Классификация СУД

автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой
Groupware – системы

коллективной работы
Docflow – системы автоматизации управления документооборотом
Workflow – системы автоматизации деловых процессов
Интегрированные СУД.

количества простых шагов, но инициируемых произвольно.
Инициатор запускает процесс, направляя электронную

почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.
Это многие почтовые системы, например «MS Exchange».

в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих

документов, характеризующимися ограниченным набором выполняемых, строго регламентированных деловых процессов для выполнения делопроизводственных процедур.

для обеспечения коллективной работы пользователей на общем уровне, т.е. обмен

сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения данных и механизмы для определения простых маршрутов,
ориентированы на проект и взаимодействие небольшой или средней группы сотрудников, совместно использующих информацию из БД,
например, разработка каталога продаваемой продукции

планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов.
Обработка, исполнение

и продвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту.
Применяются в средних и крупных предприятиях и организациях с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

или задания передаются последовательно или параллельно от одних участников для

выполнения к другим согласно набору руководящих правил.
Workflow автоматизирует процесс, а не функцию.
Предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации.
Лучше всего подходит архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы.

начальник инициатора заключения договора, юристы, бухгалтерия, отдел безопасности, финансовая служба

и т.д.
Сценарий согласования может быть составлен таким образом, что после согласования на одной стадии документ автоматически пересылается следующему участнику. Если очередной участник долго документом не занимается, СЭД «формирует» уведомление инициатору согласования, что согласование задерживается, чтобы тот принимал какие-то меры.
С точки зрения сотрудника, это выглядит так: по электронной почте поступает сообщение, что ему нужно выполнить какие-то действия с прилагаемым документом, например согласовать, т.е. сделать замечания или ответить, что замечаний нет. Участник согласования вносит замечание в специальное поле карточки процесса согласования, и после прохождения всех инстанций инициатор получает документ со списком замечаний (существует вариант процесса, когда замечания вносятся в текст документа).

преимуществ по сравнению с традиционным:
●   сотрудники даже при желании не

смогут выполнить процесс иначе, чем описано в его сценарии;
●   появляется возможность измерить параметры бизнес-процессов. Согласно теории управления управлять можно только измеримыми величинами, поэтому, когда появляются реально измеренные параметры процессов, их можно анализировать и предпринимать меры для их улучшения.

для средних и крупных предприятий и организаций, имеющих строго регламентированные

процедуры обработки, как то:
Банки
Государственные службы
Службы кредитных карточек покупателей
Страховые компании.

документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за

ходом исполнения.
Подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения.
Списание документов в дело
Формирование и передача дел в архив предприятия и ведение архива.
Рассылка исходящей корреспонденции.
Поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

последовательного списка уточняющих резолюций при прохождении его по уровням иерархии

управления, с указанием сроков и исполнителей;
автоматическое формирование на каждом рабочем месте индивидуального списка документов, поручения по которым были получены «сверху», и индивидуального списка документов, поручения по которым были выданы «вниз»;
получение справок упреждающего контроля, т.е. формирование списков документов, по которым срок исполнения резолюций истекает завтра (через три дня, и т.д.);
автоматическая визуальная сигнализация о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены;
получение различных справок по состоянию исполнительской дисциплины и имевшим место нарушениям.

номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.),
Содержат

необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.).
Через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: «В ответ на», «Во исполнение» и т.д.
Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.
При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК.
По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов, а для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc
Стандарты для СУБД ODBC,

SQL

называемый непосредственным манипулированием
Объектно-ориентированный стиль программирования

или выполняет конкретную функцию.
Состав модулей может меняться без ущерба для

работающей системы.
Модули должны быть, по возможности независимы друг от друга при сохранении глубокой интеграции

защита от несанкционированного доступа к документам и функциям
Протоколирование работы пользователей
Адаптируемость
Наличие

механизмов администрирования и обеспечения надежной работы

сохранения шаблонов отчетов о работе с документами.
Обеспечение печати результатов на

бланках форм обязательной отчетности.
Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине.
Формирование учетных и отчетных форм в соответствии с требованиями Росархива.
Обеспечение учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве.

заполнения обязательных полей в ЭРК.
Контроль правильности данных, вводимых в ЭРК.
Контроль

подготовки проектов документов (разработки, согласования, утверждения).
Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки и исполнения документов.

ЭРК.
Наличие поиска по классификаторам, тематикам, диапазонам.
Наличие полнотекстового поиска по ЭРК

и документу.
Осуществление различных видов поиска в одном запросе.
Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением.
Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска.