Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения,

доцент

Мельничук Александр Васильевич
тел. 8-926-278-53-64, адрес эл. почты mav68@rambler.ru
Лекция 8.1
ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО

ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Дисциплина
Документационное обеспечение управления

или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
Номенклатура дел — систематизированный

перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел,

единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

процессе реализации учреждением (организацией) своих задач
Нормативные и нормативно-методические документы

печатные издания

или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные

о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

Составление заголовков дел

арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные

последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью

его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу.

в заголовке дела, например:
«Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении

контракта по поставкам диабетических препаратов».
Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например:
«Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например:
«Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде».
В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос:
«Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».

при указании корреспондента нужно учитывать:

указываются вид документа, автор и год, например:
«Приказы ректора университета

по учебной работе за 1999 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например:
«Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр):
«Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Составление заголовков дел

особенности заголовков дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию

номенклатуре дел
Разработка классификационной схемы

В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия

структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы — это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

Разработка классификационной схемы

хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Определение сроков хранения

дел

срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ

и обществ, производственных кооперативов)»

Определение сроков хранения дел

небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по

производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре:
01, 02, 03.

В средних и крупных организациях в сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например:
03—02

дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03»

в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02)

в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы

ведомственных архивов.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дело считается заведенным

с момента появления в нем первого исполненного документа.
Единые требования к формирова-нию и оформлению дел изложены в Государственной системе документа-ционного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомст-венных архивов.

у работника, отвечающего за делопроизводство. В крупных учрежде-ниях и организациях

дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется

на тома.

элеваторных картотеках.
Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует

последовательности их расположения в номенклатуре.
На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел,

сформированных по видам документов и сложных по содержанию.
Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе.
По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи.