КАФЕДРА ЗВ’ЯЗКУ, АВТОМАТИЗАЦІЇ ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ НАЦІОНАЛЬНА

УКРАЇНИ
ім. Б.Хмельницького
ТЕМА №3: Інформатизація діловодства

системи та поняття інформаційного забезпечення управління організацією (підприємством);
Розібратись що

представляє собою автоматизовані інформаційні системи та як їх класифікують в залежності від функціонального призначення та сфери використання ;
Ознайомитись з внутрішньою інформаційною системою підприємства (організації) та зв’язками між документами, системою ведення записів.

Заняття 1: Автоматизація інформатизації сучасного підприємства (установи).

ТЕМА №3: Інформатизація діловодства

Зв’язки між документами, система ведення записів.

– 249-252.
Віткуп М. О., Петренко В.В. Microsoft Office. В прикладах

і завданнях з методикою їх розв'язання. – Київ, 2006. – 33-37.
Войтюшенко Н. М., Остапець А. І. Информатика і комп'ютерна техніка. Київ, 2009. – 119-121.

ефективності виробництва, з метою доведення якості продукції до світових стандартів

керівництву підприємств потрібна оперативна достовірна інформація про фактичний стан виробництва, потребах у ресурсах, ситуації на ринку і т.п.
Одним з ефективних напрямків удосконалення управління підприємством є розробка та впровадження сучасних інформаційно-управляючих систем і технологій.

отримувати, здійснювати облік, зберігання і обробку інформації;
значно скоротити управлінський персонал

підприємства, який займається роботою по збору, обліку, зберіганню і обробці інформації;
забезпечити у визначені терміни керівництво і управлінсько-технічний персонал підприємства якісною інформацією;
своєчасно і якісно вести аналіз і прогнозування господарської діяльності підприємства;
швидко та якісно приймати рішення по усіх питаннях управління підприємством.

9

досягнення конкретних цілей.
З погляду управління організацією головними зацікавленими сторонами є

замовники й кінцеві користувачі, співробітники організації, власники і/або інвестори, постачальники і партнери, суспільство та населення.
Будь-яка організація – багатофункціональна.
Для виконання покладених функцій організація повинна бути відповідним чином структурована.
Для прийняття ефективних управлінських рішень в умовах динамічного розвитку ринкової економіки підприємству потрібна доцільна система інформаційного забезпечення.

підприємством та управлінським процесом в цілому.
Інформаційне забезпечення, полягає в

зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень.

Передача інформації про становище і діяльность фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку.

та сфери діяльності підприємства, а її програмні модулі повинні відповідати

бізнес-процесам, функції АРМ – посадовим обов'язкам співробітників.
Інформація потрібна всім: керуючим структурам, колективам підприємств, громадським організаціям, всім працюючим. Неможливо спиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід, необхідно постійно одержувати та опрацьовувати інформацію, що в свою чергу допомагає вирішувати виникаючі питання.

матеріальні, енергетичні, трудові та фінансові ресурси.
У технології обробки інформації

первинні відомості про виробничі і комерційні операції, випуск продукції, факти придбання та продажу товарів, знання й навички людей, їхні робочі обов'язки виконують роль предметів праці, а отримана внаслідок цього інформація - продукту праці; вона використовується для аналізу і прийняття управлінських рішень.

інформація утворене від латинського informatio, що означає викладення, роз'яснення якогось

факту, події, явища.
У загальному розумінні інформацію визначають як відомості про той чи інший бік матеріального світу і процесів, які в ньому відбуваються.

людьми, між людиною і автоматом, між автоматом і автоматом;
обмін

сигналами в тваринному і рослинному світі, передача впливу від клітини до клітини, від організму до організму тощо.

благ і забезпечує розв'язання завдань організаційно-економічного управління на макро- і

мікрорівнях, називається управлінською.
Вона представляє собою різноманітні відомості економічного, технологічного, соціального, юридичного, демографічного та іншого змісту.
В інформаційному процесі, яким є управлінська діяльність, інформація - один з важливих ресурсів разом з енергетичними, матеріальними, трудовими, фінансовими.

в суспільстві.
Дана інформація містить відомості про:
про процеси виробництва, матеріальні

ресурси, процеси управління виробництвом, фінансові процеси;
відомості економічного характеру, якими обмінюються різні системи управління;
склад трудових, матеріальних та грошових ресурсів;
стан об'єктів управління на певний момент часу.

всіх рівнях управління.

Найважливішими властивостями економічної інформації є:

• достовірність і

повнота;
• цінність і актуальність;
• ясність і зрозумілість.

управління.
Удосконалення форм і методів управління відбувається на основі досягнень

науково-технічного прогресу, подальшого розвитку інформатики, що займається вивченням законів, методів і способів накопичення, обробки і передачі інформації за допомогою різних технічних засобів.
Інформаційно-технічні нововведення - засіб скорочення і здешевлення апарату управління.
(телефон, радіо, телебачення, персональні комп'ютери, локальні і глобальні мережі)

засобів, персоналу, стандартних процедур, які призначені для збору, обробки, розподілу,

зберігання, представлення інформації у відповідності з вимогами, які випливають з цілей організації.
Інформаційні системи (ІС) включають в себе: технічні засоби обробки даних, програмне забезпечення і відповідний персонал.
Основні засоби ІС:
• засоби збору і фіксації інформації;
• засоби аналізу, обробки і представлення інформації.
• засоби збереження інформації;
• засоби передачі відповідних даних та повідомлень.

прийняття рішення.

обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту, автоматизація обміну

інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають АТС підприємств, відеотермінальні системи, локальну комп’ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);
• автоматизація діяльності менеджерів на базі комп’ютерних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень.
Впровадження ІС дозволяє менеджеру отримувати оперативний доступ до нагромадженої інформації, а в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).

тим, що в той час проходило нагромадження базового досвіду використання

комп’ютерів, виявлення основних напрямків і їх застосування.

Головна мета цього етапу полягала в зменшенні управлінського апарату і витрат на його утримання. Спочатку проводились роботи з автоматизації окремих операцій бухгалтерського обліку, фінансових розрахунків, матеріально-технічного постачання.

роки). Цьому етапу властиві наступні ознаки:
• пошук нових сфер

застосування комп’ютерів;
• створення організаційних систем управління технікою, виявлення її впливу на процеси управління в цілому;
• ізольованість і, як правило, несумісність окремих видів інформаційних систем організації;
• спрямованість на використання інформаційних технологій вузьким колом користувачів, як правило, керівним складом організації;
• вироблення пропозицій щодо інтеграції інформаційного забезпечення управлінського персоналу;
• створення в організаціях єдиної інформаційної служби –порядковується віце-президенту з адміністративних питань.  

пройдені технічні труднощі в галузі комп’ютерних технологій ( процесори, оперативна

пам’ять, носії інформації) та комунікаційних засобів (розроблено коаксіальні, ВОЛ та засоби СЗ);
• впроваджуються потужні комп’ютерні мережі, які об’єднуються з ІС комунікацій: телефоном, телетайпом, радіо, телебаченням і т.д.
• акцент автоматизації переноситься на створення децентралізованих систем, в яких всі персональні комп’ютери, ЕОМ великої потужності, різнорідне технічне забезпечення та обладнання об’єднуються в локальну мережу;
• реалізується вимога максимального наближення користувача до інформації;

ж порядку, як фінанси, матеріали, обладнання і персонал);
• формується

новий еталон працівників;
• проводяться спроби на єдиній технічній, організаційній, методологічній основі провести інтеграцію автоматизованих інформаційних систем;
• зростає статус інформаційних служб, які на цей час стають службами управління інформаційними ресурсами організації на чолі з віце-президентом по інформації.

що обмінюються між собою інформацією та виконують окремі частини загальної

роботи.
Стосовно підприємства інформація буває:
зовнішньою;
внутрішньою.
Зовнішня інформація - це дані про різні аспекти економічної, екологічної, політичної, соціальної та інших сфер, що оточують це підприємство.
Канали отримання такої інформації:
експертні опитування;
статистичні дослідження кон'юнктури ринку;
вивчення тенденцій у виробництві і збуті тих чи інших товарів;
преса, телебачення тощо.

2. Внутрішня інформаційна система.

циркулюють в системі обліку самого підприємства, носить, як правило в

основному економічний характер. Вона більш доступна, оскільки створюється на самому підприємстві.
Якщо на підприємстві встановлено автоматизовану систему документообігу й обліку, то всю необхідну інформацію зберігають у корпоративних базах даних, які залежно від масштабів підприємства і встановленої системи автоматизації, можуть бути як однотипними (dBase, Access, Paradox та ін.), так і скомбінованими з кількох типів баз даних.

її отримання і перетворення в певні періоди часу (місяць, квартал,

рік);
• розмаїття її джерел і споживачів;
• значна частка логічних операцій під час її обробки.
Ці властивості економічної інформації визначають необхідність та економічну доцільність використання засобів обчислювальної техніки під час збору, накопичення, передачі й обробки.
Дана інформація поділяється на:
облікову;
імовірнісну (прогнозну);
дискретну;
випадкову;
пропагандистську (для досягнення певної мети).

постійність - не можна протягом звітного періоду використовувати різні методи

реєстрації даних, інакше зникає можливість порівнювати дані;
суттєвість - не потрібно витрачати час на реєстрацію незначних факторів. Якщо зусилля щодо реєстрації дорівнюють за вартістю засобам, які реєструються, реєстрацію необхідно спростити;
консерватизм - оскільки відображення фактів господарської діяльності в процесі управління підприємством не завжди є однозначним, необхідно вибирати оцінку, яка є менш оптимістичною, враховувати можливий брак прибутку і потенційні збитки;
повноту - містити максимум даних, необхідних користувачу.

процес створення документів та організацію роботи з ними. Від того,

як організовано документообіг на підприємстві, залежить ефективність роботи підприємства в цілому.
На якість управління підприємством впливають такі фактори, як оперативність та якість формування документів, прийому - передачі інформації, узгодженість роботи довідково-інформаційної служби, чітка організація зберігання, пошуку і використання документів.

що відбувається на підприємстві;
- злагодженої роботи всіх підрозділів;

- поліпшення якості обслуговування клієнтів;
- ефективного використання людських, комунікаційних, інвестиційних та інших виробничих ресурсів.
Основними фазами життя інформації в офісі є:
– введення інформації в систему;
– зберігання, навігація, пошук і фільтрація документів;
– колективна робота з документами;
– вивід інформації із системи.

збереження їх у вигляді графічних образів, ручне введення. Інформація в

офіс може надходити і шляхом імпорту файлів з магнітних носіїв або по телекомунікаціях (факси, повідомлення електронної пошти).
Введення інформації супроводжується класифікацією документів. При класицікації задають атрибути, визначають ключові слова, анотують зміст документу. Для прискорення наступного контекстного пошуку виробляється повнотекстове індексування документів.

інформації, навігації, пошуку і фільтрації документів.
Документи можуть зберігатися просто у

файловій системі. У сучасних операційних ситемах, наприклад, Microsoft Windows можна задавати імена каталогів і файлів, назви папок і документів, а також є відповідні засоби пошуку файлів за їхніми параметрами.

у вигляді поштових повідомлень із приєднаними файлами. Навігація в сховищі

спрощується за допомогою вкладених папок особистого і колективного користування. Багато сучасних систем електронних документів використовують бібліотеки документів, що містять у БД картки документів із атрибутами й ключовими словами. Пошук і фільтрацію документів роблять по запитах на основі контекстного пошуку: по атрибутах, по ключових словах і по повному змісту тексту.

роботи накопичує багато інформації, а швидкий пошук стає можливим при

ефективному розміщенні та зберіганні цієї інформації. Інформаційні бази даних включають весь комплекс статистичних показників, які характеризують господарську діяльність фірми в цілому та її виробничо-збутових підрозділів, а також фактичний матеріал щодо всіх факторів, що впливають на стан і тенденції розвитку фірми.

і охоплює ті показники, які необхідні для глибокого всебічного економічного

аналізу результатів і перспектив функціонування фірми. Зазвичай при формуванні бази даних вирішується питання і про систему збереження і обновлення даних, а також обгрунтованої ув'язки даних, їх взаємної узгодженості, можливості проведення порівнянь і зіставлень оцінок що зберігаються в банку даних. Бази даних безперервно оновлюються на певній систематичній основі.

і текстової інформації в єдину внутрішньофірмову систему інформації.
Найбільш ефективною

вважається система інформації, заснована на одночасному використанні ОТ та засобів автоматизованої обробки текстової інформації. Крім того, створені АС швидкого пошуку та видачі інформації для зберігання великої кількості різних документів і полегшення користування ними.

яка постійно оновлюється і максимально деталізуються, систематизується за найрізноманітніших ознаками.

Вибір інформації робиться з виводом на друкуючий пристрій комп'ютера.
Користування банками даних, введеними в персональний комп'ютер, різко прискорює процес отримання інформації з кола джерел первинної інформації та забезпечує можливість вибору правильного і точного методу досліджень для вирішення сучасних наукових і технічних проблем.

й поповнюватися.
Кожна процедура зв'язує сукупність документів, з яких одні є

головними, а інші - другорядними. Окремий документ може бути батьком одних документів і нащадком інших. Відносини між документами, з одного боку, їхній зв'язок із процедурами і внутрішній опис кожного документа з іншого боку, однозначно ідентифікують його в загальному потоці документів. Цей ідентифікатор може використатися для організації архіву документів з метою швидкого пошуку.

даних, що задовольняє наступним вимогам:
– підтримка ієрархічної побудови, розподіл на

різних серверах з обмеженням прав доступу;
– класифікація документів щодо їх типів (вхідні, вихідні, внутрішні);
– ведення проходження документа в реєстраційному журналі за всіма реквізитами видів робіт (хто, коли й що робив з даним документом);
– можливість одержання інформації про інші документи, пов'язані з конкретними попередніми (батьками) і/або породженими (нащадками), санкціонування одержання доступу до цих документів.

визначення інформації, інформаційної системи та поняття інформаційного забезпечення управління організацією

(підприємством);
автоматизовані інформаційні системи та їх класифікацію;
внутрішню інформаційну систему підприємства (організації) та зв’язками між документами, систему ведення записів.