Документоведение и делопроизводство

документирование и организацию работы с официальными документами в процессе осуществления

им управленческих функций.
ДОУ является основополагающей технологией менед-жмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Предмет и задачи курса

вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой

деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота.

документировании деятельности современной организации и работе с документами;
практические навыки в

составление основных видов управленческих документов в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов.

соответствующих документах;

обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

информации на различных носителях по установленным правилам)
Документооборот - движение документов

в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. 
Архивное дело - деятельность по организации хранения документов.
Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.

У нас в

стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
В законе отражены определения “информация” и “документ”.

ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её

передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. 
Официальная формулировка в законодательстве России (Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов)
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ)  — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

и др.)
Эксплуатационное - способность противостоять различным воздействиям, долговечность, прочность документа,

т.е. сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

мыслительной деятельности человека).
Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы

людей для организации и координации их деятельности).
Коммуникативная (обеспечивает внешние связи предприятия.
Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).

административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие  документы

могут составлять работники всех подразделений.
документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Классификация документов

- информация, предназначенная только для работников данного предприятия;
«коммерческая тайна»

- информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю;
«секретно» - информация, составляющая государственную тайну.

Классификация документов

оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы

определенного лица, именные документы).
по месту составления
внутренние;
внешние.

Классификация документов

документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все

его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

Классификация документов

произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены,

а другая часть заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

Классификация документов

(до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного хранения.

Классификация документов

управленческих документов;
технология работы с документами;
систематизация документов в течение календарного года

и организация их архивного хранения.

организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и

использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

документации;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных

требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности 

правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в

установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

 

 ГОСТ 23670-79

документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила

оформления")
стандарты на унифицированные системы документации
(например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
а также унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. 
Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.)

изданная в 1990 г.
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных

положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г.
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки  и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И

ОРГАНИЗАЦИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

с документами в организации в той или иной степени втянуты

все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

2. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.