PARTS OF A BUSINESS LETTER

на ней своим адресом, номер(а) телефона, имя служащего или лица,

с которым ведется переписка.

Если на бланке нет напечатанного адреса отправителя, то он располагается в верхнем правом углу письма или посередине .
Состоит из названия компании, адреса, телефонных номеров , электронного адреса

Capital Supplies
8995 Camden Rd. • Williamsburg, WI 63094

17th April 20__
Более распространенный
вариант

& Associates

459 Third Avenue

New York, New York 10017

USA
Имя, фамилия, должность

Отдел

компании (если есть)

Название компании

Номер дома, название улицы

Город, штат (провинция, край и т.д.) индекс

Страна

записывают в алфавитном порядке, каждая фамилия должна располагаться на отдельной

строке.

Ms. Joan Sample
Mr. Norm Zuefle

INSIDE ADDRESS

квартиры (Apt. / Flat) указывается после названия улицы, данные располагаются

на одной строке, разделяются запятой.

Если необходимо указать и название улицы и номер абонентского ящика:

6571 Duluth, Suite 407
Michigan City, Michigan 49254

973 West Ontario, Apt. 14
Miami, Florida 33139

STREET ADDRESSES AND P.O. BOX NUMBERS - улицы и абонентские ящики

Ace Hardware
260 Central Avenue
P.O. Box 117
Rosemont, Illinois 60018

Ace Hardware
P.O. Box 117
260 Central Avenue
Rosemont, Illinois 60018

словами, цифры больше 10 – цифрами.

Необходимо поставить дефис между номером

дома и названием улицы, если в ее состав входит цифра.

STREET ADDRESSES AND P.O. BOX NUMBERS - улицы и абонентские ящики

Sixth Avenue

33rd Street

1435 – 33rd Street

выделить кому конкретно адресовано письмо в компании
Personal and Confidential (Personal

/ Confidential)
Лично и Конфиденциально пишется только заглавными буквами и подчеркивается, ставится перед адресом получателя.

Personal and Confidential

Ms. Jane Purdy, Vice President
Trust Department
First National Bank of Atlanta
900 Grove Street
Atlanta, Georgia 30319

адреса получателя.
Personnel Department
Western Utilities, Inc.
817 West Main Street
Denver, Colorado 80061

Attention:

Reena Culver, Data Processor

упрощенных форматах где нет приветствия, тремя строками ниже адреса отправителя.
Mr.

Earl Jacobs, Sales Manager
Merchant’s Restaurant
633 South Dearborn
Leland, Kansas 67073



Subject: Delivery of red snapper catch

REFERENCE LINES
ссылки

в последующей корреспонденции. Номер ссылки (шифр документа) располагается четырьмя строками

ниже даты. Обычно здесь ссылаются на документы, заказы на товары, заказы на поставку и т.д.

Letterhead

February 4, 200__


Reference: P.O. #46-555-02
Our File Ref: Invoice #701

REFERENCE LINES
ссылки

Frank:

Dear Sir or Madam:


Dear Sir (Sirs):
Dear Madam:
Ladies and Gentlemen:
Если имя

и/или фамилия известны


Если неизвестен пол получателя письма.

Если имя и/или фамилия неизвестны.

пол получателя можно использовать:

на две-три части, даже если оно короткое.
Первый параграф
Это обычно короткий

параграф, так как при чтении длинного, получатель может потерять терпение.
Начните с информации, которая привлечет внимание. Можно сослаться на предыдущее письмо, документ или контактное письмо. Употребите “you” в этом параграфе.

Сформулируйте цель письма

произошло или какой информацией владеете.
Этот параграф показывает какой вы информацией

владеете или что хотите, чтобы получатель выполнил. Необязательно, чтобы это был продуманный параграф, но у читающего должна быть вся нужная информация. Если информации много, разбейте ее на короткие параграфы, составьте список или сошлитесь на вложение к письму. Можно подчеркнуть дополнительную информацию, чтобы привлечь внимание читающего к ключевым моментам. Письмо следует выстроить таким образом, чтобы это помогло получателю понять что делать.

или благодарность читателю за ответ
завершение письма
В письме в другую

страну здесь можно обратить внимание читающего на самый важный вопрос или описать все ключевые моменты в одном предложении.

Обычно это короткий параграф. В зависимости от цели письма, оно может выполнять три задачи:

требуют ответа, таких как письма с предложением о погашении задолженности,

составитель определяет действие, которое должно быть выполнено получателем. В этой части письма читателю указывают что делать и в какие сроки. Задачи должны быть сформулированы точно, а не расплывчато.

благодарность получателю письма
В некоторых письмах просто благодарят получателя за внимание или ответ.

Smith, Director
Terrance Trucking
P.O. Box 4440
Houston, TX 34598-4440
Dear Mr. Smith:
Thank

you for your conscientious service. All 15 of your last shipments have arrived undamaged. We have never contracted with a supplier with as fine a record as yours. We appreciate the extra effort it takes to ship our order intact and on time.

Ted McCracken and Bob Smiley have delivered these shipments to our loading dock supervisor. I have attached copies of logs for your review. Note that the unloading time is approximately half of that from other shippers for a similar load. Ted and Bob frequently help our crew unload the crates. This additional service always comes with an exchange of jokes. Our crew collects laughs to compete with your drivers!

Doing business with your organization is a pleasure. You save us money by eliminating shipping waste and time by providing efficient drivers. Please accept the enclosed certificates of merit to Terrance Trucking, Ted and Bob, with our appreciation. We are confident in referring our customers and vendors to Terrance Trucking for their shipping needs.

Sincerely,


Cala Reginald
CLR:mjk
Enc. (10)

Сформулируйте цель письма

Объясните что хотите, чтобы произошло или какой информацией владеете

заявка на выполнение работ, завершение письма или благодарность читателю за ответ

имя и фамилия, письмо должно заканчиваться:
Sincerely yours
Yours sincerely
Если имя и

фамилия неизвестны, а в приветствии были употреблены Dear Sir/Madam, то письмо заканчивается:

Yours faithfully

Если вложено несколько документов, либо перечислите их списком либо укажите

их количество в скобках. Если необходимо, чтобы некоторые документы были возвращены, укажите please return в письме после названия документа.

Sincerely,

Josef T. Crane
Josef T. Crane


Encl: (3)

письма, напишите “Copy to”, “Copies to” or “cc” (carbon copy

копия) и укажите имена и фамилии тех, кто получит их.
Если необходимо скрыть от получателя, кто еще получит копию письма, напишите bcc: (Blind Carbon Copy рассылка первых экземпляров, или копий), но только на копиях. При этом получателю BCC недоступен весь список адресатов рассылки. В общем случае - рассылка первых экземпляров или копий без уведомления получателя о других адресатах.

Helen C. LeFleur
Helen C. LeFleur
Manager


cc: Ms. Alice Walker
Mr. Hanley Edwards