Деловой русский язык Шлапак Оксана Александровна методист

на регистрационный индекс и дату документа
Адресат.
Заголовок к тексту (при составлении

письма на бланке формата А4).
Текст письма (1-3 машинописных страницы).
Подписи составителей письма.
Отметка об исполнителе.
Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Оформляется на специальном для писем бланке формата А4 или А5

рады (что делать?)…
(Кто?) с сожалением должен сообщить…
Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем),

что…
Мы готовы (согласны) предоставить…
Мы будем признательны (благодарны), если
Позвольте (нам) пригласить Вас…
Мы не можем согласиться…
Выражаем благодарность за (удовлетворение по поводу)…

Подтверждаем получение…
С благодарностью подтверждаем…
Мы получили Ваше …
Соглашаясь с Вашим предложением, сообщаем…
В связи с вашей просьбой направляем Вам…
Доводим до Вашего сведения…
Напоминаем Вам, что…
Одобряем Вашу инициативу…
Платёж будет произведён немедленно после…
Мы можем рекомендовать Вам…
(Кто?) гарантирует…

время учебы или работы, личных качеств соискателя
занимает не более одной

страницы

не нужно писать «Для предъявления по месту требования»

наименование организации и справочные данные о ней обязательно должны присутствовать на бланке

если адресат известен, то желательно указать его реквизиты

в организации.
2.2. Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств.
2.3. Причины

изменения места работы.
2.4. Выводы.
2.5. Контактные координаты лица, подписывающего письмо.
3. Подпись.

числительных
Употребление предложений

Tіmes New Roman, шрифт размером 12-14 печатных пунктов. Разрешается использовать

шрифт размером 8-12 печатных пунктов для печатания реквизита «Фамилия исполнителя и номер его телефона», сносок, объяснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитов и т.п.
Во время печати заголовков разрешается использовать полужирный шрифт (прямой или курсив).
Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) рекомендовано печатать через 1 или 1,5 междустрочных интервала, а формата А5 (148 х 210 мм) - через 1 междустрочный интервал.
Название вида документа печатается прописными (заглавными) буквами.
Во время оформления документов следует придерживаться таких отступов от границы левого поля документа:
12,5 мм - для абзацев в тексте;
92 мм - для реквизита «Адресат»;
104 мм - для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»;
125 мм - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

более страницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц

ставятся посреди верхнего поля листа арабскими цифрами без указания слова «страница» и разделительных знаков. Первая страница не нумеруется.
Тексты документов печатаются на одной стороне листа.

– это постоянные элементы содержания какого-либо документа.
В конкретном документе

их будет не полный перечень.
Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

КАЖДЫЙ ДОКУМЕНТ ИМЕЕТ ТРИ ЧАСТИ

20 мм

30 мм

20 мм

10 мм

Реквизиты, расположенные до текста

Информация по сути документа (текст) и приложения

Реквизиты, расположенные после текста

Заголовочная часть
документа

Оформляющая часть документа

Основная часть
документа

документа после реквизита «справочные данные об организации» и юридического адреса

и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.  
Название вида документа указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.
В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается (в большинстве случаев).

– наименование организации в именительном падеже;
– структурное подразделение в

именительном падеже;
– должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
– почтовый адрес (не обязателен).

Например:
ОАО «Энигма»
отдел кадров
заведующему отделом
г-ну Селищеву В.В.
113685, Тюмень
Суздальская, 28.

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформляемых на

бланках формата А5, и писем с небольшим текстом. Заголовок к тексту документа в соответствии с нормами русского языка отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»

(ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО)
Об оказании научно-технической помощи

(ПЛАН)
работы отдела на III квартал
2003 г.;

(ПРИКАЗ)
О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности

(АКТ)
Недостачи товара по количеству

он был создан.
В тексте документа обычно выделяются две смысловые

части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.
Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.
Подпункты – имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.
Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки
Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.

лица, подписавшего документ;
– личная подпись;
– расшифровка подписи (инициалы

и фамилия).
Например:
Директор подпись В.В. Селищев
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:
Исполнительный директор
ЗАО «Информационные системы ___________ Н.А. Федоров
 

располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, например:

Генеральный директор ______________ М.А. Медведев
Главный бухгалтер ______________ И.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что

он временно исполняет обязанности должностного лица.
При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).


И.о. генерального директора __________ И.О. Тарасов

на документе.
На документах, удостоверяющих права организации или должностных лиц

подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой).

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, но не его личной подписи или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.» и был хорошо читаемым.

документов, которые создаются в нем.
Копия документа изготавливается и выдается только

с разрешения руководителя, его заместителей.
Учреждение может изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).
Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.
Отметка о заверении документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись»,

делопроизводства подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

Отметка о заверении копии скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего Учреждения.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

заседании, собрании.
Протокол, как правило, ведется во время заседания.
Различают

следующие виды протоколов:
протоколы заседаний в управленческой деятельности предприятий;
протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;
протоколы, используемые при выработке и заключении договоров.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

прилагаются к протоколу.
В кратких протоколах указываются фамилии докладчиков, темы

докладов, фамилии выступающих.

ПОЛНЫЕ

В остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решений в столкновении мнений.

на специальном бланке протокола или на листах формата А4 как

с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Реквизиты протокола:
- наименование организации;
- указание вида документа;
- дата заседания;
- номер;
- место заседания;
- заголовок;
- текст;
- подписи.

или должностному лицу учреждения.

1. Расположение частей заявления:
1) справа

указывается адресат и данные заявителя;
2) Ф.И.О. заявителя – под адресатом (допустимы две формы при обозначении автора заявления:
форма Р.п. без предлога – заявление чьё?
Иванова А.Т.;
форма Р.п. с предлогом «от» – от кого направлен документ;
3) после слова заявление (с маленькой буквы) ставится точка, если нет предлога от;

если есть предлог от;
5) текст заявления пишется с абзаца;

дата ставится слева, подпись – справа.
Оформление наименования адресата: если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица, то – в дательном падеже.
3. Клишированные формы:
1) просьба выражается:
а) Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.);
б) Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и др.);
2) конструкции для ввода аргументации:
ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что?)...

текст; - подпись и дата составления.

Если в дате звучит с 01.10.2016г.

по 24.10.2016г. - (24.10 – включительно, на работу – 25.10).
Если – с 01.10.2016г. до 25.10. 2016г. – (на работу – 25.10).

или иных фактов и событий. Документ выдается от организации частному

лицу для предоставления в другую организацию, содержащий и подтверждающий некую информацию.

Реквизиты справки:
- наименование жанра документа (справка);
- именование лица, которому выдается справка (фамилия, имя, отчество);
- текст, содержащий требуемую информацию;
- наименование адресата (организации, для которой предназначена справка);
подпись должностного лица;
Печать.

состав информационно-справочных документов. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять

поручения.

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила.

адресованный руководителю учреждения, информирующий об имеющем место явлении, факте, событии,

о сложившейся ситуации, о выполненной работе.
Внутренняя и внешняя

Цель – побудить руководителя принять определённое решение. Поэтому текст ее делится на две части. В первой, констатирующей, излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Оформляется на общем бланке организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги.

к тексту документа;
текст (информация, предложения с аргументами);
список приложений;
наименование организации и

подпись адресанта, его должность;
дата.
Ключевые слова: «прошу», « в соответствии с», «возникла необходимость чего?», «в связи с..», «согласовать вопрос».

вышестоящей инстанции, содержащий информацию о каком-либо факте.
Составляется, как правило,

по указанию вышестоящего должностного лица.


Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Оформляются с воспроизведением тех же реквизитов, что и докладные и подписываются составителем.

какого-либо человека, которое составлено им самим.

отчество, фамилия автора; - число, месяц и год рождения; - место рождения; -

сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); - образование и специальность по образованию; - вид трудовой деятельности; - последнее место работы и должность; - награды и поощрения; - семейное положение и состав семьи; - домашний адрес и телефон; - дата; - личная подпись.

сведения об учебе, трудовой деятельности и профессиональные успехи и достижения

личности, его составляющей.

белой бумаги только на одной стороне листа формата А4.
В одном

резюме использовать не более двух разных шрифтов. В России – только Times New Roman 14, с выделением заголовков полужирным шрифтом и (или) заглавными буквами.
Текст рекомендуется оформлять шрифтом 12 кеглей, заголовки – 14.
Не рекомендуется использовать цветной шрифт. Исключение составляют активные ссылки на сайты компаний, в которых работал претендент и адрес электронной почты.

но не более 5-7 слов на страницу, иначе они перестают

восприниматься как важные. Возможно использование маркированных или нумерованных списков.
Текст резюме должен быть выдержан в деловом стиле с соблюдением правил грамматики.
Оптимальный объем резюме – не более двух страниц, если нет особых требований к объему резюме у работодателя (агентства по подбору персонала).

предельно конкретным в выборе формулировок:
не следует писать:
проводил обучение
помогал избавиться от

ошибок
быстро усваиваю новые знания
следует писать:
обучил двух новых служащих
сократил ошибки на 5%, сэкономив фирме 40000 руб.
освоил новые процедуры в рекордный срок - за две недели

форм:
не следует писать:
отвечал за выполнение
находил применение
был ответственным за:
следует писать:
выполнил
эффективно использовал
отвечал

за:

жалобы на:
препятствовал снижению доли продаж
перешел с должности:
следует писать:
помогал клиентам в:
повысил

потенциал продукта на рынке
продвинулся на должность

писать:
проработал там три года
делал дополнительную работу
следует писать:
получил повышение в должности
всегда

выполнял работу в срок

Телефон.
5. Дата и место рождения.
6. Цель.
7. Профессиональный опыт (в «обратном»

хронологическом порядке).
8. Образование.
9. Семейное положение.
10. Дополнительные сведения.

служебной и общественной деятельности определенного человека, в котором дается оценка

деловых и моральных качеств работника за подписями представителей администрации

того, кому выдается характеристика.
2. Год рождения, образование.
3. Текст,

где указано, с какого времени работает или учится лицо, как относится к выполнению своих служебных обязанностей, который имеет уровень профессионального мастерства, авторитет в коллективе.
4. Дата составления.
5. Подпись ответственного должностного лица и гербовая печать организации, выдавшей характеристику.

факт, обычно факт возникновения или прекращения гражданских правоотношений; подтверждающий произведенное

действие, удостоверяющий получение чего-нибудь.

выдан …. ) получила от заведующего отделом компьютер до конца

стажировки.
 
Стажер                                         Ю.Н Короваева

Реквизиты:  - наименование документа; - именование автора документа (фамилия, имя, отчество, паспортные данные);
- наименование организации или лица, передающих что-нибудь; - текст (точное наименование передаваемого – количество указывается и цифрами, и словами); - дата, подпись.

целью представительства последнего перед третьими лицами.
разовая
специальная
общая
выдается на совершение одного

определенного действия

дает представителю право на совершение однородных действий в течение определенного периода времени

дает возможность совершать разнообразные сделки по управлению имуществом

имя, отчество, должность или адрес);
- именование доверенного лица (фамилия, имя,

отчество);
- формулировка доверяемой функции;
- наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;
- дата;
- подпись;
- должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
- дата удостоверения подписи;
- печать.