ОСНОВЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

посредством документов.

ДОКУМЕНТ (лат. «свидетельство, способ доказательства») – материальный объект с

закрепленной информацией, созданный для передачи ее во времени и пространстве.

человека).
Организационная (воздействие на коллективы людей для организации и координации их

деятельности).
Коммуникативная (обеспечение внешних связей предприятий и организаций).
Юридическая (доказательство при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений).
Воспитательная (развитие профессионализма у сотрудников и повышение корпоративной культуры).

и дипломатических отношений.
СПЕЦИФИКА:

осуществление в правовых рамках
соблюдение ролевого амплуа
повышенная ответственность участников

регламентированность
соблюдение делового этикета
запрет на использование нелитературных языковых средств

др.).
2. Личные (заявления, резюме, автобиографии, характеристики и др.)
3. Административные (свидетельства

об аккредитации, положения, инструкции и др.).

к исполнению.

Включают:
Организационные (уставы, штатные расписания, положения о персонале, правила внутреннего

распорядка и др.)

Распорядительные (приказы, распоряжения, указания и др.)

не являются обязательными к исполнению
(акты, протоколы, справки, телеграммы, докладные /

служебные / объяснительные записки и др.)

6. Деловые письма – все документы, которые служат для связи организации с внешними структурами.

требований по разработке и оформлению документов
Виды стандартов:
ГОСТ – межгосударственные
ГОСТ Р

– государственные
ОСТ – отраслевые
СТП – стандарты предприятия

Требования к оформлению документов»
Требования стандарта имеют рекомендательный характер

оформления документов;
2) операций по обработке, учету и хранению документов.
Обеспечивает:
сокращение

количества применяемых документов
типизацию формы документов
повышение качества документов
снижение трудоемкости обработки документов и др.

Постоянные реквизиты приводятся на бланках документов.
Переменные реквизиты наносятся в процессе

составления конкретного документа.

субъекта Российской Федерации
03 – эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)
07 – код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа

– ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 –

место составления или издания документа
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа

– гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
25

– оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в организацию
30 – идентификатор электронной копии документа

реквизитами.
Угловой бланк



Продольный бланк

организации или товарный знак
код организации (ОКПО)
основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица
идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
код документа (ОКУД) по Общероссийскому классификатору управленческой документации
наименование организации
справочные данные об организации (адрес, телефоны, факсы, сайт)

наименование документа, дата, текст, подпись
Реквизиты заявления: адресат, заявитель, наименование документа,

текст, дата, подпись

месяц, год.
Цифровой способ: 19.11.2018
Словесно-цифровой способ: 19 ноября 2018 г.

(года)
«Адресат» оформляется в правом верхнем углу:
Директору НИУ ВШЭ – Пермь
Г.Е. Володиной
«Заголовок к тексту» отражает краткое содержание документа:
О создании аттестационной комиссии (приказ)
О повышении трудовой дисциплины (распоряжение)
О поставке обуви по контракту № 25 (деловое письмо)

в виде соединения этих структур.
Связный текст обычно состоит из двух

частей:
в первой части указывают причины, основания, цели составления документа
во второй части (заключительной) формулируются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др.
Для более четкого представления нескольких решений, выводов и др. используется рубрикация – разбивка текста на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

мм - верхнее  20 мм - нижнее

начинать составлять текст, разработайте его план, обращая внимание на исходные

данные.
Применяйте слова в их прямом значении, старайтесь избегать неоднозначности.
Делайте каждое предложение точным и завершенным.
Используйте одно предложение для выражения только одной мысли.

обращая внимание на ряд моментов:
стиль изложения (с одной стороны,

он не должен быть разговорным, с другой – не должен быть чрезмерно синтаксически сложным)
длину предложения (не более 20 слов)
порядок слов
выбор слов и однозначность их прочтения
избегайте разговорной лексики, просторечия, жаргонизмов, эмоционально-экспрессивных слов, лишних слов

а) грамматику, б) длину текста,
в)

ясность смысла.
Не стоит отправлять ответственный документ сразу после написания: следует выждать не менее 24 часов, затем еще раз перечитать текст, внести правку, если она необходима, и только затем отправить.
Не акцентируйте внимания только на деталях, проверьте весь текст в целом и оцените, правильно ли он составлен с точки зрения стоящей перед вами задачи.

содержания.
Не злоупотребляйте аббревиатурами; при первом употреблении аббревиатуры в тексте письма

дайте ее расшифровку. Например:

Отвод канализационных стоков
от жилых домов по ул. Окулова осуществлялся через канализационную насосную станцию (далее ─ КНС), расположенную на территории бывшего ВКИУ.

рекомендации по их оформлению
http://www.doc-style.ru – все разделы сайта посвящены языку

деловых текстов. Ознакомившись с материалами сайта, вы научитесь составлять любые документы.

16.

Телефоны: (812)343-16-44 (рабочий с 10:00 до 17:00), 89224463533

E-mail: vor122@mail.ru

Дата и

место рождения: 23.02.1967, г. Волхов Ленинградской обл.

Гражданство: Российская Федерация

Семейное положение: Женат. Дети: дочь 1993 г. р., сын 1996 г. р.

Цель: трудоустройство по специальности / получение должности ...

Образование:
2001 г. – курсы по маркетингу предприятий малого бизнеса при учебном центре «Знание», Санкт-Петербург.
2000 г. – курсы английского языка при СПбГУ.
1995 г. – Санкт-Петербургский инженерно-экономический институт, экономический факультет. Диплом экономиста по специальности «Планирование народного хозяйства».

торговля продовольственными товарами). Начальник отдела продаж. Функции: организация продаж, контакты

с розничными торговыми предприятиями, составление договоров, контроль за расчетами.
08.1999 – 03.2000 – ИЧП «ФОБОС» (розничная торговля продовольствием и товарами народного потребления). Коммерческий директор. Функции: закупка товаров и организация их реализации через торговые точки.
11.1995 – 08.1999 – Оптовая база «Ленснабсбыт». Инженер, старший инженер, зам. начальника отдела сбыта продовольственных товаров. Функции: организация закупок продовольствия и его сбыта через сеть магазинов базы.

технической документацией).
Опытный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Access; прикладное

программирование приложений для Excel и Access).
Имею личный автомобиль, водительские права категории B. Опыт вождения 4 года.
Обладаю коммуникабельностью и стрессоустойчивостью. Без вредных привычек.
Сохранил деловые связи с поставщиками продовольственных товаров и торговыми компаниями в различных регионах России и за рубежом.
 Воронин

Заявление

Прошу предоставить мне командировку в Москву, МГУ, для участия в

VI Международном конгрессе «Русский язык: исторические судьбы и современность» с 1 по 5 марта 2019 г.
Мой доклад на тему «Динамические процессы в функциональных стилях» включен в программу конгресса (приглашение прилагаю).
Прошу оплатить авиаперелет Пермь – Москва – Пермь, проживание (4 ночи) и суточные (5 суток).

15.02.2019 Баженова

записка

Я, Сидоров Иван Иванович, был вынужден 12.11.2018 пропустить две лекции

и семинар по демографии в связи с тем, что по дороге в университет взялся помочь пожилой женщине перейти дорогу. Женщина пожаловалась на то, что ей тяжело нести сумку с продуктами, и я донес ей сумку до дома. По дороге она посетовала, что у нее грязно, так как некому убраться, а самой здоровье не позволяет. Я не смог остаться равнодушным и прибрался в ее квартире. Во время уборки старушка сказала, что ей тяжело дойти до врача, а сердце барахлит и ее одолевают нехорошие предчувствия. Мы пошли с ней в поликлинику, где, отсидев длинную очередь, посетили доктора.
В связи с вышеописанными событиями я не смог присутствовать в этот день на лекциях и семинаре.
Записку от врача о том, что я сопровождал бабушку, прилагаю как свидетельство.
 
15.11.2018 Сидоров

А.П. Куликову

Служебная записка

О премировании менеджера Родионова И.С.

Ставлю

Вас в известность, что менеджером Родионовым Игорем Сергеевичем досрочно (за две недели) и с высоким качеством выполнена месячная норма продажи товара. И.С.Родионов зарекомендовал себя как ответственный и квалифицированный работник, добросовестно выполняющий свои служебные обязанности.
В связи с вышеизложенным прошу премировать И.С.Родионова денежной премией в размере одного оклада.
Данные о продажах И.С.Родионова прилагаю.

Начальник отдела продаж Митрофанов М.А. Митрофанов

18.11.2018

т.д. другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному

лицу и подписана одним лицом (такое лицо выступает в этом случае как юридическое, а не частное).

адресов

в виде стандартных текстов
имеют четкую структуру
Нерегламентированные
не имеют жесткой структуры
представляют собой

авторский текст

ОТПРАВИТЕЛЯ
ПРИВЕДЕНИЕ ССЫЛКИ
3. Основная часть
ИЗЛОЖЕНИЕ СУТИ ОБРАЩЕНИЯ

4. Заключение

ЭТИКЕТНАЯ ФРАЗА

элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом,

сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

платежа ...
В связи с неполучением счета-фактуры ...
Ввиду несоответствия Ваших действий

ранее принятым договоренно­стям ...
Ввиду задержки получения груза...
Вследствие изменения цен на энергоносители...
Учитывая социальную значимость объекта ...
Поскольку оптовые цены выросли на 5%, просим Вас ...
В связи с переходом на новый график работы...

Для согласования спорных вопросов ...
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей

организации в СМИ...
В целях безопасности прохождения груза ...
В ответ на Ваш запрос ...
Во избежание конфликтных ситуаций...
В целях ознакомления с продукцией нашего предприятия высылаем Вам каталог товаров…

рассмотреть наше предложение ...
Просим подтвердить получение груза ...
Предлагаем в счет

взаимных поставок на 2019 год ...
На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем...
Направляем вам протокол согласований...
Подтверждаем получение партии...

отношения и поведение индивидов
в совместной производственной деятельности в соответствии

с их статусом

коллеги!
Уважаемый Председатель Законодательного Собрания!
Дорогая Ирина Петровна!
Глубокоуважаемый / Многоуважаемый Николай Васильевич!

на будущее взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса).

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Мы признательны Вам за...
С наилучшими пожеланиями (подпись)
С надеждой на сотрудничество (подпись)
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в его реализации.
Искренне Ваш (подпись)
С уважением (подпись)

имеет прочные позиции на рынке компьютерных технологий, мы хотим Вам

предложить ...
Так как Ваша организация является крупнейшим поставщиком ВАЗа, мы хотим заключить с вами договор о ...
этикетные формулы:
Имеем честь предложить Вам…
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за оказанную услугу.

Директору рекламного
агентства "Прайм-тайм"
С.А.ШЛЯПИНУ
Предложение о размещении рекламы

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить Вашему агентству заключить с нами договор о проведении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой продукции (хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера).
Сроки проведения рекламной компании — I квартал 2014 года.
Условия сделки — предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.
Наш адрес: ...

«Чистый родник» занимается доставкой в офисы питьевой воды в 20-литровых

пластиковых канистрах по цене 150 руб. за штуку. Мы хотели бы заключить с Вашей организацией договор на постоянное обслуживание нашего офиса.
Сообщите номер счета и отделение банка, в который следует перечислить деньги за оказываемые услуги.

По контракту № 24 от 17.10.2017 Ваше предприятие должно

было поставить товар не позднее 01.09.20018. Однако в нарушение п. 4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня.
На основании п. 5.4 контракта наша организация начисляет Вам пени в размере ... руб.
Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет № ... в Инкомбанке.
В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуждены обратиться в арбитраж.

Приложение: Акт приема товаров от 23.09.2018.

Директор (подпись) (расшифровка подписи)