Информационно-справочная документация и её оформление

заключение,
отзыв,
перечень,
список,
предложение.

обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно

докладная записка информирует руководство

об имевших место событиях, фактах, явлениях,
сложившейся ситуации, требующих принятия решения,
о выполненной работе, так же содержит выводы о работе

Докладная записка:

Генеральному директору
образования и науки РФ Завода точного
Новосибирское областное машиностроения
управление народного И.И. Петрову
образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2005 № 15
г. Новосибирск

О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей, мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.
Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. района Подпись Н.И. Пирогова

информационного, хозяйственного обеспечения и др. на имя руководителя или специалиста

другого подразделения.

Обязательными реквизитами являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Пример

Служебная записка:

организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

документ, сопровождающий основной документ и

поясняющий содержание отдельных его положений (плана, отчета и т.п.).

Оформляется на общем бланке учреждения.
Текст должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Объяснительная записка:

Составляется комиссией по указанию вышестоящей организации или руководителя.

Составляется на

основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

приема-передачи документов (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и

т.д.)
акт списания материалов, уничтожения дел, испорченных товаров
инвентаризации
коммерческий акт
обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности)
испытаний (образцов, систем, технологий) и др.

Поводы для составления акта бывают различные, к примеру:

правило, согласуется с наименованием вида документа, отвечая на вопрос «Чего?».

АКТ… приема-передачи дел)
текст
подписи (акт подписывают председатель и члены комиссии)
отметка о наличие приложения
гриф утверждения. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем фирмы и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Акт содержит следующие реквизиты:

УТВЕРЖДАЮ
Комитет по культуре

Председатель комитета
Администрации _______Н.И. Петров
Новосибирской области 20.05.2000
АКТ
18.05.2000 № 12
г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2005 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.
Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.
2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.
В период с 16 по 18 мая 2005 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й — в дело № 1—23
2-й — в областной архив.

Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров
Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева
Подпись ГГ. Михайлова

и событий. Справка отражает основную деятельность организации или подтверждает сведения

биографического или служебного характера, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.




Пример:

из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка

отзывов, сводка предложений и т. п.).

допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

оформляется по тем же правилам, что и справка.

Сводка:

комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Составляется на

проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертаций, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Текст состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.
При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение :

поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Перечень:
Это документ,

содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

Отзыв:

определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования.

Предложение :

Это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Список: