державні стандарти на документацію.
Уніфіковані системи документів.
Класифікатори техніко-економічної й соціальної інформації

в Україні: видова класифікація організаційних документів у діяльності органів державної

влади та місцевого самоврядування; аналіз сучасного стану організаційних документів у діяльності ПАТ КВТФ «Кремтекс»

місцевого самоврядування
Усі організації та підприємства у своїй діяльності поряд з

актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. Організаційні документи у порівнянні з розпорядчими і довідково-інформаційними є більш загальними, ґрунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце посідає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню. Водночас, організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на базі організаційної документації.
До найбільш поширених видів організаційно-розпорядчих документів, які видаються установами, організаціями, підприємствами, належать: статути, інструкції, положення, правила, штатний розпис, регламент тощо .

Для ПАТ КВТФ «КРЕМТЕКС» важливим є

автоматизація діловодних процесів. Для вирішення проблем сфери діловодства використовуються комп'ютерні технології, але застосування простих організаційних рішень відповідають невеликому рівню завдань товариства. Застосовується система електронної пошти, адже на ПАТ КВТФ «Кремтекс», головним чином, спілкування, обмін інформацією та документами з фірмами-замовниками відбувається саме через електронну пошту. Використовується версія системи «ЄВФРАТ-Документообіг», яка була розроблена компанією Cognitive Technologies вона дозволяє автоматизувати реєстрацію документів та завдань;забезпечити ефективну взаємодію співробітників у рамках робіт по документах; здійснювати миттєвий пошук інформації;контролювати виконання робіт;проводити моніторинг стану виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів та звітів; організувати довгострокове зберігання документів організації; забезпечити розмежування прав доступу співробітників до інформації. Але цього не достатньо для функціонування та спрощення багатьох інших проблем. Єдиним шляхом вирішення проблем є автоматизація діловодства і документообігу організації шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління.

на розвиток організаційних документів та напрями автоматизації процесів роботи з

організаційними документами

в роботі з організаційними документами установ та організацій створює сприятливі

умови для загального підвищення рівня комп'ютерної грамотності співробітників; збільшення переліку комп'ютерних інформаційних обліків; розширення можливостей використання сучасних засобів комп'ютерної техніки в діяльності усіх ланок установ та організацій; розвитку технологій безпаперової обробки інформації. Опрацювання інформації, розташованої в різних місцях, комп'ютерами, з'єднаними в мережу є найефективнішою формою використанням ресурсів сукупності інформаційних технологій, тому що кожний з них виконує чітко окреслене завдання. Саме інформаційні технології забезпечують інформаційну підтримку створення, збереження та розповсюдження організаційних документів з метою відкритості та оптимізації управлінської діяльності органів державного управління та місцевого самоврядування відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".

є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом

підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці. Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів. Форматизація управлінської діяльності та актуалізація документних ресурсів України дає змогу на якісно новому рівні вирішити питання науково-інформаційного забезпечення функціонування держави, привести його у відповідність до міжнародних норм і цим самим сприяти входженню України у світове товариство та міжнародний інформаційний простір.

і навіть на побутовому рівні панує думка про недостатність та

недосконалість існуючої системи організаційних документів. Одна із основних причин цього – неспроможність чинних організаційних документів належним чином регулювати існуючі суспільні відносини. Тому запропонована тема вирізняється як теоретичною актуальністю, так і практичністю. організаційні документи є відображенням досягнутого науково-технічного прогресу і в той же час головним провідником результатів наукових досліджень в системі технічного нормування та стандартизації, яка знаходиться у стані постійного розвитку та вдосконалення. Саме тому система автоматизації роботи з організаційними документами на сьогодні вимагає активної державної підтримки, яка реалізувала б себе через державну політику в сфері діловодства, під якою ми пропонуємо розуміти цілеспрямовану діяльність держави щодо розв’язання суспільних проблем, досягнення і реалізації загальнозначущих цілей розвитку в сфері документаційного забезпечення.