Основные задачи, организация, нормативная и правовая база документационного обеспечения

К.А., Смитюх С.Ю., студенты 3-го курса очной формы обучения юридического

факультета, группа Юб 1404

них должностных лиц по управлению действиями управляемого объекта, должна быть

в достаточной мере информационно обеспечена и защищена в правовом отношении, что обусловливает важность в современных условиях такого вида информационного обеспечения управленческой деятельности, каким является её документационное обеспечение.

обеспечения управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления

(ГСДОУ), призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищенность деятельности управленческих структур.
Успешное управление таможенной деятельностью предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т.е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.
Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и. с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;
–

организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс

последовательных мероприятий, а именно:
– разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;
– рассылка документов в таможенные органы и организации, их учет;
– доведение документов до органов управления и должностных лиц;
– продвижение документов по инстанциям и исполнителям;
– контроль исполнения документов;
– хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов

управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т.е. быть достоверной.

документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления

в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.

Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе её положений,

устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учётом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

выделить следующие её составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших или вышестоящих

организаций:
– упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;
– систематизацию документов и их унификацию;
– установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;
– организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

независимо от её уровня, предполагает:
– упорядочение обработки поступающих или создаваемых

в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;
– создание информационно-поисковой системы по документам организации;
– организацию контроля исполнения документов;
– организацию подготовки документов к передаче в архив;
– совершенствование работы с документами, в том числе путём применения средств механизации и автоматизации.
Структурную организацию документационного обеспечения управленческой деятельности отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в таможенных органах соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения.