Разделы презентаций


PARTS OF A BUSINESS LETTER

Содержание

HEADING OR LETTERHEADШапка письмаОбычно компании используют почтовую бумагу с напечатанным на ней своим адресом, номер(а) телефона, имя служащего или лица, с которым ведется переписка.Если на бланке нет напечатанного адреса отправителя, то

Слайды и текст этой презентации

Слайд 1PARTS OF A BUSINESS LETTER
Кафедра Западноевропейских языков

Преподаватель Смирнова О.В

PARTS OF A BUSINESS LETTERКафедра Западноевропейских языковПреподаватель Смирнова О.В

Слайд 2HEADING OR LETTERHEAD
Шапка письма
Обычно компании используют почтовую бумагу с напечатанным

на ней своим адресом, номер(а) телефона, имя служащего или лица,

с которым ведется переписка.

Если на бланке нет напечатанного адреса отправителя, то он располагается в верхнем правом углу письма или посередине .
Состоит из названия компании, адреса, телефонных номеров , электронного адреса

Capital Supplies
8995 Camden Rd. • Williamsburg, WI 63094

HEADING OR LETTERHEADШапка письмаОбычно компании используют почтовую бумагу с напечатанным на ней своим адресом, номер(а) телефона, имя

Слайд 3DATELINE
Дата
April 17 20__
April 17, 20__


17 April 20__

17th April 20__
Более распространенный
вариант

DATELINEДата April 17 20__ April 17, 20__ 17 April 20__ 17th April 20__Более распространенныйвариант

Слайд 4INSIDE ADDRESS
Адрес получателя
Mr. Alfred McKenna, Treasurer

Finance and Accounting Department

Warren, Hanson

& Associates

459 Third Avenue

New York, New York 10017

USA
Имя, фамилия, должность

Отдел

компании (если есть)

Название компании

Номер дома, название улицы

Город, штат (провинция, край и т.д.) индекс

Страна
INSIDE ADDRESSАдрес получателяMr. Alfred McKenna, TreasurerFinance and Accounting DepartmentWarren, Hanson & Associates459 Third AvenueNew York, New York

Слайд 5Если нужно адресовать письмо нескольким людям в компании, их имена

записывают в алфавитном порядке, каждая фамилия должна располагаться на отдельной

строке.

Ms. Joan Sample
Mr. Norm Zuefle

INSIDE ADDRESS

Если нужно адресовать письмо нескольким людям в компании, их имена записывают в алфавитном порядке, каждая фамилия должна

Слайд 6INSIDE ADDRESS
номер комнаты в гостинице (suite или room) или

квартиры (Apt. / Flat) указывается после названия улицы, данные располагаются

на одной строке, разделяются запятой.

Если необходимо указать и название улицы и номер абонентского ящика:

6571 Duluth, Suite 407
Michigan City, Michigan 49254

973 West Ontario, Apt. 14
Miami, Florida 33139

STREET ADDRESSES AND P.O. BOX NUMBERS - улицы и абонентские ящики

Ace Hardware
260 Central Avenue
P.O. Box 117
Rosemont, Illinois 60018

Ace Hardware
P.O. Box 117
260 Central Avenue
Rosemont, Illinois 60018

INSIDE ADDRESS номер комнаты в гостинице (suite или room) или квартиры (Apt. / Flat) указывается после названия

Слайд 7INSIDE ADDRESS
Если в названии улицы есть цифра, то 1-10 прописываются

словами, цифры больше 10 – цифрами.

Необходимо поставить дефис между номером

дома и названием улицы, если в ее состав входит цифра.

STREET ADDRESSES AND P.O. BOX NUMBERS - улицы и абонентские ящики

Sixth Avenue

33rd Street

1435 – 33rd Street

INSIDE ADDRESSЕсли в названии улицы есть цифра, то 1-10 прописываются словами, цифры больше 10 – цифрами.Необходимо поставить

Слайд 8REFERENCE LINES
ссылки
Используется для привлечения внимания к теме письма или, чтобы

выделить кому конкретно адресовано письмо в компании
Personal and Confidential (Personal

/ Confidential)
Лично и Конфиденциально пишется только заглавными буквами и подчеркивается, ставится перед адресом получателя.

Personal and Confidential

Ms. Jane Purdy, Vice President
Trust Department
First National Bank of Atlanta
900 Grove Street
Atlanta, Georgia 30319

REFERENCE LINESссылкиИспользуется для привлечения внимания к теме письма или, чтобы выделить кому конкретно адресовано письмо в компанииPersonal

Слайд 9REFERENCE LINES
ссылки
После “Attention” (Внимание) ставится двоеточие, не подчеркивается, пишется ниже

адреса получателя.
Personnel Department
Western Utilities, Inc.
817 West Main Street
Denver, Colorado 80061

Attention:

Reena Culver, Data Processor
REFERENCE LINESссылкиПосле “Attention” (Внимание) ставится двоеточие, не подчеркивается, пишется ниже адреса получателя.Personnel DepartmentWestern Utilities, Inc.817 West Main

Слайд 10“Subject” (тема письма) помещается двумя строками ниже приветствия или, в

упрощенных форматах где нет приветствия, тремя строками ниже адреса отправителя.
Mr.

Earl Jacobs, Sales Manager
Merchant’s Restaurant
633 South Dearborn
Leland, Kansas 67073



Subject: Delivery of red snapper catch

REFERENCE LINES
ссылки

“Subject” (тема письма) помещается двумя строками ниже приветствия или, в упрощенных форматах где нет приветствия, тремя строками

Слайд 11В некоторых письмах ссылки указывают для того, чтобы использовать информацию

в последующей корреспонденции. Номер ссылки (шифр документа) располагается четырьмя строками

ниже даты. Обычно здесь ссылаются на документы, заказы на товары, заказы на поставку и т.д.

Letterhead

February 4, 200__


Reference: P.O. #46-555-02
Our File Ref: Invoice #701

REFERENCE LINES
ссылки

В некоторых письмах ссылки указывают для того, чтобы использовать информацию в последующей корреспонденции. Номер ссылки (шифр документа)

Слайд 12SALUTATION
Формы приветствия
Dear Ms. (or Miss or Mrs.) Culver:
Dear Mr. Jacobs:
Dear

Frank:

Dear Sir or Madam:


Dear Sir (Sirs):
Dear Madam:
Ladies and Gentlemen:
Если имя

и/или фамилия известны


Если неизвестен пол получателя письма.

Если имя и/или фамилия неизвестны.
SALUTATIONФормы приветствияDear Ms. (or Miss or Mrs.) Culver:Dear Mr. Jacobs:Dear Frank:Dear Sir or Madam:Dear Sir (Sirs):Dear Madam:Ladies

Слайд 13SALUTATION
Dear Personnel Director:

To Whom It May Concern:
Если должность известна

Если неизвестен

пол получателя можно использовать:

SALUTATIONDear Personnel Director:To Whom It May Concern:Если должность известнаЕсли неизвестен пол получателя можно использовать:

Слайд 14BODY OF THE LETTER
Основной текст письма
Лучше всего разбить текст письма

на две-три части, даже если оно короткое.
Первый параграф
Это обычно короткий

параграф, так как при чтении длинного, получатель может потерять терпение.
Начните с информации, которая привлечет внимание. Можно сослаться на предыдущее письмо, документ или контактное письмо. Употребите “you” в этом параграфе.

Сформулируйте цель письма

BODY OF THE LETTERОсновной текст письмаЛучше всего разбить текст письма на две-три части, даже если оно короткое.Первый

Слайд 15BODY OF THE LETTER
Основной текст письма
Второй параграф
Объясните что хотите, чтобы

произошло или какой информацией владеете.
Этот параграф показывает какой вы информацией

владеете или что хотите, чтобы получатель выполнил. Необязательно, чтобы это был продуманный параграф, но у читающего должна быть вся нужная информация. Если информации много, разбейте ее на короткие параграфы, составьте список или сошлитесь на вложение к письму. Можно подчеркнуть дополнительную информацию, чтобы привлечь внимание читающего к ключевым моментам. Письмо следует выстроить таким образом, чтобы это помогло получателю понять что делать.
BODY OF THE LETTERОсновной текст письмаВторой параграфОбъясните что хотите, чтобы произошло или какой информацией владеете.Этот параграф показывает

Слайд 16BODY OF THE LETTER
Третий параграф
заявка на выполнение работ, завершение письма

или благодарность читателю за ответ
завершение письма
В письме в другую

страну здесь можно обратить внимание читающего на самый важный вопрос или описать все ключевые моменты в одном предложении.

Обычно это короткий параграф. В зависимости от цели письма, оно может выполнять три задачи:

BODY OF THE LETTERТретий параграфзаявка на выполнение работ, завершение письма или благодарность читателю за ответ завершение письмаВ

Слайд 17BODY OF THE LETTER
Третий параграф
заявка на выполнение работ
В письмах, которые

требуют ответа, таких как письма с предложением о погашении задолженности,

составитель определяет действие, которое должно быть выполнено получателем. В этой части письма читателю указывают что делать и в какие сроки. Задачи должны быть сформулированы точно, а не расплывчато.

благодарность получателю письма
В некоторых письмах просто благодарят получателя за внимание или ответ.
BODY OF THE LETTERТретий параграфзаявка на выполнение работВ письмах, которые требуют ответа, таких как письма с предложением

Слайд 18Capital Supplies
8995 Camden Rd. • Williamsburg, WI 63094
October 2, 20XX
Lance

Smith, Director
Terrance Trucking
P.O. Box 4440
Houston, TX 34598-4440
Dear Mr. Smith:
Thank

you for your conscientious service. All 15 of your last shipments have arrived undamaged. We have never contracted with a supplier with as fine a record as yours. We appreciate the extra effort it takes to ship our order intact and on time.

Ted McCracken and Bob Smiley have delivered these shipments to our loading dock supervisor. I have attached copies of logs for your review. Note that the unloading time is approximately half of that from other shippers for a similar load. Ted and Bob frequently help our crew unload the crates. This additional service always comes with an exchange of jokes. Our crew collects laughs to compete with your drivers!

Doing business with your organization is a pleasure. You save us money by eliminating shipping waste and time by providing efficient drivers. Please accept the enclosed certificates of merit to Terrance Trucking, Ted and Bob, with our appreciation. We are confident in referring our customers and vendors to Terrance Trucking for their shipping needs.

Sincerely,


Cala Reginald
CLR:mjk
Enc. (10)

Сформулируйте цель письма

Объясните что хотите, чтобы произошло или какой информацией владеете

заявка на выполнение работ, завершение письма или благодарность читателю за ответ

Capital Supplies8995 Camden Rd. • Williamsburg, WI 63094October 2, 20XXLance Smith, DirectorTerrance TruckingP.O. Box 4440Houston, TX 34598-4440

Слайд 19COMPLIMENTARY CLOSE
слова перед подписью в письме
Если в приветствии были указаны

имя и фамилия, письмо должно заканчиваться:
Sincerely yours
Yours sincerely
Если имя и

фамилия неизвестны, а в приветствии были употреблены Dear Sir/Madam, то письмо заканчивается:

Yours faithfully

COMPLIMENTARY CLOSEслова перед подписью в письмеЕсли в приветствии были указаны имя и фамилия, письмо должно заканчиваться:Sincerely yoursYours

Слайд 20COMPLIMENTARY CLOSE
слова перед подписью в письме

COMPLIMENTARY CLOSEслова перед подписью в письме

Слайд 21ENCLOSURE LINE
Вложения
“Enclosures” или “Encl.” указывается слева двумя строками ниже подписи.

Если вложено несколько документов, либо перечислите их списком либо укажите

их количество в скобках. Если необходимо, чтобы некоторые документы были возвращены, укажите please return в письме после названия документа.

Sincerely,

Josef T. Crane
Josef T. Crane


Encl: (3)

ENCLOSURE LINEВложения“Enclosures” или “Encl.” указывается слева двумя строками ниже подписи. Если вложено несколько документов, либо перечислите их

Слайд 22COPIES LINE
Копии
Если нужно, чтобы получатель знал, кто еще получит копию

письма, напишите “Copy to”, “Copies to” or “cc” (carbon copy

копия) и укажите имена и фамилии тех, кто получит их.
Если необходимо скрыть от получателя, кто еще получит копию письма, напишите bcc: (Blind Carbon Copy рассылка первых экземпляров, или копий), но только на копиях. При этом получателю BCC недоступен весь список адресатов рассылки. В общем случае - рассылка первых экземпляров или копий без уведомления получателя о других адресатах.

Helen C. LeFleur
Helen C. LeFleur
Manager


cc: Ms. Alice Walker
Mr. Hanley Edwards

COPIES LINEКопииЕсли нужно, чтобы получатель знал, кто еще получит копию письма, напишите “Copy to”, “Copies to” or

Обратная связь

Если не удалось найти и скачать доклад-презентацию, Вы можете заказать его на нашем сайте. Мы постараемся найти нужный Вам материал и отправим по электронной почте. Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли вопросы или пожелания:

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Что такое TheSlide.ru?

Это сайт презентации, докладов, проектов в PowerPoint. Здесь удобно  хранить и делиться своими презентациями с другими пользователями.


Для правообладателей

Яндекс.Метрика