Контроль исполнения документов

Резолюция
20 - Отметка о контроле
29 - Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело
31 - Отметка о поступлении документа в организацию

в нижнем правом углу первого листа.
Отметку о поступлении документа в организацию чаще

всего проставляют в момент регистрации входящего документа, которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию
Основное назначение данного реквизита – это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет.
Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:
индексом корреспондента,
индексом вида документа,
индексом подразделения — исполнителя и т.д.

Вх. № 48
24.01.2010

или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ

резолюция.
Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя.
Резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

!!!Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ДСТУ 4163-2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа

он сопровождается резолюцией: К выполнению, К приказу, К управлению и

т.д., в зависимости от того, в каком внутреннем документе организации используется его содержание.
Резолюция-рассмотрение
Если документ требует употребления методов, которые предлагаются на рассмотрение коллектива, то руководитель указывает непосредственно исполнителя, срок исполнения, подпись и дату. Текст формулируется таким образом: «Подготовить ответ до…», «Рассмотреть и доложить в десятидневный срок», «Немедленно подготовить ответ», «Обсудить на заседании» и т.д.

исполнителя или исполнителей;
2 часть – содержание поручения с указанием срока исполнения,

т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
3 часть – личная подпись руководителя;
4 часть – дата создания резолюции, оформленная цифровым способом.

Образец резолюции на документе

Образец резолюции на отдельном листе

или руководителям самостоятельных структурных подразделений.
Они же, в свою очередь, выносят

новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредственным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.

в службу документационного обеспечения управления и ставится там на контроль.
Отметку о контроле обозначают

буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся на левом поле первой страницы документа.
В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

которые обеспечивают своевременное исполнение документов
!!! На контроль берутся только самые

важные и первоочередные документы
!!!Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители

документа до исполнителя;
в) проверку и регулирование хода исполнения;
г) учет и

обобщение результатов контроля исполнения документов;
д) информирование руководителя.

!!! Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.д.).

регулярно проверяет ход исполнения документа.
При небольших сроках исполнения за

3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения

и направления его в дело ставят в левом углу нижнего

поля лицевой стороны первого листа документа. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ от 11.01.2009 № 11», «Издан приказ от 11.01.2009 № 11», «Вопрос решен 11.01.2009 по телефону» и т.д.
Отметка содержит такие данные:
ссылка на дату и номер документа о его исполнении или короткая справка об исполнении
слова "К делу"
номер дела, в котором документ будет сохраняться
дата направления документа в дело
название должности
подписи исполнителя

оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

После его оформления документ подшивается в дело.