Официальная документация как форма и источник управленческой информации

их размещении в определенном последовательном ряду или системе относительно общих

принципов.

Предметом классификации в нашем случае является документ - как материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации.

создаются и используются в процессе
хозяйственной деятельности, могут группироваться по
следующим

признаками:

по административным вопросам;
по материально-техническому снабжению;
по планированию; по оперативной деятельности;
по бухгалтерскому учету;
по подготовке и размещению кадров;
по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

определенными признаками, а именно:
По носителю информации они делятся на

письменные, графические, фото-, фоно-, кинодокументы, документы в электронном виде.

Письменные - все рукописные и
машинописные документы.

Графические - чертежи, графики,
карты, рисунки, схемы, планы.

Фонодокументы дают возможность
сделать звукозапись информации.

Фото-, кинодокументы дают
возможность сохранить объекты,
явления, процессы, которые
невозможно зафиксировать
другими способами.

Документы в электронном виде
дают возможность создать
и записать информацию с
помощью компьютера.

др.
По наименованию - положения, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты,

записки, письма, ордера, планы, балансы и др.
По степени сложности документы разделяют на: простые и сложные.

По месту создания - внутренние и внешние.
По срокам выполнения - обычные бессрочные, срочные, очень срочные.
По происхождению - служебные и официально-личные (именные).

служат текстом-образцом для индивидуальных. На их основе составляются конкретные документы

с сохранением композиции, формы, текста образца.
В трафаретных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении.
Индивидуальные документы создаются каждый раз заново в произвольной форме (докладные и объяснительные записки и др.).

К организационным документам относятся:
устав, положение, инструкции, правила и другие

документы, в которых на продолжительные сроки закрепляют и регламентируют структуру, задачи, функции, обязанности, права и ответственность органов управления и специалистов предприятия.

юридически закрепляют свое намерение создать предприятие с тем или иным

названием. В учредительном договоре в обязательном порядке должны быть сведения о наименовании и месте нахождении будущего предприятия, о размере доли в уставном фонде каждого из основателей предприятия, о порядке внесения основателями предприятия имущества в уставной фонд предприятия. В договоре должны быть указаны наименование и реквизиты основателей (для граждан - паспортные данные, идентификационный код и место проживания). Учредительный договор должен быть подписан всеми основателями предприятия.

вместе с нормами действующего законодательства правовую основу его деятельности. В

уставе должны быть детально описаны все вопросы, которые касаются функционирования предприятия (юридический статус, предмет и цель деятельности, виды деятельности, имущество предприятия, порядок управления предприятием, порядок распределения прибыли и убытков, порядок прекращения деятельности).

Уставы бывают типовые (разрабатываются для однотипных предприятий) и индивидуальные (создаются на основании типичных для конкретного предприятия).

восприятия текста его подразделяют на разделы (статьи), подразделы, пункты, подпункты,

которые нумеруют арабскими цифрами.

Реквизиты титульной страницы устава:
название субъекта хозяйствования;
название вида документа (УСТАВ);
гриф утверждения;
пометка о регистрации;
место составления или издание.

Все указанные выше реквизиты, как правило, оформляют на отдельном листе бумаги - титульной странице. Уставы оформляют на листах бумаги формата А4 печатным способом. Все страницы прошивают, прошнуровывают и скрепляют печатями.

распорядка;
штатное расписание;
должностные инструкции;
положение об отделах и службах предприятия

и другие документы.

который определяет порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятий,

организаций, учреждений, фирм, их структурных подразделений, а также регулирует конкретные направления деятельности.

и т.д., их структурные подразделения - филиалы, департаменты (отделы), комиссии,

структуры, функции, компетенции, обязанности и организация работы;
которые регулируют совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретным вопросам;
об организации и проведении разных мероприятий - культурно - и спортивно-массовых конкурсов, смотров и т.д.. Структуру и содержание таких положений определяют учреждения, которые являются организаторами мероприятий.

Типовые положения разрабатывают высшие органы управления для предприятий, организаций, учреждений, фирм

Индивидуальные - создаются по указанию руководства на основании типичных положений непосредственно на предприятиях, в учреждениях, организациях, фирмах.

Положения бывают типовые и индивидуальные

(дата)

ПОЛОЖЕНИЕ
о контрольно-ревизионной службе

21.11.2007 г.

СТРУКТУРА ТЕКСТА

Общая часть
Цель создания
Основные задачи
Функции
Права и обязанности
Руководство
Взаимоотношения (связи) между должностями
Имущество и средства
Ответственность
Реорганизация и ликвидация

Начальник КРС (подпись) Г.А.Вовк

трудовые и социально-экономические отношения между работодателем и трудовым коллективом, его

положения направлены на защиту социально-экономических прав и интересов, как работников, так и владельцев предприятия независимо от форм собственности.

Порядок составления коллективного договора регулируется Законом Украины от 01.07.93 г. N2 3356-ХІІ «О коллективных договорах и соглашениях». Согласно ст. 2 Закона Украины «О коллективных договорах и соглашениях» и ст. 11 КЗоТ коллективный договор заключается на всех предприятиях, в учреждениях и организациях, которые используют наемный труд и имеют статус юридического лица, независимо от количества наемных работников в трудовом коллективе.

им органом и трудовым коллективом.
Сторонами коллективного договора являются:

-

администрация работодателя;
- профсоюзный комитет, который согласно Закону Украины "О профессиональных союзах, их права и гарантии деятельности" представляет интересы трудового коллектива, или другой орган, уполномоченный трудовым коллективом.

внутренний нормативный документ предприятия, которое предусматривает организацию его работы, внутриобъектный

режим работы (режим рабочего дня, например, с 9.00 к 18.00, с перерывом на обед с 13.00 к 14.00 и дг.), взаимные обязанности предприятия и работников, порядок направления работников в командировку, порядок предоставления отпусков и др.
Необходимость этого документа на предприятии предусмотрена Кодексом законов о труде Украины.

должностей, их штатное количество и должностные оклады.
Во время разработки

штатной росписи владелец или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие названия должностей и профессий, которые отвечают Государственному классификатору Украины «Классификатор профессий ГК 003-95», утвержденному приказом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. ХП 257 (далее - Классификатор профессий ГК 003-95).

Штатное расписание следует составлять
по структурным подразделениям предприятия в порядке подчинения, согласно подчиненности работников внутри структурного подразделения (например, в штатном расписании должностей работников бухгалтерии их следует расположить в следующем порядке: гл.бухгалтер - 1, зам.гл.бухгалтера - 1, бухгалтер 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории 4 и т.п.), с наименованием должностей, количеством штатных единиц и размеров окладов (или границ окладов).

документ, в котором отображается его внутренняя организация (структура), роль и

место в организационной структуре предприятия. На основании Положения о структурном подразделении предприятия организовывается его повседневная работа и оцениваются результаты деятельности, а также составляются должностные инструкции для работников.

Положение разрабатывается руководителем отдела (службы) и утверждается первым руководителем организации. В нем учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления, задачи и функции, которые выполняются подразделением.

организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие аспекты деятельности учреждений, организаций,

предприятий, должностных лиц и граждан.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

регламентирующие порядок осуществления какого-то процесса несколькими исполнителями (подразделениями или должностными лицами), например: «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», «Инструкция о работе с документами, которые имеют гриф ограничения доступа», «Инструкция о работе с письмами и заявлениями граждан», «Инструкция о порядке отбора и передача секретных документов на архивное хранение» и т.д.;
должностные.

Права работника.
Взаимоотношения (связи) по должности.
Квалификационные требования.
Ответственность работника.

порядок каких-то действий, поведение и т.д., на предприятиях создают правила.

Правила являются обязательными для выполнения и соблюдения их требований лицами, которых они касаются.

назначения правил).
Дата.
Номер.
Текст (может состоять из пунктов).
Подпись

лица, ответственного за составление правил.

органа.
К ним принадлежат:
приказы,
указания,
распоряжения.

решения основных и оперативных задач, которые выполняются предприятием.

или название должности руководителя.
2. Название вида документа.
3. Название

места издания приказа.
4. Номер.
5. Дата подписания.
6. Краткое содержание приказа (заголовок).
7. Текст, который состоит из двух частей: в первой констатируются и анализируются факты; во второй формулируются распоряжения.
8. Основание для составления.
9. Подпись руководителя предприятия (учреждения).
10. Печать.

информационно-методического характера, а также для организации выполнения приказов, инструкций, других

актов органов управления.

2. Название вида документа.
3. Дата.
4. Место издания.
5.

Индекс.
6. Заголовок.
7. Текст.
8. Подпись.
9. Виза согласования.

от форм собственности), который издан в пределах их компетенции и

имеет обязательную юридическую силу относительно граждан (работников) и подчиненных организаций, которым адресовано распоряжение.

общего характера - продолжительного действия;
распоряжение отдельного характера -

касаются конкретного узкого вопроса.

состоянии дел, который берется во внимание и может быть основой

для принятия решения.

К ним принадлежат акты,
докладные записки и т.д.

Акт, как правило, составляется комиссией.
Текст акта распределяется на следующие

части:
введение,
констатирующая часть,
вывод.

в котором автор информирует о ситуации, которая сложилась, о событиях

и фактах, которые имели место, о выполненной работе и т.п., а также приводит свои выводы и предложения.

констатирующей (описательной) - приводят факты или описывают ситуацию,
во второй

- излагают предложения, просьбы.

она подается;
2) должность, фамилия и инициалы лица, которое подает

записку;
3) название вида документа;
4) текст;
5) дата составления;
6) подпись.