Понятие унифицированной системы документации Проектирование унифицированной системы документации ЭИС

форм первичных документов
Особенности проектирования форм документов результатной информации

методология и современные технологии: Учебное пособие / В.П. Романов, Н.З.

Емельянова, Т.Л. Партыка. – М.: «Экзамен», 2005. – с. 66-72

ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом.

Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

и материального носителя и обладающий следующими свойствами:
полифункциональности, поскольку документ может

предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;

подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.
Система документации — это совокупность

взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом.

воспроизводства (производство, торговля и т.д.);
уровень управления (государственный уровень, уровень министерства,

уровень объединений, предприятий и организаций);
принадлежность к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления);
отношение к экономической системе (внешние и внутренние);
отношение к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые);

документы);
способ заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации

заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть — с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью компьютера);
способ чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентиро-ванные документы, машиночитаемые документы);
периодичность (годовые, квартальные, месячные);
срочность (срочные, несрочные).

стандартизации документов;
введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и

новых информационных технологий их обработки.

документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию,

необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом.
По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на:
межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны,
отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли,
системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

документация;
проектная документация по капитальному строительству;
плановая документация;
статистическая отчетность;
первичная учетная документация;
финансовая первичная

и отчетная документация;

документация;
документация по материально-техническому снабжению;
документация по ценообразованию и торговле.

их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
содержать полную информацию, необходимую для

оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
ориентироваться на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
обеспечивать информационную совместимость ЭИС различных уровней;
все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

в ЭИС проектировщик должен решать следующие проблемы:
спроектировать и унифицировать

новые документы;
отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений;
выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

документов;
унификация всей системы документации;
разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу

пользователей с системой документации.

состава результатных показателей» зависит от того, какие формы документов проектируются.

Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных.
При выполнении второй работы «Определение состава первичных показателей» выявляется полный состав первичных — исходных показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

содержание форм результатных документов и форм первичных документов.
Разбиение показателей

по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей.
Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным.

близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений

реквизитного состава этих показателей.

Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или

А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи результатной информации зависят от характера решаемой задачи.
Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или на принтер.
При решении задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран.
В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

выбирается способ нанесения информации, который зависит от того, как считывается

информация с первичного документа:
визуальным способом,
автоматическим.
Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ.

проектируемого документа

На втором этапе проектирования выполняются работы по унификации

всех документов, включая вновь созданные и уже существующие.

по функциональным подсистемам,
выявить характеристики документов (периодичность составления, тип задач,

адресат, количество показателей, частота использования),
исключить из первичных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в компьютер,
ввести единую терминологию путем составления словаря (тезауруса),
установить единые единицы измерения,
провести классификацию и кодирование документов, реквизитного состава документов,
уточнить используемые формы и построить единые формы документов.

передачи, использования и хранения документов,
схемы документооборота, отражающие все операции,

выполняемые над документами, и подразделения, в которых они выполняются, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.

неизбыточность и полнота информации для решения задач,
высокая достоверность и

своевременность собираемой информации.
первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработки данных на компьютере.

постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;
отсутствие дублирования показателей

в документах;
выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;
выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;

предшествовать младшим (например, наименование предприятия, наименование цеха, номер участка);
согласование последовательности

реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране компьютера и в файлах.

выполняется в следующей последовательности:
определение полного реквизитного состава каждого документа;
классификация реквизитов:

однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители;
установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов;
выбор какой-либо формы первичного документа;

соответствии с проведенной классификацией;
выполнение расчета размеров документа по вертикали и

горизонтали с учетом размера полей;
выбор формата бумажного носителя;
построение эскиза документа соответствующей формы;
выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель;
редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.

в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого

реквизита, и они располагаются по горизонтали.
Анкетная форма (б) используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали.
Табличная форма (в) используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

форму, из трех зон:
заголовочной, предназначенной для однозначных реквизитов, включающей группу

справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке;
содержательной, включающей группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, группу справочных признаков (1), совокупность группировочных признаков (2) и группу реквизитов-оснований (3);
оформительной, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

требованиям:
полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные

(исходные) и результатные показатели;
количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

предоставляемой информации;
хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного

текста шапок документов);
отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

однозначные, т.е. имеющие одно значение на документе, и многозначные, имеющие

несколько значений в документе;
выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;
выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований — к результатным, а среди результатных — размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны

вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Принципы построения результатных документов:

— на справочные и группировочные; реквизитов-оснований — на первичные и

результатные, а результатных оснований — по степеням итогов;
выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа);

в табличной зоне (Lдок) с учетом пробелов между реквизитами и

разделительных линий граф по формуле:

Последовательность построения результатных документов

Lдок = L1 + L2 + … + Li + … + Ln + krd,
где L — длина i-гo реквизита (i = 1 - n);
к — число колонок в таблице;
d — число пробелов между колонками;
r — толщина разделительной линии колонки.

принтера (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов

таблицы осуществляется с использованием методов:
вынос итоговых колонок в итоговые строки;
перенос неуместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).
При этом осуществляется выделение в правой части первой зоны специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).