Информационные системы в экономике

первую очередь, на решения задач учета и накопления первичной информации.
Важным

классом экономических информационных систем являются системы поддержки принятия решений при стратегическом планировании и управлении.
Одним из примером таких систем являются системы планирования и управления проектами.
Опыт осуществления проектов показывает, что последовательное применение современной методологии проектного менеджмента позволяет сэкономить до 20% средств, выделяемых на реализацию проекта. При этом собственно затраты на управление не превышают нескольких процентов от общей стоимости проекта.

необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с

динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами. Оптимизация проектной деятельности в организации возможна за счет:
Систематизации проектной деятельности – внедрение Систем Управления Проектами
Использования современных инструментов и методов планирования и контроля проектов
Применения знаний и мирового опыта управления проектами

корпораций. Однако опыт показывает, что при отсутствии формализованной системы управления

руководитель и участники проекта неизбежно сталкиваются с проблемами, связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности.
Проектный подход к организации достижения целей позволяет:
Выделять конкретные, значимые для компании, достижимые в обозримый период цели;
Определять потребности и эффективно планировать выделение ресурсов для достижения целей;
Организовывать взаимодействие исполнителей проекта;
Осуществлять оперативный контроль за достижением целей, выявлять негативные тенденции и своевременно принимать управленческие решения по их устранению;
Повысить ответственность руководителей и исполнителей за достижение конечных, а не промежуточных целей.
Для успешной реализации проектов на предприятии создается система управления проектами.

в рамках которых производится согласование и корректировка целей и результатов

проектов;
Повышение точности планирования проектов - за счет формализации и описания опыта компании по реализации отдельных процедур проекта, применения специальных инструментальных средств календарного планирования;
Повышение эффективности взаимодействия подразделений и сотрудников компании - за счет описания функциональных обязанностей, распределения ответственности участников проекта, определения принципов взаимодействия и разрешения конфликтов на задачах проекта;
Повышение эффективности работы сотрудников компании по задачам проектов - за счет разработки методик выполнения стандартных процедур, создания механизма накопления "лучших практик" в ходе деятельности компании по реализации проектов;

за счет разработки специальных методик и процедур выявления, оценки и

управления рисками в ходе планирования и реализации проектов;
Оптимизация финансовых затрат компании в рамках реализации проектов – за счет применения специальных процедур бюджетирования этапов и работ проекта (планирование, выделение и контроль за расходованием денежных средств), использования инструментальных средств;
Улучшение контроля со стороны руководителя проекта и руководства компании исполнения одного или группы проектов, возможность выявления негативных тенденций в реализации проектов и принятия обоснованных решений на ранних стадиях – за счет применения инструментальных средств календарного планирования и финансового анализа.

проектом

проектом.

управления проектом.
Инструментальные системы ( программное обеспечение) поддержки процессов управления и

реализации проектов.

для каждого проекта с учетом его особенностей. Однако быстрое и

эффективное построение системы управления конкретным проектом возможно лишь в том случае, если основные элементы данной системы разработаны и утверждены в корпорации, имеется обученный персонал, информационная инфраструктура и культура применения методов управления проектами.
Повышение эффективности системы управления проектами достигается за счет разумной формализации процедур подготовки, принятия и организации исполнения управленческих решений, форм взаимодействия участников проекта, контроля и отчетности.
Корпоративная система управления проектами (КСУП) предполагает, что инициация, организация и исполнение любого проекта опирается на использование корпоративных стандартов организационной структуры проекта, управленческих процедур, отчетности и информационного обеспечения участников проекта. Действия участников проектов регламентируются в соответствии с их ролями и этапами проекта, и подкрепляются принятыми в рамках единых корпоративных стандартов методиками, инструкциями, шаблонами нормативных документов и инструментарием.

проектами могут быть стандартизованы:
Элементы организационной структуры реализации проектов;
Роли, права

и ответственность участников проектов;
Процедуры планирования, организации и контроля;
Процедуры подготовки и принятия решений;
Информационные формы и правила их заполнения;
Информационные потоки;
Контракты, процедуры взаимодействия и отчетности;
Методики и инструментальные средства;
Типовые решения и фрагменты проектов;
Нормативная база;
Процедуры подбора и подготовки специалистов;

корпоративная модель системы управления проектами, которая обеспечивает менеджеров проектов средствами

быстрого и эффективного создания системы управления каждым конкретным проектом. Корпоративная модель утверждается положением по управлению проектами в корпорации и включает:
Классификацию проектов;
Формализованное описание стандартных процедур управления проектами, структурированных по типам проектов, уровням принятия решения и стадиям жизненного цикла проектов;
Корпоративные стандарты по управлению проектами (перечни методик, инструкций, шаблонов нормативных документов, рекомендуемых к использованию на разных этапах жизненного цикла проектов);
Формальное описание ролевых функций участников проектов  в привязке к процессам управления проектами, методикам их выполнения и нормативным документам;
Описание функциональности и руководства по применению инструментальных средств поддержки процессов управления проектами;

определен в 4 этапа:

управления проектами на основе продуктов корпорации Welcom
Системы управления портфелем

проектов
Архитектура для управления бизнесом (Business Management Architecture) – Artemis Views
Системы планирования и контроля за выполнением проектов
Профессиональная система управления проектами масштаба предприятия – Open Plan
Универсальная система календарного планирования и управления проектами – Microsoft Office Project
Системы финансового планирования проектов
Финансовая система управления бюджетом проектов – Cobra
Система прединвестиционного финансового планирования и контроля реализации проектов – Project Expert

высшего руководства до исполнителей работ





Исполнителям
Менеджерам портфелей
Менеджерам программ
Менеджерам

проектов
Участникам проектов
Подрядчикам/Заказчикам

Welcom System Technology представляет собой полнофункциональное решение для планирования и

контроля реализации проектов, является ядром корпоративной системы управления проектами организации.
Open Plan® обеспечивает полномасштабное мультипроектное управление, планирование по методу критического пути и оптимизацию использования  ресурсов в масштабах предприятия.
Open Plan® может быть эффективно использованы на всех уровнях контроля и управления проектами – от высшего руководства и менеджеров проектов, до начальников функциональных подразделений и рядовых исполнителей.
Распределение ролей пользователей Open Plan
Для определения ролей пользователей системы разграничим следующие уровни распределения ответственности:
Руководители
Стратегический анализ хода выполнения всех проектов компании
Возможность определения уровней приоритетности проектов
Возможность задания относительной степени важности проектов для распределения ресурсов
Функциональные менеджеры - руководители подразделений
Эффективное использование ресурсов на проектах и анализ загруженности исполнителей
Менеджеры проектов
Быстрое планирование проектов с учетом многих факторов
Минимизация рисков
Оперативный анализ хода выполнения проекта

Plan Desktop

является контроль и управления его затратами и подготовка финансовой отчетности.

Cobra позволяет осуществлять стратегическое планирование, планировать затраты на работы проекта, управлять потоком наличности, и анализировать фактическую выработку по проекту.
Основные функции системы:
Планирование бюджета проектов компании
Ввод фактических данных по выполнению бюджета
Прогнозирование будущих затрат
Подготовка финансовой отчетности

и прогнозировать затраты проекта на уровне статей затрат и отдельных

пакетов работ. Для распределения бюджета работ во времени пользователи должны создать календарь отчетности. Отчетные периоды могут быть длиною от 1 дня до года. Помимо планирования затрат Cobra позволяет составлять график поступлений денежных средств. Кроме этого, можно моделировать ситуацию с несколькими источниками финансирования.
Путем назначения кодов из иерархической структуры различным элементам программы возможно в дальнейшем суммировать данные и составлять отчеты для различных уровней и срезов иерархии проекта.
Cobra позволяет назначить до 5 различных иерархических структур на поля кодов программы – три для статей затрат, одну для пакетов работ и одну для ресурсов. Например, можно создать иерархическую структуру работ, ресурсов и организационную иерархическую структуру.
Cobra поддерживает 3 типа кодировок: основанную на пунктуации, основанную на форме и безуровневую.Иерархическая структура может содержать до 20 уровней.
Для каждого уровня иерархии возможно задание так называемых пороговых значений для отклонений по стоимости и времени (как положительных, так и отрицательных), контролирующих возникновение исключительных ситуаций.

имеет возможность определять формулы вычисления затрат на ресурсов. В описании

формулы можно использовать различные таблицы ставок (коэффициентов).
Каждый ресурс может иметь до 16 связанных с ним типов затрат, в том числе прямые затраты, дополнительные расходы: оплата сверхурочных, накладные расходы, социальные выплаты и пр.
Cobra позволяет автоматически получать любую информацию: стоимость в иностранной валюте, стоимость денежных средств, дополнительные выплаты и так далее.
Планирование сверху вниз
Опция “Планирование сверху вниз” является мощным средством предварительной оценки затрат, планирования затрат, проведения анализа “Что-Если”. Данная функция Cobra позволяет легко вносить изменения в бюджет любого элемента проекта и рассчитывать загрузку ресурсов исходя из имеющегося объема денежных средств.
Анализ “Что-Если” и планирование поступлений
Cobra позволяет создавать несколько вариантов бюджета и прогнозов для проведения анализа “Что-Если” и планирования поступлений.

планирования и контроля (СКПК)
Возможно использование Cobra без связи с

СКПК. Совместное использование Cobra с Open Plan (Welcom Technology) или с другой СКПК позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта.
При этом процедуры определения плановых дат, загрузки ресурсов и ввода данных о прогрессе существенно упрощаются при использовании СКПК. Информация о статьях затрат, пакетах работ и ресурсах может быть перенесена из Open Plan.
Такой подходит приводит не только к экономии времени, но и к минимизации вероятности ошибок при вводе данных. Элементы, отсутствующие в расписании, вносятся в систему управления затратами. В частности, все дополнительные выплаты, связанные с реализацией проекта (соцвыплаты, дополнительная зарплата, накладные расходы и пр.), графики платежей и другие элементы, так или иначе связанные с проектом, но не влияющие на его календарный график, должны вводиться в систему управления бюджетом проекта.
Кроме интеграции с Open Plan, Cobra может обмениваться данными с другими приложениями посредством файлов с данными.

о прогрессе
Даты фактического начала и окончания работ, физический процент выполненного

может вводиться вручную, передаваться из связанного с программой проекта Open Plan или же посредством файла с данными какого-либо другого приложения.
Фактическая выработка
Для получения четкой картины состояния недостаточно одного лишь сравнения плановых затрат с их фактическими значениями. Более того, простой анализ плановых затрат в сравнении с фактическими зачастую может давать искаженную картину.
Например, если фактические затраты составляют 90% от плановых, то может показаться, что выполнение контракта идет очень хорошо. В то время, как состояние проекта или его фактическая выработка, добавленные в анализ, могут показать, что выполнена только половина из запланированных на данное число работ. Таким образом, выполнение контракта отстает от календарного графика и, кроме того, затраты на выполненную часть работ превышают плановые.
Теория управления проектами рекомендует использовать величину фактической выработки при анализе состояния работ и затрат крупных проектов. Правительство США уже в течение многих лет настоятельно рекомендует своим подрядчикам рассчитывать фактическую выработку.
Cobra поддерживает все известные приемы оценки фактической выработки.

мощными средствами создания финансовой отчетности.
Существует набор шаблонов отчетов, каждый из

которых может быть легко модифицирован пользователем при помощи специального Мастера. Отчеты могут быть сохранены в формате Excel .xls. Ниже приведены некоторые примеры сохранения отчетов в формате Excel.
Квартальный отчет о производительности
Данный финансовый отчет позволяет ежемесячно и поквартально отслеживать выполнение подпроекта конкретным подрядчиком по заратам и расписанию, а также производить соответствующие оценки на основе фактической выработки прошлых отчетных периодов.
Отчет о фактической выработке - организационная структура
В данном отчете представлены основные показатели метода освоенного объема по элементам организационной структуры на текущий отчетный период, а также с нарастающим итогом и прогнозируемыми значениями по завершении.
Динамика изменения плановых стоимостей
В данном отчете для каждой из работ второго уровня структурной декомпозиции проекта представлены в графическом и табличном представлении изменения плановой стоимости запланированных работ (BCWS), планируемой стоимости выполненных работ (BCPW), а также расчетной стоимости по завершении (EAC).
Отчет о статусе графика работ и затратах
В данном отчете представлены основные показатели метода освоенного объема по статьям затрат проекта, величины отклонений по срокам и затратам, а также прогнозируемые значения.
Динамика изменений реального отклонения по затратам
В данном отчете представлена динамика изменений по статьям затрат проекта стоимости и сроков выполнения пакетов работ.

средство совместной работы, основанное на Web-технологиях и предназначенное для ведения

проектов, c использованием единого Web-интерфейса доступа ко всей проектной информации.
WelcomHome обеспечивает членам команды централизованное место взаимодействия по всем вопросам проекта и позволяет осуществлять планирование и контроль проектов в режиме реального времени, вне зависимости от местоположения участников проекта через Интернет. WelcomHome может быть интегрирован с системами календарного планирования Microsoft Project 98/2000, Open Plan и системой бюджетирования проектов Cobra для обеспечения доступа членам команды к требуемым календарным и стоимостным данным по проекту.

всей информации по управлению проектами. Каждый проект, управление которым ведется

с помощью WelcomHome, имеет Домашнюю страницу – краткий обзор проекта, включающий актуальную информацию по вехам, статусу проекта. Для создания Домашней страницы в WelcomHome предусмотрены специальные мастера и шаблоны.
Взаимодействие участников проекта
WelcomHome облегчает совместную работу на уровне проекта и группы проектов, обеспечивая единое хранилище информации о достижении целей проекта, о ходе исполнения проекта и возникающих рисках. Для упрощения системы коммуникаций и своевременного осведомления о ходе проекта всех заинтересованных сторон предусмотрены следующие возможности:
электронная почта;
доски объявлений;
дискуссионные форумы.

различных систем управления проектами WelcomHome имеет большой набор специальных представлений

данных (Dataviews). С их помощью пользователь может получить самую подробную информацию о ходе проекта: информацию о составе работ, календарных сроках, назначении ресурсов, о затратах. Календарный план может быть представлен в виде диаграммы Ганта.
Управление задачами и поручениями
WelcomHome обеспечивает каждого участника проекта персональным представлением для быстрого и легкого просмотра поручений, рисков и проблем всего проекта или группы проектов. Пользователи могут при необходимости инициировать или закрывать отдельные задачи.
Управление документами проекта
WelcomHome позволяет членам команды совместно использовать документацию проекта, при этом система автоматически контролирует версии документов.
Процедурный подход к управлению проектами
WelcomHome использует настраиваемые шаблоны процедур управления проектами для обеспечения формализованного и стандартизированного подхода к выполнению работ. Эти шаблоны унифицируют корпоративные управленческие процессы, обеспечивая пользователей набором последовательных процедур.

инвестиционных проектов и финансового планирования деятельности предприятия позволяющая анализировать эффективность

инвестиций.
В программе Project Expert применяется методика UNIDO по оценке инвестиционных проектов и методика IAS финансового анализа.
Project Expert представляет собой систему, разработанную с учетом многолетнего опыта развития предыдущих версий. Возможность гибкого ввода данных обеспечивает учет специфики российской экономической действительности (налоговые изменения, инфляция и т.д.).

имеющим специальной подготовки в области финансового анализа, в короткий срок

решить следующие задачи:
детально описать и спроектировать деятельность любого предприятия, с учетом изменения параметров внешней среды (инфляция, налоги, курсы валют);
разработать план реализации инвестиционного проекта, стратегии маркетинга и производства, обеспечивающие наиболее рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;
построить модель финансирования проекта;
проанализировать различные сценарии развития предприятия, изменяя значения параметров, влияющих на его финансовые результаты;
выявить ключевые риски;

имеющим специальной подготовки в области финансового анализа, в короткий срок

решить следующие задачи:
подготовить финансовые отчеты (Отчет о движении денежных средств (Кэш-фло), Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет об использовании прибыли) и бизнес-план инвестиционного проекта, полностью соответствующие международным требованиям;
провести всесторонний анализ проекта, в том числе анализ чувствительности, анализ общей эффективности проекта (Индекс прибыльности, Чистый приведенный доход, Внутренняя норма рентабельности), анализ денежных потоков для каждого участника проекта и анализ финансовой деятельности по ряду показателей (коэффициент текущей ликвидности, прибыль на акцию и др.);
провести статистический анализ проекта;
построить графики в разных вариантах, включая трехмерные, как на основе отчетов, так и при помощи описания математической зависимости;
подготовить собственные отчеты, учитывающие специфику проекта;

продуктов Microsoft Office Project 2003 состоит из следующих продуктов:
Microsoft

Office Project Standard. Настольное приложение для индивидуального планирования и управления проектами. Используя дружественный интерфейс Microsoft Office, менеджеры проектов могут быстро разрабатывать календарные планы работ, планировать использование ресурсов и отслеживать ход проекта.

Microsoft Office Project Professional. Настольное приложение, исполняющее роль клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Cодержит всю функциональность Microsoft Project Standard и в связке с Microsoft Project Server обеспечивает пользователей средствами корпоративного управления проектами. Помимо традиционных средств планирования, менеджерам проектов предоставляются централизованные настройки, единый пул ресурсов и возможность автоматически согласовывать свои планы с другими проектами. Менеджерам портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного управления ресурсами предприятия.

продуктов Microsoft Office Project 2003 состоит из следующих продуктов:
Microsoft

Office Project Server. Серверный продукт, основа корпоративного решения Enterprise Project Management. Включает в себя централизованную базу данных и службы, исполняющее роль сервера в связке с клиентом Microsoft Project Professional. Microsoft Project Server обеспечивает централизованные настройки для пользователей, единый пул ресурсов, Веб-интерфейс для совместной работы участников проекта, а также содержит средства OLAP-анализа и моделирования портфеля проектов.

Microsoft Office Project Web Access. Веб-интерфейс Microsoft Project, позволяющий не только менеджерам, но и остальным участникам проектов получить доступ к проектной информации через Веб-браузер Internet Explorer. Является составной частью Microsoft Project Server. В сочетании с Windows SharePoint Services обеспечивает управление документами, вопросами и рисками проектов. Для использования Microsoft Project Web Access пользователи должны обладать клиентской лицензией на доступ к Microsoft Project Server.

настольная система календарного планирования и управления проектами, предназначенная для бизнес-менеджеров

и менеджеров небольших подразделений.
Microsoft Project Standard обеспечивает информационную поддержку менеджера на всех стадиях жизненного цикла проекта:
Инициация
Планирование
Реализация и контроль исполнения
Завершение

проекту; Ввод справочника ресурсов. Возможно планирование трудовых ресурсов, материалов и механизмов.

Указывается уровень доступности ресурса, индивидуальный календарь и несколько ставок оплаты. Имеется возможность импорта списка ресурсов из Active Directory и адресной книги.
Использование шаблонов планов проектов.
Планирование:
Ввод и структурная декомпозиция состава работ, длительностей работ и ограничений по срокам работ, установление логических связей между работами;
Расчет расписания проекта методом критического пути. Планирование расписания от даты начала или к дате окончания проекта;
Планирование работ с учетом календарей выполнения работ и доступности ресурсов;
Расчет трудоемкости работ, перерасчет длительностей работ в зависимости от использования ресурсов на работах;
Ввод потребностей работ в ресурсах;
Ручное и автоматическое выравнивание уровня загрузки ресурсов с целью оптимального распределения ресурсов между работами;
Расчет стоимости работ и стоимости ресурсов затрачиваемых на работы.

(до 11 экземпляров) с целью отслеживания отклонений;
Учет фактических сроков

выполнения работ, трудозатрат (в т.ч. сверхурочных) ресурсов, расхода материалов и денежных средств;
Выдача отчетов по отклонениям от намеченных показателей, использование наглядных индикаторов;
Экспорт данных в Microsoft Excel для дальнейшего анализа.
Завершение:
Подготовка итоговых отчетов по всем параметрам плана проекта: сроки выполнения работ, стоимости работ, трудозатраты исполнителей и расход ресурсов.
Архивация плана проекта.

ресурсов, назначений;
Диаграмма Ганта;
Сетевой график;
График загрузки ресурсов;
Вычисляемые

пользовательские поля.

Office Project Server 2003
Для управления проектами в масштабах подразделения

или всего предприятия Microsoft предлагает использовать решение Enterprise Project Management (Корпоративное управление проектами). Данная система полностью построена на продуктах Microsoft, начиная с ОС и СУБД и заканчивая рабочими местами пользователей.
В основе системы – сервер Microsoft Project Server, выполняющий роль сервера приложения. Microsoft Project Server позволяет хранить все проекты централизованно в БД, обеспечивает единые для всех проектов настройки и представления данных, единый пул ресурсов, разграничение доступа к данным и функционалу системы.
Менеджеры проектов и портфелей проектов на рабочих местах могут использовать приложение Microsoft Project Professional для планирования проектов и ресурсов. Возможности и алгоритм работы в Microsoft Project Professional схож, с тем, что предоставляет Microsoft Project Standard, но при работе пользователи подключаются к серверу Microsoft Project Server и используют не индивидуальные, а единые настройки, общие проекты и ресурсы, определенные администратором. Плюс появляются дополнительные возможности по управлению ресурсами и портфелем проектов.

Office Project Server 2003
Исполнители работ и заинтересованные участники проекта

(руководители организации, функциональных подразделений, заказчики) могут зайти на веб-портал проектов Microsoft Project Web Access, с помощью стандартного веб-браузера Microsoft Internet Explorer. Веб-интерфейс позволяет участникам проекта формировать команды проектов, вводить фактические данные, просматривать весь портфель проектов, обмениваться документами и управлять рисками проектов.
Enterprise Project Management требует выделения дополнительных аппаратных средств и затрат на администрирование системой, но эффект от совместного и стандартизированного управления проектами, позволит оптимизировать процессы осуществления проектов и более эффективно управлять ресурсами организации. При этом пользователи получают инструмент с дружественным интерфейсом Microsoft Office, а администраторы систему, которая легко впишется в ИТ-инфраструктуру организации.

для организации корпоративной системы управления проектами и обеспечения коллективный коллективной

работы над проектами. Microsoft Project Server выполняет роль сервера приложения:
Обеспечивает доступ Microsoft Project к централизованной БД проектов и ресурсов;
Обеспечивает доступ к данным через Веб-интерфейс Microsoft Project Web Access;
Осуществляет моделирование и анализ портфеля проектов;
Обеспечивает интеграцию с Microsoft Windows SharePoint Services и службами OLAP-анализа.

управлением ОС Microsoft Windows 2000 Server и Microsoft Windows Server

2003. Хранение данных осуществляется в СУБД Microsoft SQL Server. Для OLAP-анализа используется служба Microsoft SQL Server Analyses Services.
Microsoft Project Server выступает сервером для Microsoft Project Professional, обеспечивая реализацию корпоративных возможностей:
Единые настройки (Глобальный корпоративный шаблон);
Единый пул ресурсов;
Единое хранилище проектов;
Единая система безопасности.
Составной частью Microsoft Project Server является веб-интерфейс Microsoft Project Web Access, обеспечивающий доступ к данным через обычный веб-браузер и администрирование системы.