Порядок составления и оформления протоколов

Порядок составления, оформления и содержания протоколов. Их виды
Студентка группы
СФК3-1у(с)
Лапина

Ксения

Москва 2013 г.

собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

период реформ государственного управления, проводимых Петром I.

Впервые этот вид

документа упоминается в указе Петра I Ближней канцелярии от 7 октября 1707 г., который предписывал ведение протоколов всех рассматриваемых канцелярией дел и обязательность подписи в протоколах каждого члена присутствия.

ведения протоколов в Сенате, войсковых и губернских учреждениях.

В указе

особо подчеркивалось, что дела следует решать коллегиально, всем делам вести протоколы, записывать в протоколе мнение каждого члена присутствия, «которое каждый должен закрепить (подписать – В.Я.) своею рукою», а уже после этого «диспут иметь», а решив дело, всем же подписать «сентенцию» – решение. Подписание протокола каждым членом присутствия, по мнению Петра I, должно было повысить качество принимаемых решений и ответственность членов коллегии за принятые решения.

совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило,

подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие совместного обсуждения и выработки решения.

Протоколы могут вестись на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых

сторонами договоренностей.

Если в деятельности организации протоколы используются регулярно, целесообразно разработать форму протокола и включить ее в инструкцию по делопроизводству. Только таким образом можно добиться единства в оформлении этого документа в организации.

в заголовочной части протокола должен присутствовать определенный набор реквизитов, предусмотренных

общим бланком, а именно: наименование организации (органа), наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), отметки для даты и номера документа

протокола является дата события (заседания, совещания), хотя оформляется протокол после

заседания (как правило, в течение 3-5 дней).


Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа.

Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории

входит в название организации

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа

на заседании), секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня.

и инициалы, которые перечисляются по алфавиту.
В протоколах не принято

указывать должности лиц, поскольку в качестве членов коллегиального или совещательного органа, независимо от должности, они имеют равные права.
Если присутствующих более 15 человек, в протоколе можно указать их общее количество и сделать отметку «Список прилагается»

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, при этом может указываться должность и фамилия докладчика, а также время обсуждения вопроса

или стенограммы.

В настоящее время в качестве средства фиксации хода

заседания, как правило, используется звукозапись.

Протокол составляется после заседания, срок подготовки протокола не должен превышать 3-5 дней. Конкретный срок подготовки протокола должен быть определен в положении о коллегиальном или совещательном органе или регламенте органа.

когда заседание записывается на пленку);

 Стенографический (полная запись всего заседания -

дословно); 

Полный (включает всю информацию краткого протокола и ход обсуждения вопроса)
 

представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к

тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, во­прос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от­ражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подпи­си, фамилии, инициалов и даты.

Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.