Оформление учетно-отчетной документации по приему, хранению, сдаче плодов и

№ 155 - 156

имущества вынуждены прибегать к услугам других организаций. При поступлении продукции

на оптовую базу/склад оформляется Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1). Данный бланк заполняется стороной хранителя. В акте указываются:
сведения о хранителе (наименование, телефон, адрес);
сведения о поклажедателе (наименование, телефон, адрес, ФИО);
реквизиты договора, на основании которого будет осуществляться хранение;
сведения о предмете хранения (наименование ТМЦ, их характеристики, единицы измерения, количество, стоимость);
условия хранения;
дополнительные сведения (графа «Особые отметки»);
сведения о лице, сдавшем ТМЦ (ФИО, должность);
сведения о лице, принявшем ТМЦ (ФИО, должность).
Стороны могут установить в договоре количество экземпляров, в которых должен быть составлен акт.
Акт подписывается, как правило, материально ответственными лицами с обеих сторон – хранителя и поклажедателя.

журнала по форме материального хранения № 2 производится на основании

актов. МХ-1 используется для передачи товара «Хранителю». Акт обязателен, как при обычном бытовом хранении, так и при оказании данной услуги в специализированных складских помещениях. Составляется представителями обеих сторон на основании договора.
В акте о приемке-передаче ценностей обязательно должна быть информация:
порядковый номер;
в каких единицах измеряется, соответствующий код по классификатору;
характеристики (например, размер листа, фасовка и т.д);
количество;
цена;
и общая стоимость.
Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3;) формируют в том случае, когда нужно документально оформить возврат сданных на хранение ТМЦ компанией-хранителем. Это документ первичного учета, унифицированная форма МХ-3. Заполнением бланка занимается материально ответственное лицо компании, которая приняла ТМЦ на хранение.
При заполнении документа нужно помнить о следующих правилах:
Заполнять бланк должно материально ответственное лицо организации-хранителя.
Документ необходимо формировать в двух экземплярах. Первый будет находиться у компании-хранителя, а второй — у поклажедателя.

путем аккуратного зачеркивания, написания верного варианта сверху, проставления отметки «Исправленному

верить» и подписи уполномоченного сотрудника.
Журнал учета поступающих грузов (форма N МХ-4). В организации журнал учета поступающих грузов используют в том случае, если грузы с товарами доставляют на склады различными видами транспорта (ж/д, автомобили, водный или воздушный транспорт). Это унифицированный бланк МХ-4. Заполняет документ уполномоченный на это сотрудник, отмечает в нем каждый пришедший груз. Сотрудник, отвечающий за заполнение журнала, должен быть материально ответственным лицом.
Товары должны передаваться вместе с сопровождающими документами: товарно-транспортной накладной и актом приема-передачи или приходным ордером. Эти бумаги будут основанием для внесения данных в журнал.
Если на складе проводилась проверка или во время хранения были обнаружены недостача или излишки, то составляют акт проверки, где отражают причины, которые привели к этому, и принимают решение о списании или компенсации.
При приеме товара рекомендуется проверять данные не только по ТТН, но и фактическое наличие.

N МХ-5). Заводят журнал учета поступления продукции и ТМЦ в

места хранения, как правило, на определенный календарный период: квартал, полугодие, год.
Ответственность за внесение информации в документ лежит на материально ответственном лице, работающем на складе. Именно оно заполняет журнал.
Ведение учета поступления ТМЦ может осуществляться в компании с применением ведомостей, а не журнала. Выбор того или иного документа зависит от решения руководства и особенностей предприятия.
Журнал товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-6). Применяется для учета расхода продукции и ТМЦ в местах хранения (складах). Его можно вести в виде журнала или ведомостей, в зависимости от того, какой способ выберет компания. Ответственным за заполнение этого документа назначают кладовщика, заведующего складом или другого работника с аналогичными трудовыми задачами.
Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения (форма N МХ-7). Применяется для ведения количественного учета приема плодоовощной продукции в места хранения (например, в специальные овощехранилища). Заполняет документ материально ответственное лицо при поступлении ТМЦ. Продукция может поступить на склад в результате заключения договора хранения, купли-продажи или поставки. Кроме того, возможен вариант, когда поступившие овощи или фрукты являются продукцией собственного производства и поступили в место хранения после их сбора.
Если был заключен договор на хранение, то продукцию приходуют, основываясь на акте приема-передачи.

которые формируют исходя из данных специальных дневников поступления сельскохозяйственной продукции,

ведущих бригадирами сборщиков овощей. В течение дня кладовщик делает подсчеты принятых овощей и фруктов и сверяет их со сведениями бригадиров.
Если товары поступают по договорам купли-продажи, то их приходуют на основании торгово-транспортных накладных.
Материально ответственное лицо при приеме продукции взвешивает ее, осматривает, сверяет с теми показателями, которые указаны в сопроводительных документах. Если никаких расхождений нет по массе, качеству, сорту, то оформление происходит посредством приходного ордера. При несоответствии поступившей партии данным, указанным в сопроводительных документах, составляют акт о приемке материалов. На основании такого документа юристы организации будут писать претензии поставщику или транспортной компании. В определенные графиком документооборота сроки вся документация (дневники, акты, накладные) вместе с журналом должны быть сданы в бухгалтерию для проверки. Информацию журнала необходимо ежемесячно сверять с данными бухучета организации.
В табличную часть необходимо вносить следующие данные:
Дата, когда товар поступил в место хранения.
Реквизиты накладной, по которой принята продукция (дата и номер).
Поставщик. Наименование организации, ФИО ИП или номер другого собственного склада, откуда поступила продукция.

1-го и 2-го сорта, нестандартного, технического брака, отходов и т.д.
Хранить

журнал в организации нужно в течение 5 лет после отчетного периода.
Пример заполнения журнала см. на рис. 1.
Журнал по форме МХ-8 применяется, как видно из его названия, для количественного учета расхода плодоовощной продукции в местах ее хранения (складах, овощехранилищах т.д.). Ответственным за ведение журнала назначают материально ответственных лиц: кладовщиков, заведующих складом и других работников, в чьи обязанности входит ведение учета ТМЦ в местах хранения. Он предназначен для контроля расходов именно плодоовощной продукции. Основаниями для внесения записей в журнал являются товарные накладные, акты приема-передачи. Материально ответственное лицо должно выдать столько продукции со склада, сколько отмечено в документах. В журнале работник должен отметить реквизиты документов-оснований для выдачи продукции, ее количество и качество. Документ заполняют от руки или на компьютере, в том числе с использованием специальных бухгалтерских сервисов. При обнаружении фактической ошибки в документе применяют стандартный алгоритм. Необходимо аккуратно зачеркнуть слово или число с ошибкой, сверху или рядом написать правильный вариант, далее завизировать эти исправления отметкой «Исправленному верить», подписью и датой. Пример заполнения журнала см. на рис. 2.

(форма N МХ-7).

(форма N МХ-8)

документальном оформлении вывоза какого-либо груза из мест хранения. Она должна

заполняться весовщиком или другим материально ответственным за результат погрузочных работ лицом. Документ заполняется с одной стороны и состоит из нескольких частей. Самая верхняя – шапка. В ней содержатся сведения о:
Законных основаниях, по которым был принят стандартный бланк весовой ведомости. Ими является Постановление Госкомстата от 9 августа 1999 года. С 1 января 2000 года бланк был единственной общепринятой формой, в которой можно было оформить вывоз товарно-материальных ценностей со склада. Сейчас он утратил свою силу. Теперь каждая организация при желании может разработать свой бланк. Только далеко не все это делают. В деловой этике считается хорошим тоном применение унифицированных форм. Таким образом сам бланк весовой ведомости остался в ходу из-за своей практичности.
Организации и структурном подразделении, в котором заполняется бумага. Эти данные указывать обязательно.
Кодах документа. К ним относится форма по ОКУД (это значение сразу указано в бланке — 0335009). Если бланк ведомости скачивается на нашем сайте, то номер формы по ОКУД преставится автоматически. Помимо него, в маленькой таблице с кодами должны обозначиться код по ОКПО, код вида деятельности по ОКДП, код вида совершаемой операции.
Номере и дате составления весовой ведомости.

бухгалтерию. Там его данные заносятся в общую «1С-Бухгалтерию» или другую

программу для отображения доходов и расходов организации.
Согласно существующим нормам законодательства ведомость в заполненном виде вполне может оставаться и у весовщика. Но при соблюдении ряда условий:
Бухгалтерский отдел должен иметь полный доступ к информации, содержащейся в документах. Причем в любое удобное для него рабочее время.
Ведомости не подвергаются риску уничтожения. Они сохраняются в достойных условиях.
Весовщик должен хранить отдельно взятую ведомость не менее пяти лет.
В одной и той же весовой ведомости могут фигурировать разные получатели и разные группы товаров от одной организации. Это особенно удобно, если партии товара небольшие, а груз – сборный.
Пример заполнения ведомости см. рис. 3.

нее важным документом будет Партионная карта (форма N МХ-10). Документ

заполняет материально ответственное лицо (далее — МОЛ) при получении или отправке каждой партии товара.
Партией товара считают группу продукции, которая:
прибыла на склад организации на одном транспортном средстве;
является однородной, поступившей на склад компании по одному транспортному документу;
принадлежит к одной номенклатуре, прибывшая на склад от одного контрагента-поставщика по нескольким транспортным документам.
Партию товаров в складском помещении размещают отдельно от остальных партий. Оборотные ведомости по каждой партии составляют отдельно от других.
В первичных документах при отпуске продукции данной партии всегда указывают номер партионной карты.
Документ состоит из двух страниц: лицевой и оборотной. В самом начале заполняют шапку партионной карты. Вносят такую информацию:
название компании или ее структурного подразделения;
коды по ОКПО и ОКДП;
номер камеры;
вид операции;
номер заполняемой партионной карты и дату ее составления.

должность МОЛ, ФИО товароведа, реквизиты акта о приеме товара и

счета-фактуры по приходу.
Затем начинается основная — табличная часть формы МХ-10. Заполняют ее, внося такие сведения, как:
Дата и номер накладной, по которой поступила партия товара.
Наименование отправителя или получателя продукции.
Вид транспортного средства, на котором отправляют ценности.
Место отправления товара (пристань, станция).
Название и код единицы измерения ТМЦ.
Количество товара (мест, штук).
Масса брутто.
Масса тары: одного места и общая.
Масса нетто.
Данные о массе первого и второго сорта товара, нестандартного, отходов. В процентах и килограммах.
В конце таблицы подводят итоги по приходу и расходу товара, вносят данные об остатках, отражают потери норм в границах естественной убыли и окончательный результат (недостачи, избытки).
На оборотной стороне указывают информацию о реальном наличии. Далее ставят свои подписи заведующий складом, товаровед и сотрудник, выполнивший расчеты (как правило, бухгалтер).

складе и функционировать в качестве регистра складского учета. А второй

отправляется в бухгалтерию компании.
Заполнять бумагу можно вручную или на компьютере, в том числе с применением специального ПО.
Хранить партионные карты необходимо в течение 5 лет.
Для исправления фактических ошибок пользуются стандартным методом. Фрагмент с неверными сведениями аккуратно зачеркивают, сверху пишут правильный вариант и визируют исправления. Пример заполнения см. рис. 4.

Рис. 4. Партионная карта (форма N МХ-10).

каждой партии продукции отдельно от тех, что были получены компанией

раньше. Когда вся продукция из этой партии будет реализована, составляют Акт о расходе товаров по партии (форма N МХ-11). Алгоритм работы с ТМЦ и документацией при партионном учете:
в журнал поступивших ТМЦ кладовщик заносит данные о каждой партии товара, пришедшей на склад, присваивает ей номер (совпадает с номером п/п в журнале);
для каждой партии заводится партионная карта по форме МХ-10 (2 экземпляра), в нее вносят информацию о приходе и отпуске товаров;
МХ-10 закрывается, когда вся партия будет отпущена со склада, и заполняется акт по форме МХ-11 (когда есть расхождения по приходу и расходу показателей ТМЦ из одной партии).
Документ формируется в двух экземплярах. В пустых строках необходимо поставить прочерки. После заполнения один экземпляр передается в отдел бухгалтерии с партионной картой, где затем он проверяется. Вторая копия остается у МОЛ.
Недостачу в границах норм естественной убыли списывают на расходы организации. Если недостача выше нормы, то ее взыскивают с МОЛ. Если были найдены излишки, то таковые принимают к учету как доходы организации.

стандартный алгоритм действий. Фрагмент текст аккуратно зачеркивают, затем рядом или

сверху указывают правильный вариант. Далее пишут: «Исправленному верить» и ставят подпись. Такие исправления может внести, например, один из членов комиссии.
Хранить заполненные бланки МХ-11 в организации нужно не менее 5 лет. Пример заполнения см. рис. 5.

Рис. 5. Акт о расходе товаров по партии (форма N МХ-11).

в компаниях, выбравших партионный метод складского учета, в том случае,

если была израсходована каждая партия товара и при этом не было выявлено расхождений в данных по поступлению и расходованию товаров по партии.
Когда партия поступает в место хранения, кладовщик или другой ответственный работник должен зарегистрировать ее в журнале поступивших ТМЦ. Партии во время регистрации присваивают номер, который будет отмечаться во всех документах (приходных и расходных).
На каждую партию товара заводят два экземпляра партионной карты по форме МХ-10 (1 — для склада, 2 — для бухгалтерии). Ее назначение — хранить сведения о приходе и отпуске ТМЦ в пределах этой партии.
Когда партия окончательно будет отпущена, партионную карту закрывают. Специальная комиссия формирует акт о расходе товара по партиям. Если расхождений в показателях по приходу и расходу ТМЦ в партии не было, то берут форму МХ-12. При выявленных комиссией расхождениях используют акт по форме МХ-11. Пример заполнения см. рис. 6.

МХ-12)

хранения (форма N МХ-13) используется в организациях, если при вывозе

из мест хранения ТМЦ дежурный охранник обнаружил расхождения в показателях. Например, в количестве, качестве или номенклатуре. Составлением документа занимается специальная комиссия. Ее задача — зафиксировать выявленные расхождения. Процедура проводится в присутствии заведующего складом и кладовщика, комплектовавшего товар, занимается специальная комиссия.
При проведении на предприятии выборочной проверки наличия ТМЦ в местах хранения применяют унифицированную форму Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-14). Ее заполнение, как и проведение проверки, — задача специальной комиссии.
Акт об уценке товарно-материальных ценностей (форма N МХ-15) является одним из ходовых первичных документов. На трех страницах акта подробно расписаны изменения, происходящие с ценой товаров, указаны причины и пр. Акт уценки товара составляется в двух экземплярах. Первый остается у материально ответственного лица. Второй экземпляр поступает в бухгалтерию организации вместе с актом инвентаризации (по возможности) и основанием – приказом об уценке (либо проведении инвентаризации).
Карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах) (форма N МХ-16) как правило, применяется в организациях, занимающихся сельским хозяйством. Ее заполняют при осуществлении закладки в места хранения продукции. Указывают информацию о приходе и расходе сырья.

места хранения. В его задачи входит сверка фактических данных с

данными в документации по приходу и расходу и верное заполнение всех необходимых бумаг, в том числе МХ-16.
Документами, на основании которых осуществляются поступление и выдача продукции, могут быть акты приема-передачи, накладные. После заполнения карточки передаются в бухгалтерию для проставления соответствующих записей в бухучете компании. Пример заполнения см. рис. 7.
Акт о зачистке бурта (траншеи, овощехранилища) (форма N МХ-17) применяется при мероприятиях, когда овощная продукция (или иные ТМЦ) уже сдана в переработку или продана и хранилище необходимо очистить, чтобы подготовить для хранения следующей партии товара. Документ является унифицированной формой, но организация может разработать и свою. Пример заполнения см. рис. 8.
После того как готовая продукция предприятия передается на склад или в другие места хранения, материально ответственное лицо, сдающее товар, оформляет документ Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (форма N МХ-18). Это первичный документ бухгалтерского учета, поэтому к вопросу заполнения бланка нужно подходить ответственно. Сотрудник, который несет ответственность за прием товара на склад, должен сверить по накладной количество и состояние продукции. Затем документ заверяют обе стороны процедуры (материально ответственное лицо, доставляющее продукцию, и работник склада, на чье хранение доставлен товар). Пример заполнения см. рис. 9.

овощехранилищах) (форма N МХ-16)

МХ-17)

(форма N МХ-18)

в работе для учета остатков ТМЦ в местах хранения Ведомость

учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-19). Для заполнения ведомости по форме МХ-19 используют специальные карточки складского учета. Их также заполняет и ведет кладовщик или заведующий складом. Далее ведомость передается в бухгалтерию для внесения данных в бухучет компании. Пример заполнения см. рис. 10.
Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранении (формы N МХ-20, N 20а). Функция отчета о движении товарно-материальных ценностей понятна из его названия. Документ нужен для отражения изменений в перемещении ТМЦ: их поступления в организацию, отправки на хранение, выбытия. Такая информация передается в бухгалтерию для фиксации операций в учете компании. Отчет заполняет материально ответственное лицо, когда отчетный период подходит к концу. Пример заполнения см. рис. 11.

(форма N МХ-19).

(формы N МХ-20, N 20а).

складской логистики, имеющий код по ОКУД 0335022. Отчет нужен для

того, чтобы документально подтвердить факт доставки экспедитором какого-либо груза. Бумага предоставляется водителем-экспедитором (который заполняет большинство граф отчета) бухгалтеру. Последний заносит его в соответствующий регистр, а также на основании этого документа формирует последующие отчеты и бумаги.

по плану:
Правила заполнения актов на плодоовощную продукцию.
Правила ведения журналов на

плодоовощную продукцию.
Правила заполнения весовых ведомостей и партионных карт.

товарно-материальных ценностей в местах хранения" (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ

от 09.08.1999 N 66). Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_26072/0dd2432a4bdc553b52225564e19bf4a8772ac1bf/#dst100194
Малый бизнес России. Режим доступа: https://assistentus.ru/
Первичная учетная документация и порядок ее применения. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_67024/7a48b50ba9f6faedd40df6ea8f85ba5d8393d053/