Слайд 1ГБПОУ города Москвы «Спортивно-педагогический колледж» Департамента спорта и туризма города
Москвы
Презентация
“Работа с документами, как важнейшая обслуживающая функция управления”
Выполнил: преподаватель
информатики Макеева Е.С.
Москва 2017
Слайд 2Содержание
Введение
Подготовка документов
Регистрация документов и формирование дел
Контроль за
исполнением документов
Систематизация и хранение документов
Номенклатура дел организации
Формирование дел
Подготовка дел к
архивному хранению
Обработка корреспонденции
Вскрытие почты
Извлечение и проверка прилагаемых бумаг
Сортировка почты
Оформление документов и подготовка их к отправке
Служебные письма
Правила оформления деловых писем
Телефакс
Заключение
Список используемой литературы
Слайд 3Введение
Организация работы с документами – это важнейший фактор управления трудовыми
правоотношениями в организации. Документ в организации после создания или поступления
проходит много этапов: фильтрацию, регистрацию, индексацию, исполнение, контроль и так далее.
Я считаю эту тему особенно актуальной, так как делопроизводство – одна из функций управления.
Слайд 4Подготовка документов
Секретарь осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.
Передача документов на
рассмотрение должна осуществлять в день их получения.
ВХОДЯЩИЙ документ – документ,
поступивший в учреждение.
Слайд 5Регистрация документов и формирование дел
В настоящее время находят применение три
системы регистрации документов:
- Централизованная
- Децентрализованная
- Смешанная
При регистрации документы делятся на
несколько групп,
входящие документы
исходящие документы
внутренние документы
коммерческие контракты
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
Распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная.
Слайд 6Контроль за исполнением документов
Документы подлежат исполнению в определенный срок, который
может быть:
Типовым
Индивидуальным
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения
срока.
Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя.
После исполнения документ снимается с контроля.
Слайд 7Систематизация и хранение документов
Оформленные дела сдаются в архив организации.
Помещение архива должно быть безопасно в пожарном отношении, гарантировано от
затопления и иметь запасной выход.
Архив должен быть оборудован стационарными стеллажами.
Слайд 8Номенклатура дел организации
.
Для обеспечения порядка формирование и учёта дел составляется
номенклатура дел. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и
номенклатуру для организации.
Номенклатура дел составляют по установленным нормам,
печатают в необходимом
количестве экземпляров.
Слайд 9Формирование дел
В дело документ направляется тогда, когда работа
над ответным документом полностью завершена.
При формировании дел необходимо
– помещать в дело только исполненные, документы и группировать в дело документы одного календарного года.
Слайд 10Подготовка дел к архивному хранению
В архив организации передаются: дела постоянного
(свыше 10 лет), временного хранения, по личному составу.
Законченные дела подлежат
оформлению, а именно:
подшивке или переплету;
нумерации листов в деле;
составлению заверительной надписи дела;
оформление обложки дела;
составлению внутренней описи документов дела;
Слайд 11Обработка корреспонденции
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с
помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.
Слайд 12Вскрытие почты
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день поступления
документов.
Документы оформляются на бланках.
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме
письма.
Слайд 13Извлечение и проверка прилагаемых бумаг
Документы регистрируются в организации один раз:
поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания
или утверждения.
Документы регистрируются на карточках.
Составляются следующие картотеки:
справочные;
контрольно-справочные;
по географии поступающих документов;
по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (приказы, решения) и др.
Слайд 14Сортировка почты
Все документы делятся на две большие
группы:
Документы по
общим и
административным вопросам.
Документы по функциям управления.
Оформление документов могут
быть совершенно разными:
по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные), совершенно секретные (ДСП), с грифом «конфиденциально»
По срокам исполнения срочные и несрочные.
Слайд 15Оформление документов и подготовка их к отправке
Дела подлежат оформлению при
их завершении и по завершении года.
Обложка дела постоянного и долговременного
хранения оформляется по установленной форме.
Надписи на обложках дел производится четко черными чернилами или тушью.
Описи дел составляются в двух или трёх экземплярах.
Слайд 16Служебные письма
Бланки служебного письма состоит из следующих реквизитов:
Государственный герб РФ;
Герб
субъектов РФ;
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
Код формы организации;
Наименование
организации;
Справочные данные об организации.
Слайд 17Правила оформление деловых писем
Деловые письма имеют определенный правила составления и
оформления выделяются следующих этапы:
Изучение существа вопроса;
Подготовка и написание проекта текста
письма;
Согласование проекта письма;
Подписание руководителем;
Регистрация;
Отправка.
Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.
Если стиль и оформление письма выбраны верно, получателю будет легко и приятно работать с ним.
Слайд 18Телефакс
Телефакс является самым популярным средством для оперативного обмена информации, его
достоинство – возможность передачи документа в любую точку земного шара
за одну минуту.
Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством.
Слайд 19Заключение
Организация работы с документами – ключевая технология управления любом учреждении:
выполняя свою работу я ставила перед собой цель, рассказать о
службе документационного обеспечения управления, эффективность деятельности ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.
Слайд 20Список используемой литературы
Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие.- М.:ООО «Управление персоналом»,2008
Андреева
В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И.Андреева.-М.:КНОРУС,2007.-272с.
Аручиди Н.А. Компьютер и другая оргтехника для секретаря. –Ростов н/Д: Феникс,2005. -349с.: ил. –(Среднее профессиональное образование).
Березина Н.М. Современное делопроизводство.,3-е изд., - СПб.: Питер,2007.-224с.
Баласанян В.Э. Секретарское дело №2/2008 «Использование электронной почты» стр.46-49.
Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к ТЕРМИКА,2004.-172с.
ГОСТ Р 6.30-2005 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».
Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный Бератор,2003
Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11кл./С.В.Киселев, И.Л.Киселев. -2 –е изд., стер. – М.: Издательство центр «Академия»,2006. – 208с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4 –е изд.. и допол. –М.:ООО Журнал «Управление персоналом»,2008. – 408с.
