Комплектование архива организации Приложение к приказу Министерства культуры

№526

предприятия .
является основой для составления описей дел;

разрабатывается на

основе типовых, ведомственных и др. перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел с указанием сроков хранения;

составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений на 5 лет и 1 раз в 5 лет согласовывается с ЭПК (приложение № 25 правил)

Номенклатура дел

описываются.
Подготовка документов к передаче в архив

документы в деле должны быть по одному экземпляру;
группировать в

дело документы одного календарного года (исключение см. п.4.20 Правил №526 от 31.03.2015 г.)
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
лицевые счета по зарплате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту ФИО;
Количество листов в деле не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

4 прокола) и переплет документов дела;
нумерация листов дела (простым

карандашом в правом верхнем углу);
оформление обложки дела (наименование организации и ее подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома/части, заголовок дела (как в номенклатуре, в соответствии с содержанием дела), крайние даты, количество листов, срок хранения, архивный шифр);

Оформление дел

дел;
Каждое дело вносится в опись под порядковым номером;
Графы

описи заполняются в точном соответствии со сведениями на обложке дела;
Графа описи «ПРИМЕЧАНИЕ» используется для отметок о приёме дел, особенностях физ.состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необх. акт, о наличии копий;
В конце описи после последней описательной статьи заполняется
итоговая запись с указанием количества дел (цифрами и прописью) ,
первый и последний номера дел по описи, а также особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров);
Перед внесением заголовков дел в опись проводится экспертиза ценности. Проверяются: качество формирования, оформления дел; соответствие количества дел в описи и номенклатуре; соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; качество подшивки; правильность нумерации листов, оформления обложки, листа-заверителя; наличие внутр.описи.

случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел орга-низации, принимаются

меры по розыску.

Обнаруженные дела включаются в опись.

Если дело не найдено, на необна- руженные дела составляется акт об утрате документов.