дел и документов. Формы описи.
2. Объект описание описи
3. Описательная статья
описи.4. Дифференцированный подход к составлению описи.
5. Этапы составления описи.
Разделы презентаций
- Разное
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Составление архивных описей
Содержание
- 1. Составление архивных описей
- 2. Общие понятия об описи. Этапы ее составленияПЛАН1.
- 3. Опись дел и документов – архивный справочник,
- 4. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи,
- 5. Опись – это перечень описательных статей, расположенных
- 6. Описательная статья представляет собой набор обязательных и
- 7. 4. крайние даты документов в единицы хранения5.
- 8. 8. степень полноты документов9. внешние особенности10. аннотация
- 9. Реквизиты описательной статьи можно разделить на идентификационные
- 10. интеллектуальные раскрывают историю формирования и хранения единицы
- 11. примерыПисьмо Давыдова Дениса Михайловича Бахметьеву Алексею Николаевичу
- 12. ЭТАПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ1. изучить литературу и источники
- 13. Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям
- 14. НоминальногоКорреспондентскогоГеографическогоАвторского
- 15. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы
- 16. Образец описиНаименование организацииОпись дел постоянного срока храненияУТВЕРЖДЕНОПротокол ЭПК архивного учрежденияот ______№_____
- 17. В опись внесено ____________________________
- 18. Методика описания дел на основе стандартизованных элементов
- 19. Методика составления заголовка единицы хранения как основного
- 20. примерыДело о работе Пензенской областной организации общества
- 21. продолжениеЖурнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без
- 22. продолжениеНаказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки
- 23. Особенности составления описей единиц хранения по личному
- 24. - приказы, распоряжения по личному составу;- лицевые
- 25. На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются
- 26. Справочный аппарат описи, требования к его составлениюВключает:Титульный листСодержаниеПредисловиеСписок сокращенных словПереводные таблицы шрифтов
- 27. ПредисловиеПредисловие может составляться как общее ко всем
- 28. Продолжениеее основные изменения; название организации-преемницы.При написании предисловия
- 29. Список сокращенных словОсновное назначение – сократить объем
- 30. Титульный лист архивной описи_____________________________________(название государственного архива)_______________________________________(название фонда)Фонд № ______Архивная опись №___________________________________(название описи)___________________________(крайние даты документов)
- 31. Скачать презентанцию
Общие понятия об описи. Этапы ее составленияПЛАН1. Понятие об описи дел и документов. Формы описи.2. Объект описание описи3. Описательная статья описи.4. Дифференцированный подход к составлению описи.5. Этапы составления описи.
Слайды и текст этой презентации
Слайд 2Общие понятия об описи. Этапы ее составления
ПЛАН
1. Понятие об описи
дел и документов. Формы описи.
описи.4. Дифференцированный подход к составлению описи.
5. Этапы составления описи.
Слайд 3Опись дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия
состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда
и их учета.
Слайд 4Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа заверителя и
справочного аппарата к описи.
Объектом описания в описи выступает единица хранения.
Слайд 5Опись – это перечень описательных статей, расположенных в порядке их
валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации
Слайд 6Описательная статья представляет собой набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов)
описания единиц хранения (единицы учета).:
1. порядковый номер
2. делопроизводственный индекс
3. заголовок
единицы хранения
Слайд 74. крайние даты документов в единицы хранения
5. количество листов в
единице хранения
6. указание на подлинность (копийность) документов
7. способ воспроизведения документов
Слайд 88. степень полноты документов
9. внешние особенности
10. аннотация документов единицы хранения.
К
обязательным реквизитам описания относятся: №1,3,4,5.
К дополнительным - №2,6,7,8,9,10.
Слайд 9Реквизиты описательной статьи можно разделить на идентификационные (порядковый номер, делопроизводственный
индекс, крайние даты документов, количество листов в единицы хранения)
Слайд 10интеллектуальные раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав
и содержание (заголовок дела, указание на подлинность, способ воспроизведения, степень
полноты документа, внешние особенности единицы хранения, аннотация документов.
Слайд 11примеры
Письмо Давыдова Дениса Михайловича Бахметьеву Алексею Николаевичу о жизни в
деревне. Подлинник.
Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского
хозяйства.Репродукции картин русских художников XVIII-ХХ вв. Фотокопии. цв. литографии.
Симонов К.М. «Русский вопрос». Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-ого действия.
Слайд 12ЭТАПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ
1. изучить литературу и источники о фонде
2. просмотреть
документы фонда с целью ознакомления с их составом
3. разработать первоначальную
схему систематизации единиц хранения
Слайд 13Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится
с учетом следующих признаков:
Структурного
Хронологического
Функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного
Слайд 15Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе
признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи.
Каждая опись
должна быть оформлена на бланках утвержденной формы.
Слайд 16Образец описи
Наименование организации
Опись дел постоянного срока хранения
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от
______№_____
Слайд 17В опись внесено ____________________________
(цифрами и прописью)
с №____________ по №____________
Наименование должности
Составителя описи
Руководитель архива
дата
Слайд 18Методика описания дел на основе стандартизованных элементов описания
ПЛАН
Методика составления заголовка
единицы хранения как основного элемента описания.
Применение дифференцированного подхода к составлению
заголовка.Требования к методики составления заголовка.
Методика составления структурированного заголовка.
Аннотирование документов при описании единицы хранения.
Особенности описания особо ценных документов, документов по личному составу, личного происхождения и др.
Слайд 19Методика составления заголовка единицы хранения как основного элемента описания.
Основным элементов
описания единицы хранения является заголовок единицы хранения. Он должен быть
регламентирован и унифицирован, описание документов должно быть строго упорядоченным.
Слайд 20примеры
Дело о работе Пензенской областной организации общества «Знание» (протоколы заседаний,
решения, отчеты правления, финансовая документация и др.) за 1980 г.
Дело
по иску Макаровой Л.И. К Макарову Г.Е. о взыскании алиментов.Переписка заместителя наркома просвещения РСФСР Крупской Н.К. с работниками народного образования по вопросам политехнизации школы за 1922 г.
Документы о работе Серафимовича А.С. В Союзе писателей СССР (членский билет писателя, записи выступления Серафимовича А.С. на совещании писателей, проект устава Союза и др.)
Слайд 21продолжение
Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица.
Реестр
для регистрации нотариальных действий.
Книга учета членов колхоза и их семей.
Приказы
№1-95 директора института по основной деятельности за 1980 г. Подлинники.Отчеты отделов института о научно-исследовательской работе за 1987 г.
Слайд 22продолжение
Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки об их выполнении.
Документы
о работе комиссии по выборам в поселковый Совет народных депутатов
(протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, анализы, информационные справки, аналитические обзоры).Статистический отчет по труду за 1985 г. (ф. №1-т)
Слайд 23Особенности составления описей единиц хранения по личному составу
На документы по
личному составу малочисленной организации может составляться одна опись на все
виды документов по личному составу, расположенных в следующей последовательности их номинальных признаков:
Слайд 24- приказы, распоряжения по личному составу;
- лицевые счета
- списки личного
состава
- карточки по учету личного состава
- личные дела
- невостребованные личные
документы работников предприятия- акты о несчастных случаях
Слайд 25На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на
группы документов:
1) приказы по личному составу
2) карточки по учету и
списки личного состава3) личные дела
4) лицевые счета
5) невостребованные подлинные документы
6) акты о несчастных случаях
Слайд 26Справочный аппарат описи, требования к его составлению
Включает:
Титульный лист
Содержание
Предисловие
Список сокращенных слов
Переводные
таблицы шрифтов
Слайд 27Предисловие
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так
и к отдельной описи.
Предисловие составленное ко всем описям фонда, включает:
Историю
фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям. (основано на дифференцированном подходе).Предисловие может быть более простым по структуре: даты возникновения и ликвидации организации; название организации-предшественницы, основные функции и структуру организации;
Слайд 28Продолжение
ее основные изменения; название организации-преемницы.
При написании предисловия используются законодательные источники,
справочная и научная историческая литература, официальные издания организации, дело фонда,
документы фонда, учетные документы, научно-справочный аппарат архива, историческая справка к конкретному фонду.В последней части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи. Подписывается составителем и помещается в начале описи после содержания.
Слайд 29Список сокращенных слов
Основное назначение – сократить объем и провести унификацию
приемов описания как в тексте самой описи, так и в
справочном аппарате к ней. Вносятся все сокращения слов, кроме общепринятыхВ списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тире дается их полное обозначение.
Слайд 30Титульный лист архивной описи
_____________________________________
(название государственного архива)
_______________________________________
(название фонда)
Фонд № ______
Архивная опись
№________
___________________________
(название описи)
___________________________
(крайние даты документов)
