Разделы презентаций
- Разное
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Понятие, содержание и значение делопроизводства
Содержание
- 1. Понятие, содержание и значение делопроизводства
- 2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная
- 3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,
- 4. Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов
- 5. ДокументированиеОрганизация работы с документамиЭЛЕМЕНТЫДЕЛОПРОИЗВОДСТВАДЕЛОПРОИЗВОДСТВОВИДЫДЕЛОПРОИЗВОДСТВАОбщееСпециальноеСекретноеНесекретное
- 6. Элементы делопроизводства В структуре делопроизводства выделяют два элемента: документирование и организация работы с документами
- 7. Документирование - это запись информации на носителях по
- 8. Организация работы с документами - это организация документооборота,
- 9. Виды делопроизводства. Применительно к функциям управления различают два вида делопроизводства: общее и специальное.
- 10. Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой
- 11. Специальное делопроизводство обслуживает специальные функции органа управления,
- 12. В зависимости от содержащихся в документах сведений
- 13. Задачи делопроизводства:а) правильное и быстрое отражение в документах деятельности организации;б) правильная организация работы с документами.
- 14. Правовая основа делопроизводства - это совокупность законов
- 15. Системы делопроизводства:Централизованная– все делопроизводственные процессы сосредоточены в
- 16. Субъекты делопроизводства – это лица, обладающие определенными
- 17. Полномочия службы ДОУ: - прием, учет (регистрация)
- 18. Полномочия руководителя :- обеспечить необходимые условия для
- 19. Полномочия исполнителей:своевременное исполнение полученных от работников канцелярии
- 20. Документирование 1. Понятие, назначение и виды документов.2. Требования, предъявляемые к документам.3. Сокращения слов, допускаемые в документах.
- 21. Документ - это зафиксированная на носителе информация
- 22. Документирование — регламентированный процесс записи информации на
- 23. Важное значение при документировании имеют средства документирования
- 24. В обществе документы являются основными носителями управленческой,
- 25. Среди функций документа выделяются общие и специальные.
- 26. К специальным функциям документа относятся: •
- 27. Виды документов. 1) по направлениям деятельности документы
- 28. 3) по месту составления- внутренние- внешние4) по
- 29. 6) по срокам исполнения- срочные- несрочные7) по виду оформления- подлинники- копии- выписки- дубликаты
- 30. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать
- 31. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВТребования к оформлениюреквизитов
- 32. Юридические требования. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу,
- 33. Требования информационной культуры документов предполагают, что документ
- 34. Техническая эстетика - это художественное конструирование (дизайн) в
- 35. Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата
- 36. Каждый лист документа, оформленный как на бланке,
- 37. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица
- 38. Допускаемые сокращения слов
- 39. Слова при географических названиях: город — г.
- 40. Об использование сокращений при написании почтового адреса
- 41. Вот некоторые сокращения, которые могут использоваться при
- 42. Слова при фамилиях: товарищ — т. (в
- 43. Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 —
- 44. Слова, сокращение которых пишется через дефис:министерство —
- 45. Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные
- 46. Требования к реквизитам документов закреплены
- 47. Организация работы с документами1. Стадии документооборота, их
- 48. Документооборот — движение документов в организации с
- 49. Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих
- 50. Входящие документы – это те документы, которые
- 51. 1) прием документов Корреспонденция поступает в организацию
- 52. Прием документов включает: а) проверку правильности его
- 53. 2) регистрация документов – это запись учетных
- 54. При регистрации в установленную форму обычно записываются
- 55. 3) предварительное рассмотрение документов проводится с целью
- 56. 4) рассмотрение корреспонденции руководствомКорреспонденция докладывается руководителю, как
- 57. 5) передача на исполнение (доведение до сведения
- 58. 6) исполнение и контроль исполнения документов. В
- 59. контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих
- 60. - контроль по существу решения вопроса –
- 61. Поручение подлежит исполнению в установленный в нем
- 62. 7) прием исполненного документа, снятие с контроля.
- 63. Служба ДОУ не реже одного раза в
- 64. 8) текущее и архивное хранение, уничтожение (в содержание документооборота не входит).
- 65. Исходящие документы – документы, разработанные внутри организации
- 66. 1) разработка и оформление документа. Исходящие документы подписываются только руководителем или его заместителями;
- 67. 2) тиражирование и регистрация документа. Регистрация документа происходит в журнале учета исходящей корреспонденции.
- 68. 3) упаковка и отправка (рассылка) документа -
- 69. Особенности отправки некоторых видов документов. Виды документов,
- 70. 4) текущее и архивное хранение второго экземпляра
- 71. Документооборот внутренних документов.К внутренним документам принято
- 72. Организацию работы с внутренними документами можно представить
- 73. Требованиями к передаче и приему текстов служебных
- 74. - запрещается передавать текст документов с пометкой
- 75. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИЭлектронные документы создаются,
- 76. При составлении номенклатуры дел указывается, что
- 77. Организация работы с документами1. Хранение документов.2. Уничтожение документов.3. Порядок работы с заявлениями и обращениями граждан.
- 78. Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности
- 79. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований
- 80. Формирование дел - группировка исполненных документов в
- 81. - помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы
- 82. Оформление дела включает: - описание дела на
- 83. Текущее (оперативное) хранение документов. С момента заведения
- 84. Порядок архивного хранения документов Завершающий этап работы
- 85. экспертиза ценности документов — это отбор документов
- 86. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре
- 87. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению.
- 88. Рассмотрение обращений граждан
- 89. 1) обращение гражданина (далее - обращение) -
- 90. 4) жалоба - просьба гражданина о восстановлении
- 91. Права гражданина при рассмотрении обращенияПри рассмотрении обращения
- 92. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном
- 93. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный
- 94. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган
- 95. Скачать презентанцию
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству
Слайды и текст этой презентации
Слайд 2ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»
N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» 
Слайд 3ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Слайд 4
Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и
использование документов
Слайд 5Документирование
Организация работы
с документами
ЭЛЕМЕНТЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
ВИДЫ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Общее
Специальное
Секретное
Несекретное
Слайд 6Элементы делопроизводства
В структуре делопроизводства выделяют два элемента: документирование и
организация работы с документами
Слайд 7Документирование - это запись информации на носителях по установленным правилам.
Результатом
документирования является документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - элемент оформления документа.
Слайд 8
Организация работы с документами - это организация документооборота, оперативного хранения и
использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов
в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Слайд 9
Виды делопроизводства.
Применительно к функциям управления различают два вида делопроизводства:
общее и специальное.
Слайд 10
Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности (по правилам
общего делопроизводства создаются приказы, распоряжения, инструкции, директивы, указания, письма и
т.д.)
Слайд 11
Специальное делопроизводство обслуживает специальные функции органа управления, его внешнюю деятельность.
Например, составление и оформление уголовно-процессуальных документов при выявлении и расследовании
преступлений (постановление о возбуждении уголовного дела, приговор суда ).
Слайд 12В зависимости от содержащихся в документах сведений различают секретное и
несекретное делопроизводство.
Секретное делопроизводство осуществляются по специальным правилам, цель которых -
предотвратить утрату документов и утечку сведений, составляющих государственную тайну.
Слайд 13Задачи делопроизводства:
а) правильное и быстрое отражение в документах деятельности организации;
б)
правильная организация работы с документами.
Слайд 14Правовая основа делопроизводства - это совокупность законов и иных нормативных
правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов.
Слайд 15Системы делопроизводства:
Централизованная– все делопроизводственные процессы сосредоточены в единой канцелярии
Децентрализованная
все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений.
Смешанная
– присутствуют элементы обеих форм и централизованной, и децентрализованной. 
Слайд 16Субъекты делопроизводства – это лица, обладающие определенными правами и обязанностями
в сфере документационного обеспечения управления.
Службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ).
Руководитель учреждения .
Исполнители в системе делопроизводства.
Слайд 17Полномочия службы ДОУ:
- прием, учет (регистрация) и распределение входящих
документов;
- учет внутренних документов;
- передача документов и писем на рассмотрение
руководству и после получения соответствующих указаний, непосредственно исполнителю;- учет исходящих документов, отправка их адресатам;
- контроль за исполнением документов;
- подготовка и ведение номенклатуры дел;
- выдача документов и дел, контроль за их возвратом;
- консультирование, оказание методической помощи по вопросам работы с документами;
- участие в проведении проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения;
Слайд 18Полномочия руководителя :
- обеспечить необходимые условия для работников ведущих делопроизводство,
контролировать их работу;
- принимать необходимые меры, исключающие утрату документов и
разглашение содержащихся сведений;- ежегодно организовывать отбор документов для постоянного и временного их хранения, утверждать номенклатуру дел;
- своевременно (в день представления секретарем) рассматривать поступающую корреспонденцию, определять исполнителей, сроки исполнения, а при необходимости и порядок исполнения документов.
Слайд 19
Полномочия исполнителей:
своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное
их оформление;
строгое соблюдение установленных правил работы с секретными документами.
Слайд 20
Документирование
1. Понятие, назначение и виды документов.
2. Требования, предъявляемые к
документам.
3. Сокращения слов, допускаемые в документах.
Слайд 21
Документ - это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.
Носителем документированной информации может быть любой материальный объект,
предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. 
Слайд 22
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином
носителе, обеспечивающем ее юридическую силу.
Документирование всегда осуществляется по определенным
правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. 
Слайд 23
Важное значение при документировании имеют средства документирования — орудия, используемые
человеком для создания документов. Это могут быть:
простые орудия (ручки,
карандаши и др.); • механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.); средства автоматизации — компьютерная техника.
Слайд 24
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической
или иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации,
именно в документах информация фиксируется впервые.
Слайд 25Среди функций документа выделяются общие и специальные.
К общим функциям
документа относятся:
• информационная: любой документ создается для сохранения информации;
• социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;
• культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций.
Слайд 26 К специальным функциям документа относятся:
• управленческая: документ является
инструментом управления; специально создаваемые для реализации целей управления;
• правовая:
документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества;
Слайд 27Виды документов.
1) по направлениям деятельности документы подразделяются на:
- документы
по общим и административным вопросам
- документы по функциям управления
2) по
наименованиям- служебные письма
- приказы
- протоколы
- акты и т.д.
Слайд 283) по месту составления
- внутренние
- внешние
4) по содержанию
- простые (посвящены
одному вопросу)
- сложные (охватывают несколько вопросов)
5) по форме
- индивидуальные
- трафаретные
- типовые
Слайд 296) по срокам исполнения
- срочные
- несрочные
7) по виду оформления
- подлинники
-
копии
- выписки
- дубликаты
Слайд 30
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую
силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность
обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Слайд 31ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СОСТАВЛЕНИЮ
И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Требования к
оформлению
реквизитов
Слайд 32
Юридические требования. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу, т.е. свойство официального
документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
Слайд 33Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно
кратким и информационно емким, т.е. при минимуме текста в документе
должно содержаться максимум информации. Документ должен излагаться ясным, понятным для адресата языком, должен быть составлен в официально-деловом стиле. Исключаются термины и выражения, допускающие двусмысленное толкование информации, а также слова, не несущие смысловой нагрузки. Применяются устойчивые стандартизированные словесные обороты.
Слайд 34
Техническая эстетика - это художественное конструирование (дизайн) в технике и промышленности,
комплекс средств и мероприятий по эстетическому совершенствованию производственной среды. Техническая
эстетика способствует созданию комфортных условий труда и высокой культуры производства. Это эргономические требования в системе «человек – машина», направленные на повышение эффективности деятельности и сохранение здоровья человека.
Слайд 35
Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на
нем постоянными реквизитами.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4
(210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Слайд 36
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10
мм - правое;20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Слайд 37
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды
бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Слайд 39
Слова при географических названиях:
город — г.
село— с.
поселок—
п.
поселок городского типа— пгт.
Перед указанием городов Москва и
Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город« («град») (Новгород, Волгоград, Кировоград, Зеленоград и др.)
Слайд 40
Об использование сокращений при написании почтового адреса не говорится ни
в ГОСТе Р 6.30-2003, ни в Методических рекомендациях Росархива. Однако
в делопроизводстве сложилась практика, согласно которой при написании адреса используют общепринятые сокращения.Правила сокращений слов зафиксированы в Словаре сокращений русского языка.
Слайд 41
Вот некоторые сокращения, которые могут использоваться при написании адреса:
пос. -
поселок; просп. - проспект; обл. - область; р-н - район; ул. - улица; пл. -
площадь; пер. - переулок; д. - дом; корп. - корпус; стр. - строение.
Слайд 42
Слова при фамилиях:
товарищ — т. (в начале предложения —
Тов.)
господин — г-н
профессор — проф.
доцент — доц.
начальник
— нач.и т. д.
Слайд 43
Слова, употребляемые при цифрах:
пункт 3 — п. 3.
подпункт
1.1. — пп. 1.1.
рисунок 5— рис. 5.,
раздел 2 —
разд. 2.Слова при указании денежных единиц:
рубль — р.,
тысяча рублей — тыс. р.,
миллион рублей — млн. р.,
миллиард рублей — млрд. р.
Слайд 44
Слова, сокращение которых пишется через дефис:
министерство — м-во
завод —
з-д
производство — пр-во
район — р-н
хозяйство — хоз-во
количество — кол-во
и т.
п.
Слайд 45Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры.
Например: РФ
— Российская Федерация,
ПК — персональный компьютер,
НИИ — научно-исследовательский
институт, АО — акционерное общество,
ЕЭС — Европейское экономическое сообщество, и др.
Допускаются сокращения словосочетаний:
и так далее — и т. д.,
и тому подобное — и т. п.,
и другие — и др.
Слайд 46
Требования к реквизитам документов закреплены в ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов»
Слайд 47
Организация работы с документами
1. Стадии документооборота, их характеристика:
а) документооборот входящих
документов;
б) документооборот исходящих документов;
в) документооборот внутренних документов;
2. Особенности работы с
электронными документами.
Слайд 48
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления.
Слайд 49
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки
документации. Это потоки:
входящих (поступивших в учреждение);
исходящих (отправленных из учреждения);
внутренних (не
выходящих за пределы подготовивших их организации) документов.
Слайд 50
Входящие документы – это те документы, которые поступают в организацию
извне по различным каналам связи (преимущественно по почте).
Документопоток входящих
документов складывается из документов вышестоящих организаций (постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, решения, методические указания и т.д.); документов подведомственных организаций (отчеты, письма, акты); документов не соподчиненных организаций (письма, договоры и т.д.); обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). 
Слайд 51
1) прием документов
Корреспонденция поступает в организацию через службы документационного
обеспечения (секретариат, канцелярия) по почте, средствами фельдъегерской связи, по электрическим
каналам связи (телефон, телеграф, факс, электронная почта), доставляется посетителями
Слайд 52
Прием документов включает:
а) проверку правильности его доставки;
б) проверку
сохранности упаковки (пакета, конверта);
в) вскрытие конвертов.
г) проверку правильности вложений.
Особенности приема некоторых видов документов. Поступившие телеграммы принимаются под расписку. Текст телефонограммы (информация, принимаемая по телефону) записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале. Оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо.
Слайд 532) регистрация документов – это запись учетных данных о документе
по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Формы регистрации:
- журнальная (наиболее распространена) – документы регистрируются в журнале учета входящих документов;
- карточная (распространена в странах Европы) – регистрация осуществляется в учетной карточке;
- автоматизированная – сопровождается вводом информации о документах в базу данных автоматизированной системы (при ее наличии).
Слайд 54
При регистрации в установленную форму обычно записываются следующие реквизиты:
- наименование
организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный
номер документа;- дата поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Слайд 55
3) предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов
на требующие обязательного рассмотрения руководством и на направляемые непосредственно в
структурные подразделения и исполнителям.
Слайд 56
4) рассмотрение корреспонденции руководством
Корреспонденция докладывается руководителю, как правило, в день
ее поступления. Руководитель должен рассмотреть ее, назначить по каждому документу
исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа.
Слайд 57
5) передача на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц).
Направление документов на исполнение производится в день их поступления, срочных
документов – немедленно.
Слайд 58
6) исполнение и контроль исполнения документов. В зависимости от содержания
и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное. Как
правило, оно предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), его техническое изготовление (печатание, размножение).
Слайд 59
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Он включает: постановку документа на контроль, проверку хода его выполнения,
учет и обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.
Слайд 60
- контроль по существу решения вопроса – это оценка, насколько
правильно и полно решен вопрос;
- контроль за сроками исполнения документа.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Слайд 61Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в
качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата
подписания поручения.Поручение, содержащее указание "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.
Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Слайд 62
7) прием исполненного документа, снятие с контроля. Документ считается исполненным
и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется отметкой в контрольной карточке.
Слайд 63
Служба ДОУ не реже одного раза в месяц готовит сводные
данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации, на основании которых
формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства.
Слайд 65
Исходящие документы – документы, разработанные внутри организации и отправляемые за
ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные
или устные запросы или как инициативные документы (письма, обзоры, справки, отчеты).
Слайд 66
1) разработка и оформление документа. Исходящие документы подписываются только руководителем
или его заместителями;
Слайд 67
2) тиражирование и регистрация документа. Регистрация документа происходит в журнале
учета исходящей корреспонденции.
Слайд 68
3) упаковка и отправка (рассылка) документа
- написание на конверте
адреса;
- вложение документа в конверт;
- составление реестра;
- сдача
корреспонденции на предприятие связи. 
Слайд 69
Особенности отправки некоторых видов документов. Виды документов, информация которых передается
по каналам электрической связи (в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм,
электронных сообщений), а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству конкретной организации
Слайд 70
4) текущее и архивное хранение второго экземпляра документа, уничтожение. Копии
исходящих документов хранятся в службе ДОУ (2-й экземпляр документа) и
в подразделении, подготовившем документ (3-й экземпляр).
Слайд 71 Документооборот внутренних документов.
К внутренним документам принято относить все документы,
которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из потребностей самой организации,
и за ее пределы не отправляются. К внутренним относятся:организационные документы (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания);
распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, решения).
Слайд 72Организацию работы с внутренними документами можно представить следующей схемой:
1) разработка
и оформление документа (документирование);
2) тиражирование и регистрация документа;
3) доведение документа
до сведения заинтересованных лиц или передача на исполнение. 4) исполнение и контроль исполнения документа;
5) прием исполненного документа, снятие с контроля;
6) текущее и архивное хранение, уничтожение.
Слайд 73Требованиями к передаче и приему текстов служебных документов по каналам
факсимильной связи:
- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4
черным цветом, не должен превышать 5 листов;- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
Слайд 74
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
-
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов
после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Слайд 75ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся
в системе электронного документооборота
Для подписания электронных документов федерального органа
исполнительной власти используются электронные подписиПрием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства
При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа (организации)
Слайд 76
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в
электронном виде
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в
установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителеПосле истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению
Слайд 77
Организация работы с документами
1. Хранение документов.
2. Уничтожение документов.
3. Порядок работы
с заявлениями и обращениями граждан.
Слайд 78Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего
их использования.
Дело - это «совокупность документов или документы, относящиеся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Для того чтобы правильно составить дела, документы, нужно классифицировать, сгруппировать по определенным предметно-логическим признакам (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т.п.).
Эта классификация документов в делопроизводстве закрепляется в номенклатуре дел.
Слайд 79Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из граф, в которых указывают:
1 - индекс дела;
2 – заголовок дела;
3 – количество дел;
4 – срок хранения дела по перечню;
5 – примечания.
Слайд 80Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии
с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
При формировании
дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
Слайд 81- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики (т.е. в дело включается по одному экземпляру каждого документа: подлинники либо вторые экземпляры для исходящих документов); - по объему дело не должно превышать 250 листов (если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры) или 4 см по переплету.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (запрос – ответ) или их сочетании.
Слайд 82Оформление дела включает:
- описание дела на обложке - указываются
реквизиты: наименование организации и ее структурного подразделения; индекс дела; заголовок
дела; дата дела (самый ранний и самый поздний документ); количество листов в деле; срок хранения дела (из номенклатуры); архивный шифр дела);- брошюровку в виде подшивки или переплета. Документы в дела подшиваются прочной ниткой в 3-4 прокола или переплетаются типографским способом.
- нумерацию листов - всех, кроме листа - заверителя и внутренней описи. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
- составление заверительной надписи (располагается в конце дела на отдельном листе - заверителе дела).
- составления внутренней описи.
Слайд 83Текущее (оперативное) хранение документов. С момента заведения и до передачи
в архив дела хранятся по месту их формирования (либо в
службе ДОУ, либо в подразделении).Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Слайд 84Порядок архивного хранения документов
Завершающий этап работы с документами в
делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования.
Обработка дел для хранения включает:- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
- оформление дел;
- составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Слайд 85экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение
или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Назначение
экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.Критерии оценки документов:
критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления;
критерии оценки содержания — значимость события, отраженного в документах ;
критерии оценки внешних особенностей документа — это юридическая достоверность.
Слайд 86В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с
различными сроками хранения:
постоянного хранения в государственных архивах;
временного хранения
в ведомственном архиве (свыше 10 лет);временного хранения (до 10 лет) не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.;
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Слайд 87
По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению. Руководителю службы ДОУ
необходимо определить периодичность отбора документов для уничтожения.
После уничтожения документов
в соответствующих учетных документах (описях дел, книге учета поступления и выбытия документов, листах фондов) делаются отметки «Уничтожено» со ссылкой на дату и номер акта.
Слайд 891) обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный
орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление
или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;2) предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
3) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
Слайд 904) жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его
нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или
законных интересов других лиц;5) должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
Слайд 91Права гражданина при рассмотрении обращения
При рассмотрении обращения государственным органом, органом
местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:
1) представлять дополнительные
документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения;
3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения;
5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
Слайд 92
Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо
наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет
письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
Слайд 93Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.
В случае необходимости рассматривающие обращение государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.
Слайд 94Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или
должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение
30 дней со дня регистрации письменного обращения.Руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
