Докладные, служебные записки и справки

и предложениями составителя.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным

лицом другому.

имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки обеспечивают связь

объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003

К таким реквизитам

относятся:
наименование структурного подразделения;
вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
дата;
регистрационный номер;
заголовок к тексту;
текст;
адресат;
подпись составителя (с указанием должности).

Текст оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может

располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г.

У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации.

При

рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные

выводы, просьбы и предложения. 

Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. 

акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации.
Внешняя докладная

записка

или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. 

Служебные записки составляются

по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003

Служебная записка

фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера;

в отличие

от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

Справка

решения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности.

Справки информационного характера составляются

с целью информировать руководство о положении дел.


Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы.

Виды справок

и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги

аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

фактов и сведений;
правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
точности датирования;
соблюдения

уровня подписания.

юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания

и т.п.

Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации. 

записке из нижеуказанного перечня.
- адресуется руководителю своей фирмы;
- составляется на

фирменном бланке;
- может писаться от руки;
- подписывается руководителем;
- составляется от первого лица единственного числа;
- подписывается составителем;
- составляется на бланке структурного подразделения;
- составляется от первого лица множественного числа;
- регистрируется в структурном подразделении;
- адресуется руководителю министерства, фирмы-партнера, администрации города или области.
 
 
 
 

оптовых продаж договорился о поставках нового товара в сеть магазинов

«Быстроном». Для скорейшего знакомства потребителя с товаром и повышения объема продаж было принято решение о размещении в торговых точках постеров с рекламой данного товара. Однако на складе филиала постеров в достаточном количестве не оказалось, и возникла необходимость заказать их на центральном складе фирмы. Данную записку составил менеджер на имя начальника отдела оптовых продаж.

менеджером в туристической фирме «Арго». В связи с наступлением летнего

сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Данную записку адресуйте директору фирмы.