Номенклатура дел организации

для организации хранения документов
Нормативно-методическая база разработки номенклатуры дел
Алгоритм разработки

номенклатуры дел
- организационный для службы ДОУ;
- для разработчика

наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,

оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Nomenclature – перечень, роспись имен; nomen – имя, название, наименование
Виды номенклатур дел:
индивидуальная (конкретная), типовая, примерная.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, и называться номенклатурой дел структурного подразделения.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых во всех структурных подразделениях организации, и называться сводной номенклатурой дел или номенклатурой дел организации.

систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве

одной организации или её структурного подразделения.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (единообразных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли, типовые сроки хранения и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и сроков хранения, и носит рекомендательный характер.

являются пособиями, которые применяются при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.
В

конкретной номенклатуре дел, составленной на основе примерной или типовой номенклатуры дел, могут уточняться заголовки дел, последовательность их расположения (систематизация заголовков), но сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел как классификатор может быть разработана как классификационный справочник структурного типа, производственно-отраслевого типа или функционального типа.

классификационным справочником организации, т.к. закрепляет систематизацию документов, а классификационная схема

(главная таблица) и индексы дел используются/могут быть использованы для идентификации и регистрации документов; на основе номенклатуры дел возможно составление классификаторов для предварительного рассмотрения документов; номенклатура дел закрепляет систематизацию документального фонда организации;
- выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело/заголовок получает в номенклатуре дел свой номер/индекс, а в конце календарного года итоговая запись номенклатуры дел фиксирует количественные характеристики документального фонда организации/структурного подразделения; на основании номенклатуры дел составляются описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению;
- является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые предстоит формировать в следующем году («намечаются» заголовки дел и сроки их хранения);
- представляет собой организационный документ, т.к. классификационная схема номенклатуры дел отражает (но не прямо соответствует) схему организационной структуры, основные направления деятельности и функции организации, состав и содержание документов (заголовки дел и их количество) свидетельствуют о степени развития конкретного направления и вида деятельности в конкретном году.

области ДОУ:
- систематизация документального фонда;
схема формирования дел;
закрепление и установление сроков

хранения документов;
- учет документов и дел;
- поиск документов и дел.

В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в деятельности организации (включая общественные организации), в том числе заголовки дел с документами, существующими в электронно-цифровой форме.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания и рекламные письма, получаемые по массовой рассылке.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007:
- стратегии, политики, правила, применяемые

внутри организации, должны сохранять корпоративную целостность среды управления информацией/документацией;
все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение;
официальные документы, определяющие порядок анализа и оценки документов, на основе которых принимаются решения о включении документов в систему управления документами и их хранении, утверждаются высшим руководством организации;
в официальных документах, определяющих порядок включения документов в систему управления документами и их хранение, должно содержаться подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение (возможна разработка инструкции по передаче документов на альтернативное хранение).

федеральных органах исполнительной власти/утв. постановление Правительства Российской Федерации от 15

июня 2009 г. № 477 (в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356)

2. «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» /утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44

3. Нормативные правовые акты министерств и ведомств, регулирующие управленческие процессы, процессы оказания государственных услуг и реализации государственных функций, которые федеральные органы исполнительной власти издают в пределах своей компетенции.

и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных

документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Министерства культуры Россйиской Федерации от 31 марта 2015 №526 .
2. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449
3. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения
4. Типовые и примерные номенклатуры дел

дел организации – Служба ДОУ.
Номенклатура дел организации разрабатывается на основе

номенклатур дел структурных подразделений.

1 этап. Служба ДОУ готовит проект приказа о разработке/подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий календарный год;
2 этап. Руководитель организации подписывает приказ, Служба ДОУ направляет приказ исполнителям и контролирует его исполнение в установленные сроки;
3 этап. Структурные подразделения разрабатывают проекты номенклатур дел, согласовывают проект номенклатуры дел подразделения с архивом/лицом, ответственным за архив (дополнительно – с ЭК подразделения). Руководитель структурного подразделения подписывает номенклатуру дел и представляет её в службу ДОУ;

разрабатывает проект сводной номенклатуры дел, оформляет его ( 3-4 оригинальных

экземпляра) и согласовывает с архивом/лицом, ответственным за архив (виза);
5 этап. Руководитель службы ДОУ организует рассмотрение и согласование проекта сводной номенклатуры дел на заседании ЭК/ЦЭК организации (гриф согласования протоколом ЭК/ЦЭК);
6 этап. Служба ДОУ направляет проект сводной номенклатуры дел на согласование в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комплектования архива (гриф согласования протоколом ЭПК/ЦЭПК);

представляет проект сводной номенклатуры дел на утверждение первому руководителю организации.

8 этап. Руководитель организации утверждает сводную номенклатуру дел на следующий календарный год (утверждаются 3-4 оригинальных экземпляра; гриф утверждения или приказ);
9 этап. Служба ДОУ формирует 1-й экз. в соответствующее дело службы ДОУ как контрольный экземпляр постоянного срока хранения, 2-ой экз. (или копию) направляет в архив организации, 3-ий экз. направляет в государственный или муниципальных архив. 4-й экз. является рабочим, из которого служба ДОУ делает выписки/копии и направляет в структурные подразделения как соответствующие обязательные планы формирования дел в следующем календарном году.
10 этап. Служба ДОУ оформляет итоговую запись на основании итоговых записей структурных подразделений.

и типа номенклатуры дел. Разработка классификационной схемы/главной таблицы;

2 этап. Формулирование

заголовков дел (описание состава и содержания документов в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков их хранения в соответствии с Перечнями документов со сроками хранения (или типовой номенклатурой дел);

3 этап. Систематизация/расположение заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);

4 этап. Оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

расписанию:

Генеральный директор;
Коммерческий директор;
Заместитель генерального директора по экономике и финансам;
Заместитель генерального

директора по качеству;
Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, ГО и ЧС;
Главный бухгалтер;
Отдел правового обеспечения и корпоративного управления:
Аппарат генерального директора;
Склад сырья и готовой продукции;
Отдел кадров;
Отдел информационно-технологического обеспечения;

учета;
Отдел сетевых продаж;
Отдел региональных продаж;
Отдел маркетинга;
Финансовый отдел;
Планово-экономический отдел;
Лаборатория контроля качества

сырья;
Отдел контроля качества готовой продукции;
Производственный отдел.

(номенклатура дел структурного типа):

Аппарат генерального директора;
Отдел правового обеспечения и корпоративного

управления;
Отдел внутреннего аудита;
Отдел кадров;
Планово-экономический отдел;
Финансовый отдел;
Отдел бухгалтерского учета;
Отдел информационно-технологического обеспечения;
Отдел маркетинга;
Производственный отдел;
Лаборатория контроля качества сырья;
Отдел контроля качества готовой продукции;
Склад сырья и готовой продукции;
Отдел логистики;
Отдел сетевых продаж;
Отдел региональных продаж.

– реквизиты документа):
- Номинальный – название вида

дела (переписка, журнал, книга, БД) или вида/разновидности документов (приказы, протоколы, распоряжения);
Авторский – наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа (адресант);
Предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;
- Корреспондентский – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат, корреспондент);
- Географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком);
- Хронологический – даты (период), к которым относятся документы дела.
При формировании дел в обязательном порядке учитывается экспертный признак заведения дел, означающий следующее:
- документы с разными сроками хранения в одно дело не формируются (за исключением досье, если это установлено нормативными документами;
- в дело включается только один экземпляр документа;
- в дело формируются документы одного календарного года (за исключением «переходящих», личных дел, судебных дел и «досье»; к личным делам и делам-»досье» в обязательном порядке составляется внутренняя опись);
- в дело формируется не более 250 л. документов, толщина дела – не более 4 см.

содержания документов в заголовке дела (использовать максимально возможное количество признаков

заведения дел):
- Вид – автор – содержание
«Приказы генерального директора по основной деятельности»
- План/Отчет – (автор) – содержание – (период: на/за)
«Годовой финансовый план на 2011 год»
«Квартальные отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана на 2011 год»
Вид - содержание
«Журнал регистрации поступающих документов»
- Переписка – корреспондент – территория - содержание
«Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации сотрудников служб ДОУ»
- Документы (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) – содержание – (в скобках – перечисление основных разновидностей документов)
«Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы аттестации)»

заголовков дел):
- Организационные документы самой организации;
-

Распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
Распорядительные документы самой организации;
- Плановые документы (и возможно следующее дело -переписка о составлении этих планов, о формировании этих проектов планов);
Отчетные документы (и возможно следующее дело – переписка о составлении этих отчетов);
Договоры (по видам и степени значимости; и возможно – журнал/БД регистрации договоров, переписка об исполнении этих договоров);
Переписка (по степени значимости вопросов: с вышестоящими органами, с равностоящими организациями и контрагентами, с гражданами, с подведомственными организациями);
Учетные документы;
Регламентирующие документы об организации ДОУ и архива (инструкция, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении документов и дел к уничтожению).

форме на общем бланке организации (по образцу общего бланка) в

виде таблицы (по разделам) со следующими графами:
- Индекс дела
- Заголовок дела (тома, частей)
- Количество дел (томов, частей)
- Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
- Примечание
Графа 3 заполняется только по фактическому количеству заведенных дел в конце года (обычно – в январе следующего календарного года).
В конце года (не позднее января следующего календарного года) оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел организации, которая составляется на основе итоговых записей структурных подразделений и которая подлежит передаче в архив организации (и государственный или муниципальный архив).
Итоговая запись о категориях и количестве дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и лицом, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (с указанием должностей и соответствующих дат).