Разделы презентаций
- Разное
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Организация работы с документами
Содержание
- 1. Организация работы с документами
- 2. Организация работы с документамиорганизация документооборота (обеспечение
- 3. Документооборот – это движение документов с момента
- 4. Основные типы документов:входящие (документы, поступившие из внешних
- 5. Основные принципы работы с документамиединый порядок
- 6. Для эффективной работы с документами должны быть
- 7. Для эффективной работы с документами должны быть
- 8. ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Прием и обработка входящих
- 9. Слайд 9
- 10. Маршрут входящего документа
- 11. СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
- 12. Передача зарегистрированных документов заместителюдиректора,
- 13. Маршрут исходящего документаКорреспонденты
- 14. СХЕМА РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
- 15. Слайд 15
- 16. Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
- 17. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ Внутренние
- 18. На этапах подготовки и оформления порядок работы
- 19. На этапах исполнения и завершения работ
- 20. Маршрут внутреннего документа
- 21. Совершенствование делопроизводства (для внутренних документов)
- 22. ЭффективностьЭкономится бумага.Не нужно многократно копировать бумажные документы
- 23. Вопросы???
- 24. Конец!
- 25. Скачать презентанцию
Организация работы с документамиорганизация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)
Слайды и текст этой презентации
Слайд 2Организация работы
с документами
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и
использования документов)
систематизация архивного хранения документов (организация хранения и
использования документов в текущей деятельности)
Слайд 3Документооборот – это движение документов с момента их создания или
получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. Объем
документооборота – число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объем документооборота зависит: - от значимости организации; - ее функций и уровня решаемых задач; - от связей с внешними организациями.
Слайд 4Основные типы документов:
входящие (документы, поступившие из внешних организаций);
исходящие (документы, создаваемые
структурными подразделениями для отправки во внешние организации);
внутренние (документы, издаваемые руководителем
или структурным подразделением для рассылки внутри службы.
Слайд 5Основные принципы работы
с документами
единый порядок составления и оформления документов
и работы с ними;
четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками;
современное
техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники);целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа);
умелое сочетание документного управления с бездокументным.
Слайд 6Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены:
инструкция по делопроизводству
предприятия
образцы правильно оформленных документов (на ПК)
номенклатура дел предприятия
должностные инструкции работников
техническое
обучение персонала новым технологиям работы с документами
Слайд 7Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены:
методическое руководство со
стороны служб делопроизводства
информирование руководства о состоянии работы с документами
назначение ответственных
лиц за организацию делопроизводства в подразделениях
Слайд 8ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем референтом
или работником службы делопроизводства.
Входящие документы могут быть доставлены
по
почте;курьером;
по факсу;
как электронное сообщение.
Слайд 12 Передача зарегистрированных документов заместителю
директора, в структурные подразделения
или исполнителям.
Прием документов, проверка правильности адресования и приложений
Предварительное рассмотрение
(сортировка, разметка)Передача (доклад) документов руководителю.
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации
Передача документов исполнителю
Контроль исполнения документов
Исполнение документов
Подшивка документов в дело.
Регистрация
Постановка отметки о поступлении (входящего №) на документах
Слайд 16Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
номер документа, включающий номер
дела;
дата документа;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о
решении вопроса, номера документов-ответов);исполнитель;
примечание.
Слайд 17 ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются
и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его
пределы.
Слайд 18На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой
же, как и с исходящими документами:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности
оформления проекта документа;согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях):
регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах):
Слайд 19 На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами
порядок операций такой же, как и с входящими документами:
передача документов
исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);контроль исполнения документа;
исполнение документа;
проставление отметки об исполнении;
подшивка исполненного документа в дело.
Слайд 21Совершенствование делопроизводства
(для внутренних документов)
использовать возможности локальной сети предприятия
;
заменять традиционные документ электронными, где это возможно.
Слайд 22Эффективность
Экономится бумага.
Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно
переслать им на ПК электронный документ.
Возрастает оперативность передачи и
поиска необходимых документов внутри предприятия. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.
