Документирование деятельности коллегиальных органов

органов
Документы, создаваемые при организации работы коллегиальных органов
Протокол. Понятие и виды
Требования

к составлению и оформлению

решения вопросов этих органов принимаются голосованием.

при руководителе организации и др.
Временные:
Общее собрание членов кооператива;
Общее

собрание акционеров;
Заседания временных комиссий и др.

дня;
Списки участников;
Списки приглашенных;
Доклады и тезисы основных выступлений;
Справки по обсуждаемым вопросам;
Проекты

решений или постановлений.

календарные сроки проведения совещаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных

за подготовку вопросов к обсуждению.
План работы утверждается руководителем коллегиального органа и рассылается его членам, заинтересованным лицам и организациям.

органа.
В повестку дня могут быть включены вопросы не предусмотренные планом,

но требующие обязательного разрешения на заседании.
В повестку рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения этих вопросов.

дате, времени и месте проведения совещания,
повестка дня,
предложение принять

участие,
просьба об подтверждении участия,
материалы к заседанию (справки по рассматриваемым вопросам, тезисы докладов и выступлений, проекты решений и постановлений).
Приглашение подписывают лица, ответственные за подготовку совещания.

определенные процедурные стороны.
Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов

в день.

ходу совещания и ориентировочное время его окончания) – не более

10 мин.;
Основной доклад – до 30 мин.;
Вопросы к докладчику – не более 2 мин. каждый;
Содоклад, сообщение – не более 10 мин.;
Вопросы содокладчику – не более 1 мин. каждый;
Выступления – 5-7 мин.;
Ответ докладчика – не более 5 мин.;
Ответы содокладчиков – не более 3 мин. каждый;
Справка по ходу совещания – не более 3 мин.;
Чтение проекта решения – не более 5 мин.;
Предложения по проекту решения – не более 3 мин.;
Подведение итогов совещания – не более 10 мин.

Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждый 50 мин., его продолжительность – не более 10 мин. При большом числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.

большого числа работников и представителей других организаций, учреждений, партнеров из

других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

с повесткой дня;
Выработка регламента совещания;
Подготовка материалов, которые будут рассматриваться на

совещании:
а) доклада, информационного сообщения организатора совещания,
б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников,
в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания,
г) проекта решения;

питание участников,
д) культурно-массовые мероприятия,
е) информирование участников по интересующим их вопросам,
ж)

снабжение участников канцтоварами;
6) Организационные работы секретариата совещания;
7) Техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);

итоговых материалов;
б) размножение итоговых материалов;
в) обеспечение этими материалами участников совещания;
9)

Анкетирование участников совещания:
а) о работе совещания;
б) об уровне организации и проведения совещания.

собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол

может составляться после их расшифровки.
Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол содержит полную запись всех докладов, сообщений и выступлений, краткий – только их порядок и основную мысль.

квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной

записи выступлений.
Ведение протокола – одна из важнейших обязанностей. Ведущий протокол несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации наряду с председателем коллегиального органа.

наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и

строгой достоверностью информации, содержащейся в протоколе.

с указанием хозяйственно-правовой формы. При наличии ведомственной подчиненности указывается вышестоящая

организация. Если коллегиальный орган действует только в одном структурном подразделении организации то указывается его наименование.

пишем прописными буквами или выделяем каким либо иным доступным способом.

оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько

дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12-14.03.2012.

течение года или иного учетного периода (в учебном заведении, может

быть, учебного года).

соответствии с административно-территориальным делением России.

(заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Например, «Заседания комиссии», «Собрания акционеров общества».

вводной части указываются: председатель и секретарь коллегиального органа, присутствующие и

приглашенные на заседание коллегиального органа, повестка дня.
В основной части записывается весь ход заседания в соответствии с вопросами повестки дня. Каждый вопрос записывается по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с

указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например, в протоколе собранием членов акционерного общество указано: «Всего членов ОАО 135 чел., присутствует 117 чел.»

вопрос нумеруется и начинается с предлога «О». При этом обязательно

указывается выступающий с основным докладом или сообщением по этому вопросу.

каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункте повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного

числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступающего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительными документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

в начале текста протокола