Слайд 1Базы данных
СУБД MS Access 2003, 2007
основные возможности
Слайд 2Основные вопросы
1. Причины появления систем управления базами данных (СУБД).
2. Основные
определения.
3. Реляционная модель данных.
4. СУБД MS Access и ее возможности.
5.
Создание таблиц с помощью конструктора.
6. Определение связей между таблицами.
Слайд 3Причины, обусловившие появление баз данных
В истории вычислительной техники можно проследить
развитие двух основных областей ее использования
Слайд 4Применение вычислительной техники для выполнения сложных расчетов
Слайд 5Применение вычислительной техники для выполнения сложных расчетов
Характерной особенностью данной
области является наличие сложных алгоритмов обработки информации, которые применяются к
простым по структуре данным, объем которых сравнительно невелик
Слайд 6Второе направление - использование средств вычислительной техники в автоматизированных
информационных системах
(АИС)
Информационная система представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий выполнение следующих
функций:
надежное хранение информации в памяти компьютера;
выполнение специфических для данного приложения преобразований информации и вычислений;
предоставление пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса.
Слайд 7АИС
Обычно такие системы работают с большими объемами информации, имеющими достаточно
сложную структуру.
Примеры информационных систем:
банковские системы,
автоматизированные системы управления предприятиями,
системы
резервирования мест в гостиницах, авиационных и железнодорожных билетов и т.п.
Слайд 82. Основные определения
База данных (БД) – именованная совокупность данных, отражающая
состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.
Предметная
область – часть реального мира, например, предприятие, библиотека, вуз и т.д.
Система управления базами данных (СУБД) – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.
Слайд 93. Реляционная модель данных
В реляционных базах данных вся информация представляется
в виде прямоугольных таблиц.
Реляционная модель была разработана Коддом в
начале 70-х годов XX века.
Слайд 10Реляционная модель данных
Будучи математиком по образованию, Кодд предложил использовать для
обработки данных аппарат теории множеств (объединение, пересечение, разность, декартово произведение).
Он показал, что любое представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц особого вида, известного в математике как отношение (по английски – relation, отсюда и название – реляционные базы данных).
Слайд 11Идеи Кодда
Одна из главных идей Кодда заключалась в том, что
связь между данными должна устанавливаться в соответствии с их внутренними
логическими взаимоотношениями.
Слайд 12Идеи Кодда
Второй важный принцип, предложенный Коддом, заключается в том, что
в реляционных системах одной командой могут обрабатываться целые файлы данных,
в то время как в ранних СУБД одной командой обрабатывалась только одна запись.
Реализация этого принципа существенно повысила эффективность программирования баз данных.
Слайд 13Идеи Кодда
Реализация реляционных принципов в СУБД сделала возможным разработку простых
языков запросов, доступных для изучения пользователями, не являющимися специалистами в
области программирования.
Таким образом, благодаря снижению требований к квалификации существенно расширился круг пользователей баз данных.
Слайд 14Реляционная модель опирается на систему понятий реляционной алгебры, важнейшие из
которых: таблица, отношение, строка, столбец, первичный ключ (ключ).
Все операции
над реляционной базой данных сводятся к манипуляциям с таблицами.
Слайд 15Таблица – главный элемент БД
Таблица состоит из строк и столбцов
и имеет имя, уникальное внутри базы данных.
Слайд 16Таблица – главный элемент БД
Каждая таблица обладает следующими свойствами:
каждый элемент
таблицы – один элемент данных;
все столбцы в таблице однородны, т.е.
все элементы одного столбца (поля) имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;
Слайд 17Таблица – главный элемент БД
каждый столбец имеет уникальное имя;
одинаковые строки
(записи) в таблице отсутствуют;
порядок следования строк и столбцов может быть
произвольным.
Слайд 18Что такое ключ
Любая таблица имеет один или несколько столбцов, значения
в которых однозначно определяют каждую ее строку.
Такой столбец (или
комбинация столбцов) называется ключом.
В таблице не должно быть строк, имеющих одно и то же значение ключа.
Также ключ не может содержать значение Null
Слайд 19Структура Базы Данных
Конкретный набор всех необходимых для хранения и поиска
информации таблиц образуют структуру базы данных.
Разработка и создание структуры БД
представляет собой самый трудоемкий процесс.
Слайд 20Связи между таблицами
Таблицы могут содержать информацию о разных объектах (сущностях)
рассматриваемой предметной области.
При работе с БД следует изменения в одной
таблице учитывать и в другой.
Таким образом, таблицы должны быть связаны
Слайд 22Ввод данных. Таблицы и Формы
После создания структуры БД она заполняется
информацией.
Информацию можно вносить сразу в таблицы, а можно использовать
для этого специальные формы, которые представляют собой окна, содержащие поля ввода, служащие для ввода, изменения данных в записях таблицы.
При работе с формой видна как правило только одна запись (т.е. строка)
Слайд 24Получение информации из БД.
Запрос в БД
Информация из БД получается как
ответ на запрос в БД.
Запросом в БД называется предложение,
содержащее требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование выполнения определенных действий с данными.
Обычно такое требование содержит некоторый критерий.
В запросе может быть затребована информация из разных таблиц. В общем случае результат запроса – это таблица
Слайд 25Отчеты
Информация, получаемая из БД, может оформляться также в виде
отчетов, которые представляют собой подготовленные для печати документы.
Как правило
данные в отчете сгруппированы и отсортированы, представляют собой сводки
Слайд 264. СУБД, их функциональные возможности
Сейчас реляционные базы данных получили очень
широкое распространение и фактически их можно рассматривать как стандарт СУБД
для современных информационных систем.
Примеры СУБД: FoxPro, dBASE, PARADOX, Access, Sybase, Microsoft SQL Server.
Слайд 27СУБД, их функциональные возможности
Access – самая популярная система управления базами
данных (СУБД).
Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры
новой базы данных, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого, отбора данных в соответствии с заданными критериями, их упорядочивания, оформления, печати.
Слайд 28Access работает под управлением Windows и поэтому может использовать все
возможности OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов).
Это означает, что можно внедрять в таблицы, запросы формы и отчеты объекты из других приложений – рисунки, электронные таблицы, диаграммы, текстовые документы, звуковые фрагменты и т.д.
Возможности MS Access
Слайд 29
В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации.
Каждая
база данных в Access состоит из основных объектов: таблиц, запросов,
форм, отчетов, страниц, макросов и модулей.
Возможности MS Access
Слайд 30Окно базы данных в MS Access 2003
Слайд 31Access 2007 имеет очень измененный дизайн
Слайд 32Знакомство с шаблонами
При запуске Access 2007 отображается новая страница Приступая
к работе с Microsoft Office Access.
Шаблоны позволяют начать выполнение
задания с середины.
Шаблоны — это уже готовые, сфокусированные на задаче базы данных, которые можно загрузить и начать сразу использовать. Выбор, щелчок — все делается действительно быстро.
Слайд 33Знакомство с новым внешним видом
Лента
Панель быстрого доступа
Кнопка Microsoft Office
Область переходов
Запомните
названия новых средств :
Слайд 34Знакомство с новым внешним видом
В области переходов отображается то, что
используется в текущий момент в базе данных. Таблицы, формы, отчеты,
запросы — все они видны здесь,
Непосредственно работа выполняется с помощью ленты. Вот она рядом.
Слайд 35Работа с лентой
Лента организована вокруг стандартных действий.
Каждая вкладка ленты
организована по стандартным действиям и содержит команды, необходимые для этих
действий. Эти команды объединены в логически понятные группы.
Слайд 36Быстрое освоение программы
Настройка панели быстрого доступа в соответствии с собственными
предпочтениями
У каждого есть излюбленные команды на панели инструментов.
На панели
быстрого доступа вы сможете расположить команды, которыми пользуетесь чаще всего.
Базовая панель быстрого доступа
Настроенная панель быстрого доступа
На рисунке показаны две разные версии панели инструментов:
Слайд 37Быстрое освоение программы
Управление работой: кнопка Microsoft Office
Кнопка Microsoft Office
отображается в верхнем левом углу окна Access.
Меню основных команд
для работы с файлами.
Список последних документов.
Кнопка, которую нажимают для просмотра и выбора различных параметров настройки программы.
Если нажать кнопку Microsoft Office, вы увидите:
Это может напомнить вам меню Файл в предыдущих версиях Access.
Слайд 38Компьютерная схема баз данных
Страницы
Модули
Макросы
Слайд 39Таблица в Access
Таблица – это объект, определяемый и используемый
для хранения данных.
Таблица – главный элемент базы данных.
Каждая
таблица включает информацию определенного типа.
Слайд 41Таблица
Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся данные, например фамилия
или номер группы студента, и записи (строки).
В записи собрана
вся информация о конкретном объекте.
Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.
Слайд 43изменить структуру таблицы,
просматривать записи,
редактировать записи,
удалять записи
добавлять
записи,
Access позволяет:
Слайд 44осуществлять поиск данных,
замену данных,
сортировку данных,
изменять вид таблицы,
создавать связи между таблицами и удалять их.
Access позволяет:
Слайд 45Запрос
Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить данные из
одной или нескольких таблиц.
Запрос – это динамический набор данных
(данные запрашиваются при каждом выполнении запроса)
Типы запросов в Access
На выборку
Параметрический
На изменение (обновление, удаление записей);
SQL –запросы (записанные в соответствии с правилами международного языка запросов)
С помощью запросов можно создавать
новые таблицы, используя данные из одной или нескольких уже существующих таблиц.
Слайд 48Формы
Форма – это объект, предназначенный для
просмотра,
ввода и
редактирования
записей базы данных (БД).
В формах можно использовать поля из
нескольких таблиц или запросов.
В них можно создавать вычисляемые поля.
Слайд 50Отчет
Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии
может быть распечатан либо включен в документ другого приложения.
В
отчетах можно производить
вычисления,
сортировку и
группировку данных,
подводить итоги по полям.
В отчете нельзя редактировать данные.
Слайд 51Страницы
Страница – это объект, представляющий собой специальный тип Web-страниц, предназначенный
для:
просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными,
хранящимися в базах данных Microsoft Access.
Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.
Слайд 52Макросы и модули
Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд
для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой.
Модуль
– это объект, автоматизирующий комплексные операции и предоставляющий программисту более полный контроль, чем макрос;
Слайд 53Макросы и модули
Модули – это процедуры, написанные на языке программирования
Visual Basic for Applications.
Модули могут быть независимыми объектами, содержащими
функции, которые можно вызвать из любого места приложения, но они могут быть «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них события.
Слайд 54Работа с объектами Access
Программа имеет три основных режима работы:
Режим конструктора,
в котором создаются и модифицируются объекты базы данных;
Режим запуска, в
котором можно выполнять некоторые операции, не открывая базу данных;
Режим выполнения, в котором отображаются окна объектов базы данных. (Данный режим имеет различные названия, что зависит от того, с каким объектом работает пользователь. При работе с таблицей, этот режим называется режимом таблицы, при работе с формой – режимом формы и т.д.)
Слайд 57Создание новой базы данных
Для создания новой базы данных нужно
в области задач Преступая к работе перейти по ссылке Новая
база данных.
Можно выбирать вариант создания БД на основе шаблона.
Слайд 58Создание новой базы данных
Особенность работы с Access заключается в том,
что мы сразу указываем место, куда будет сохранятся информация).
Имя
может содержать до 255 символов, включая пробелы.
Если имя БД не задавать, то будет присваивать имена db1.mdb, db2.mdb, и т.д.
Слайд 59Создание таблиц
После нажатия кнопки Создать на экране появится окно пустой
БД, в котором можно приступить к созданию таблиц.
Слайд 60Создание таблиц
Создание таблицы в режиме конструктора (этот режим предполагает задание
структуры базы данных, т.е. полей и их свойств;
заполнение таблицы
будет происходить в режиме Таблицы);
Создание таблицы с помощью шаблона таблиц (или мастера);
Создание таблицы путем ввода данных (позволяет вводить данные в ячейки, при этом Access сам определяет типы полей, которые затем можно корректировать в ежимее Конструктора)
Слайд 62Создание таблиц в Access 2007
Воспользуемся вкладкой Создание и выберем группу
Таблицы . Здесь представлены способы создания таблиц
Слайд 63Задавать имена полей и их типы удобно в режиме Конструктор
Слайд 64Задание первичного ключа
Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись,
называют Ключевым полем.
Для более эффективной работы в Access каждая таблица
должна иметь ключевое поле.
Ключевые поля не могут содержать одинаковых значений для двух различных записей.
Слайд 65Задание первичного ключа
Преимущества создания первичного ключа:
Скорость. Access создает индекс на
основе ключевого поля, и это позволяет ему быстрее обрабатывать запросы
и выполнять другие функции.
Отсутствие повторов. Access не позволит пользователю ввести данные с тем же самым значением первичного ключа, как и у существующей записи.
Связи. Access поддерживает связи между связанными таблицами на основании взаимоотношений первичного ключа в одной таблице и соответствующего ему вторичного ключа в другой.
Слайд 66Задание первичного ключа
Определяется первичный ключ в режиме конструктора:
выделяется соответствующая строка
или строки;
На вкладке Конструктов нажимаем кнопку Ключевое поле
Если к моменту
выхода из конструктора первичный ключ не установлен, то Access запрашивает о необходимости включения ключа в таблицу. При положительном ответе Access создаёт особое поле с именем Код и типом Счётчик.
Слайд 68Общие сведения о связях в базе данных
Access 2003 позволяет строить реляционные
базы данных, отдельные таблицы, которые могут быть связаны между собой.
Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим полем другой таблицы, которое называется полем внешнего ключа.
Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.
Слайд 70Общие сведения о связях в базе данных
При отношении «один-к-одному» запись
в таблице A может иметь не более одной связанной записи
в таблице B и наоборот.
Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу.
Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.
Слайд 71Общие сведения о связях в базе данных
Связь с отношением «один-ко-многим»
является наиболее часто используемым типом связи между таблицами.
В такой
связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.
Слайд 72Общие сведения о связях в базе данных
При отношении «многие-ко-многим» одной
записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице
B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A.
Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, которые являются полями внешнего ключа в таблицах A и B.
Слайд 73При наличии связей между таблицами Access 2003 автоматически выбирает данные из
нескольких связанных между собой таблиц.
Слайд 75Итак, мы изучили
1. Причины появления систем управления базами данных
(СУБД).
2. Основные определения.
3. Реляционная модель данных.
4. СУБД MS Access и
ее возможности.
5. Создание таблиц с помощью конструктора.
6. Определение связей между таблицами.
