Особенности передачи дел при смене главного бухгалтера организации

курса,
института повышения
квалификации и переподготовки
кадров, группы БУ-11
Е.А. Чучалова
 
Научный руководитель: к. э. н.,

доцент кафедры экономики
и финансов МарГУ
Ю.Б. Ржавина

Министерство образования и науки Российской Федерации
ФГБОУ ВПО «Марийский государственный университет»
Институт экономики управления и финансов

Кафедра экономики и финансов

Йошкар-Ола, 2014.

не закреплен. Ранее некоторые ведомства его регламентировали.


Смена главного бухгалтера

в наши дни становится обыденным явлением, возникает вопрос, как предавать и принимать дела бухгалтерии при смене ее руководителя – главного бухгалтера.

процедуры по приему-передаче дел;

Проводится документальная инвентаризация активов и обязательств;

Осуществляется проверка

состояния налогового, бухгалтерского учета и отчетности;

Производится передача дел по утвержденной в отделе номенклатуре;

Составляется и подписывается акт приема-передачи.

положения: 

ФИО лица, принимающего дела;

Должность и характер работы – временный или

постоянный;

Срок проведения процедуры по передаче дел (не может превышать двух недель, на которые продляется трудовая деятельность при увольнении);

Состав комиссии по передаче;

Если привлекается – название аудиторской компании или сведения о представителе вышестоящих органов;

Порядок внесения изменений в банковские карточки, если в них регистрировалась подпись бухгалтера.

собраний акционеров (учредителей) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельство о

государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, документы о регистрации ККТ;
– учетная политика, распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, система документооборота;
– бухгалтерская и налоговая отчетность за три последних календарных года и за текущий год (те периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить);
– выписки по счетам в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;
– регистры бухгалтерского и налогового учета;
– материалы инвентаризаций;
– акты аудиторских, налоговых и иных проверок за последние три года;
– акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (провести сверку платежей на текущую дату);
– материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;
– материалы судебных разбирательств с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами, в которых компания на текущий момент принимает участие.

лицом (а это возможно в соответствии со ст. 243 ТК

РФ и должно быть оговорено в трудовом договоре).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке предусмотренном положением по ведению бухгалтерского учета.

деклараций с фактически уплаченными налогами. Обязательно детально расшифровывается дебиторская и

кредиторская задолженность.

Найденные нарушения и недочеты отражаются в итоговом акте. Если они обширны, то лучше оформить их отдельной справкой, а в акте указать, кто будет устранять проблемы.

дел (эта дата является обязательным реквизитом акта);

Наименования, даты и другие

реквизиты передаваемых документов;

Список отсутствующих документов (иначе потом доказать, что документ был утерян в период работы предыдущего бухгалтера, будет очень сложно);

Все нарушения, недостатки, ошибки, недочеты, выявленные в ходе передачи дел, в оформлении первичной документации, бухгалтерской и налоговой документации (особенно денежного и материального учета, включая кассовые документы, акты приемки-передачи основных средств, нематериальных активов, накладные и пр.); 

Расхождения данных бухгалтерской и налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за соответствующие проверенные периоды.

а новый назначен на должность, рекомендуется:
Сообщить о смене главного

бухгалтера в налоговую инспекцию. Обязанность уведомлять об этом налоговые органы не установлена, поэтому и ответственность за неуведомление не предусмотрена. При этом налоговики такое требование выдвигают. К такому письму-уведомлению, заверенному печатью организации, прилагают копию приказа (или выписку) о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового бухгалтера.

2) На основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации имеются счета.

3) Со дня приема дел завести недостающие учетные регистры.

4) Исправить ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности.

5) При необходимости подать уточненные декларации.

денежных средств или невыдачи трудовой книжки не получится.

Вместе с тем

следует помнить, что обязанность приемки-передачи может быть прописана в локальных актах, с которыми будет ознакомлен сотрудник, а также в трудовом договоре и должностной инструкции.

Следовательно, в случае неисполнения данных актов работодатель может наложить дисциплинарное взыскание на главного бухгалтера.

Отказ от передачи дел должен насторожить руководство компании. Возможно, он связан с растратой, хищением или другими нарушениями.

— и организация, и увольняющийся бухгалтер, и вновь назначаемый бухгалтер.

Оформление акта приема-передачи дел позволит разграничить ответственность принимающей и передающей сторон. Так как в период передачи дел, как правило, прежний бухгалтер еще не уволился, а новый уже принят, следует четко разделить и документально закрепить их полномочия на переходный период. Процедуру передачи дел определяет организация, но в нее могут быть внесены коррективы участвующими в ней сторонами.

Проф. Л.Т.Гиляровской. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2006.
Климова М.А. Бухгалтерское

дело: Учеб.пособие. - М.: Инфра-М, 2004. -200с.
Ивашкевич В.Б., Куликова Л.И. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие. - М.: Экономист, 2005. -523с.