1Электронный документооборот.ppt

их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Электронный документооборот (ЭДО)

– это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Цель совершенствования документооборота – обеспечение системы управления качественной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.
Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). 
Автоматизация документооборота – его совершенствование с использованием современных информационных технологий, т.е. использование информационных систем.

из которых занимает определенную нишу в производственном (жизненном) цикле, выполняя

необходимые действия с информационным обеспечением предприятия.

документами – обеспечивают эффективное хранение и обработку сложных документов, состоящих

из совокупности структурированных и неструктурированных данных.
ECM (англ. Enterprise Content Management) — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.
CRM (англ. Customer relationship management) — система автоматизации взаимодействия с клиентами компании , а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов.
HRM (англ. Human Resource Management) — область знаний и практической деятельности, направленная на своевременное обеспечение организации персоналом и оптимальное его использование.

предприятия. Это компьютерные системы, созданные для об работки деловых операций

организации и для содействия комплекс­ному и оперативному (в режиме реального времени) планированию, производству и обслуживанию клиентов
Workflow (англ. Business Process Management (BPM)) — системы автоматизации деловых процессов (бизнес-процессов) – реализуют сложные многошаговые алгоритмы обработки документов.
Docflow – системы маршрутизации документов – системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними.
Collaboration, groupware — ПО, разработанное для организации взаимодействия между территориально распределенными пользователями, совместно работающими над решением общих задач через локальную сеть или Интернет, но не формализованное, как workflow, и не просто "архив", как EDMS.
CPM (англ. Corporate Performance Management) — концепция управления эффективностью бизнеса, охватывающая весь спектр задач в области стратегического и финансового управления компанией.

наполнением, контентом) – это совокупность стратегий, методик и инструментов, используемых для

захвата, управления, хранения, защиты и доставки информации и документов, относящихся к важнейшим организационным процессам, бизнес-процессам организации.
ECM-инструменты и стратегии позволяют управлять неструктурированной информацией, где бы она ни находилась

Web Content Management, смешать все с workflow и collaboration, затем

украсить Knowledge Management и накрыть зонтиком Enterprise Portal. Смешать, но не взбалтывать.

1-ролик

2 ролик

3 ролик

информации
Блокировки
Аудит действий пользователей
Извлечение документов и информации.
Технологии:
SAN (Storage Area Network), NAS

(Network Attached Storage), CAS (Content Addressable Storage), магнито-оптические диски, CD/DVD, дисковые и ленточные библиотеки, SSD, RAID.
 Файловые системы, CMS (Content Management System), базы данных, хранилища данных, репозитории

информации
Перевод системы в специальные режимы (аудит, проверка и т.п.)
Восстановление информации,

пострадавшей в результате катастроф природного и техногенного характера
Своевременная миграция в новые форматы и на новые носители (особенно актуально при долговременном хранении информации)
Технологии:
Электронная подпись
Специальные архивные форматы, например, PDF-A
Вывод информации на архивные носители: бумага, микрофильмы
Резервное копирование и восстановление информации
Контролируемая конвертация и перенос на другие носители  

значимой с точки требований законодательства или бизнеса (Records Management)
Управление цифровыми

активами (Digital Asset Management)
Управление электронной почтой (Email Management)
Управление веб контентом (Web Content Management)
Организация взаимодействия (Collaboration)
Управление бизнес процессами (Business Process Management, Workflow).
Эти задачи могут пересекаться и включать в себя другие, и выделение этих дисциплин носит достаточно условный характер. 

хранению документов

и публикациями
организация доступа с мобильных устройств.
межведомственный электронный документооборот (МЭДО). 
Технологии:
Управление правами

доступа к цифровой информации (DRM, Digital Rights Management), «водяные знаки» (Watermark)
Электронная подпись, инфраструктура публичных ключей подписи (PKI, Public Key Infrastructure)
Преобразование (Transformation), форматирование (Format), сжатие (Compression) и объединение (Syndication) информации
XML, JSON, SOAP, REST.

делопроизводства и документооборота:
почти нулевая цена печати и распространения документов (15-30%

расходов на бумажное делопроизводство);
низкая стоимость редактирования и подготовки документов (за счет использования специализированных систем);
сокращение цикла подготовки документов за счет процедур электронного представления, рецензирования и распространения;
расширение среды для представления документов (возможность включения данных мультимедиа) и т.д.

к ним относят
Прозрачность бизнес-процессов.
Повышение исполнительской дисциплины.
Сокращение затрат времени

руководителей и сотрудников.
Обеспечение конфиденциальности информации.
Легкость внедрения инноваций и обучения.
Развитие корпоративной культуры.
Рост конкурентных преимуществ.

Преимущества электронного документооборота

и оптич. носители позволяют хранить информацию более 10 лет);
дешевеют

компьютеры и увеличивается их вычислительная мощность;
совершенствуется программное обеспечение (мощные текстовые процессоры, дружелюбные интерфейсы, редакторы подготовки презентаций, инструментальные средства подготовки документов для публикации в Internet и т.д.);
снижается стоимость связи (с 1980 г. в 70 раз);
разрабатываются стандарты на представление, хранение и индексирование информации.

чехарда (слабая формализация бизнес-процессов)
Отсутствие документооборота
Необходимость придания электронному документу юридической силы
Взаимодействие

с внешним миром
Миграция существующих документов

сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.).
Этот набор

информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

документами.
В электронном документообороте обрабатываются следующие типы документов:
1. Бумажные документы. Сам

документ не хранится в СЭД, но в системе есть какая-либо информация о нем. Чаще всего это БД учета бумажных документов, где хранятся атрибуты документа, ключевые слова, история работы с документом, адрес в архивной системе и т.д. Такая БД позволяет проводить поиск документов по атрибутам и ключевым словам, контролировать исполнение документов, генерировать различные отчеты и т.д.
2. Электронные образы бумажных документов – результат сканирования в графическом формате. Такие документы подобны фотографиям – их можно просматривать, но нельзя редактировать.
3. Электронные документы – файлы, созданные в формате одного из используемых приложений или полученные в результате распознавания. Обычно содержат информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе.

электронные документы бывают:
1. Неструктурированные – тексты на естественном языке, графическая информация

или данные мультимедиа. Для управления такими документами используются специализированные системы, которые предоставляют пользователям дополнительные возможности по регистрации, поиску, разграничению прав доступа к документам.
2. Структурированные – информация, которая может быть четко представлена в виде полей определенного типа и размера (в виде таблиц). Эти документы представляют собой записи в таблицах баз данных и для работы с ними используются специализированные модули.
3. Комбинированные (связанные) – содержащие как структурированную, так и неструктурированную информацию.

электронных документов:
1. Простые документы – документы, содержащие информацию одного типа

(т.е. или структурированные, или неструктурированные).
2. Составные документы – включает в себя фрагменты различных типов данных, которые хранятся в одном файле (комбинированные).
3. Виртуальные документы – совокупность информационных фрагментов, которые хранятся в разных файлах и собираются в единый документ по запросу пользователя.
Преимущества виртуального документа перед составным:
– возможность коллективной работы,
– экономия ресурсов за счет повторного использования фрагментов,
– возможность создать свою модель документа и т.д.

цикла документа, которую необходимо поддерживать.
Жизненный цикл документа состоит из

двух основных стадий.
Стадия разработки документа:
а) собственно разработка содержания документа;
б) оформление документа;
в) утверждение документа.
В том случае, если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.
Стадия опубликованного документа:
а) активный доступ;
б) краткосрочное хранение;
в) долгосрочное хранение;
г) уничтожение документа.
На стадии разработки документа необходимо обеспечивать возможность коллективной разработки документа, для опубликованных документов поддерживается доступ на чтение в соответствии с правами пользователей.

ведется в трех направлениях: законодательное регулирование, стандартизация и разработка нормативно-методических

документов.
Государственное регулирование в области электронного документооборота должно охватывать следующие вопросы:
1) юридическое признание электронных документов;
2) регулирование использования электронно-цифровой подписи;
3) процедуры проверки подлинности электронных документов;
4) определение правонарушений в сфере использования электронных документов и взысканий за эти правонарушения;
5) процедуры участия электронных документов во внутригосударственных и международных информационных обменах;
6) процедуры решения спорных вопросов, возникающих при использовании электронных документов.

документооборота на Украине было принятие в 2003 г. Верховной Радой

Законов Украины „Про электронные документы и электронный документооборот” и „Про электронно-цифровую подпись”
Закон Украины „Про электронные документы и электронный документооборот” устанавливает организационно-правовые основы создания электронных документов и определяет общий порядок электронного документооборота. В Законе даны определения следующим понятиям:
Электронный документ – документ, информация в котором представлена в форме электронных данных, включая обязательные реквизиты документа, в том числе и электронно-цифровую подпись.
Электронно-цифровая подпись – обязательный реквизит электронного документа, который формируется автором во время создания электронного документа и проверяется с целью подтверждения целостности документа и идентификации автора другими субъектами электронного документооборота.
Электронный документооборот – совокупность процессов создания, обработки, передачи, получения, хранения и уничтожения электронных документов, которые выполняются с использованием проверки целостности, достоверности и в случае необходимости, с подтверждением факта получения таких документов.