Принципиальная схема движения документов в СЭД

еще не открывали для просмотра.
«В работе» - документы, которые вы

открывали для просмотра, по которым вы еще не приняли решения.
«Согласованные/подписанные» - документы, которые вы когда-либо согласовали/подписали.
«Даны замечания/предложения» - документы, по которым вы давали предложения/замечания.

«Я готовлю к отправке» – подготовленные проекты документов, которые в силу
каких-то причин не отправлены на согласование, например, не все реквизиты заполнены
(не создали страницы, листа согласования, не нажали на кнопку «Отправить на
согласование» и т.п.).
«Находится на согласовании» - документы, находящиеся в процессе согласования.
«Вернули на доработку» – документы, по которым даны какие-либо замечания/предложения.
«На собственноручную подпись»-документы, в которых при создании установили флажок на «требует собственноручной подписи» «Прекратил(а) согласование» – документы, потерявшие свою актуальность.
«Ожидает регистрации» – документы, прошедшие все этапы согласования/подписания и ожидающие регистрации в канцелярии, т.е. номер этим документам еще не присвоен. «Исходящие»-»Без номеров»
«Зарегистрированы» - документы, прошедшие все этапы согласования/подписания, зарегистрированные и направленные адресатам.
«Удаленные» – документы, которые удалены. При необходимости проект документа можно восстановить и вернуть на согласование.

Справка по созданию СОГЛов

Типы пользователей
Если при выборе стоит зеленый кружочек перед фамилией пользователя то пользователь подключен и работает в СЭД
Если при выборе стоит желтый кружочек перед фамилией пользователя то пользователь не подключен к СЭД, но состоит в работающей организации
Если при выборе стоит серый кружочек перед фамилией пользователя то пользователь и его организация не подключены к СЭД,

При нажатии на «Сохранить + поля» происходит сохранение реквизитов и переход к регистрации следующего документа, в РКФ следующего документа реквизит «От кого» автоматически заполняется значением из предыдущего документа. Удобно использовать для регистрации документов, пришедших из одной организации.

После заполнения всех реквизитов, чтобы сохранить и просмотреть регистрационно-контрольную форму документа (далее – РКФ), нажмите кнопку «Сохранить +просмотр».

Кнопка «Сохранить + резолюция» позволяет сохранить РКФ и открыть окно для ввода резолюции. Подробно процедура добавления резолюции описана в разделе «Ввод резолюций».

При помощи кнопки «Сохранить + список» можно сохранить РКФ и вернуться к журнальному списку документов.

При нажатии на кнопку «Сохранить + новый» происходит сохранение карточки документа и переход к регистрации следующего документа.

проекта письма и проекта поручения. Для этого отметьте пункт «С

проектом поручения». После сохранения листа согласования под РКФ документа автоматически создается согласование проекта поручения, где автором указывается исполнитель, создающий согласование, а адресатом – следующий в списке в листе согласования. В созданном согласовании проекта поручения необходимо создать проект резолюции, для этого нажмите ссылку «Правка» При необходимости наличия собственноручной подписи на документе отметьте пункт «требует собственноручной подписи»

2.Заполняем контрольно-регистрационную форму (далее – РКФ) как и в случае с внутренним документом., прикрепляем подготовленный файл, создаем страницы документа и проект поручения (Если требуется)
Обращаем внимание что в поле «Подпись» должна стоять фамилия того кто будет согласовывать этот документ последним. Это обычно или начальник отдела или руководитель подразделения.
Т.е. если пользователь готовит ответ на документ он должен поставить себя как исполнителя, а руководителя который расписал ему это задание в поле подпись.

5.Реализована возможность редактирования карточки документа согласования в ходе согласования.
Правом редактирования обладает инициатор согласования на протяжении всего времени согласования, до поступления документа на подпись, а также пользователи, участвующие в согласовании.
Участникам согласования кнопка «Редактировать» доступна до тех пор, пока документ находится у него в работе.. Поля, которые были изменены, будут отображаться в истории карточки. Если в ходе согласования инициатор или участник согласования заметит в тексте документа ошибки, то для их исправления необходимо сначала пересохранить файл на компьютер, далее в нем произвести нужные изменения и потом в формате редактирования заменить его на новый.

3.Создаем лист согласования и вносим в него тех, кто будет согласовывать документ. Нажимаем «Создать лист согласования». Если документ должен иметь собственноручную подпись, то в листе согласования ,автоматически перед подписываемым, ставится фамилия согласующего ,ответственного за собственноручную подпись.

4.После создания листа согласования и проверки документа и РКФ отправляем документ на согласование. Нажимаем «Отправить на согласование»

6.Существует три типа согласования:
- Последовательное – в данном случае документ будет поступать адресатам по указанной очередности в листе согласования сверху вниз. В данном случае, если один из адресатов возвращает документ на согласование, документ автоматически возвращается инициатору и до следующего адресата не доходит.
- Параллельное - документ поступает автоматически всем адресатам в листе согласования. В данном случае, если один или несколько адресатов возвращает документ на согласование, документ возвращается инициатору после того как документ рассмотрят все адресаты.
Смешанный тип – документ может быть направлен адресатам по группам – параллельно и последовательно.

Справка по созданию СОГЛов

Внимание! Если Вы подтвердите выбор неправильно, то после прохождения всех этапов согласования и подписания документа, из-за невозможности переноса документа из одного блока в другой Вам придется согласовывать документ еще раз.

7.При выборе нескольких документов в поле «На №» или «Связка» имеет деление на блоки, номера документов отображаемых в каждом блоке соответствуют номерам документов, выбранных в поле «На №». Количество документов отображаемых в каждом блоке не ограничено.
Для удобства также реализована маркировка ссылок на документы которые пользователем уже открывались (выделение цветом).При выборе из нескольких документов на которые может, после выбора документа приходиться заново выбрать файл.

в поле “Подпись” “Исполнитель” и “Кому” можно поставить сотрудников только

из своей организации.
Используйте при направлении документа адресату Вашей организации напрямую, минуя процесс согласования
Внутренние документы используются для написания докладных записок. Служебные записок, Заявлений, Справок
Внутренние документы только за своей подписью

После сохранения карточки документа, нажимаем на ссылку «Страницы»
Если убрать галочку из «Показывать»- «всем»,тем самым документ будет виден только тем пользователям, которые указаны в полях «Подпись»,»Исполнитель», «Кому», а так же всем лицам, записанных в Листе согласования

Справка по созданию внутреннего документа

Что бы передать внутренний документ и другие сотрудники организации не имели права его просмотра.

РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

Внимание! Документ адресату(«Кому») уйдет только после создания для адресата Направления документа

ОШИБКИ
1.Нет доступа к автору- в блоке «Внутренние документы» можно создавать только документы со СВОЕЙ Подписью.
2.Так же документ может не сохраниться если указали пользователя из другой организации(например однофамилец)

ОГРАНИЧЕНИЕ ПРОСМОТРА
СТРАНИЦ ДОКУМЕНТА

«Номер» автоматически проставляется номер документа
В реквизите «Кому» введите ФИО пользователя

которому должен этот документ адресован
Можно установить срочность рассмотрения.
Плюс-документ отправлен для ознакомления. Плюс ставиться отдельным поручением
Ответственный- если документ отправляется не одному пользователю а нескольким, то при установке тут флажка документ не станет у него рассмотренным, до тех пор пока все остальные адресаты его не рассмотрят.
В реквизите «Примечания» можно ввести текст поручения с клавиатуры или воспользоваться ссылкой «Вставить» для отображения шаблонов поручений
Если необходимо ввести несколько направлений, воспользуйтесь кнопкой «Добавить направления».

Направление предназначено для пересылки документов от автора до пользователя, если они оба находятся на одном уровне, а также от начальника подчиненным, если документ пришел ему по резолюции, а не по поле «Кому».То есть направление это просто передача документа для дальнейшей работы без указания конкретно что делать. Используя направление нельзя поставить на контроль.

При нажатии на ссылку «Сформировать дело» появляется возможность выбирать необходимые документы для отображения в «Мобильном Офисе» руководителя. Если не выбран ни один документ для формирования дела, то при нажатии на кнопку «Сохранить», в МО руководителя никакие связанные документы заливаться не будут, а при нажатии «Отменить» в МО руководителя, по умолчанию, будут заливаться документы, установленные в поле «Связки».
Для сформирования комплекта документов необходимо нажать на ссылку «Выбрано», после чего отобразится весь список документов, установленных в поле «Связка» в регистрационной карточке документа. Нужные документы необходимо отметить галкой , чтобы именно они залились в «Мобильный Офис» руководителя.

Признак «Мнимое направление» применяется при создании направления за другого пользователя (например, необходимо осуществить пересылку для подготовки проекта резолюции).
В случае если пользователь не видел и не рассматривал документ необходимо в момент создания направления отметить данное направление галкой «Мнимое направление»
В этом случае документ, который пользователь пока не рассмотрел, будет являться для него не рассмотренным (будет иметь статус «На рассмотрении») до момента пока пользователь лично не рассмотрит этот документ. Добавляя в «Автор» человека, за которого делается мнимое направление, автоматически в поле «Примечание» добавляется информация Почта «того лица, за которого осуществляем действие»

При нажатии «Скрыть комментарий» те данные что вы вносили в поле «Примечание» будут видны только тому, кому направлен документ в этом направлении.
При нажатии «Выводить в индексе*» делается автоматическое направление на Сигачеву, Шинкорук и Гончаренко(работает только в Аппарате Мэра и Правительства Москвы)

пользователя
Загрузка регистратора-на регистрацию,отправку
Поиск документа от кого
Поиск по автору резолюции
Поиск по

исполнительности(отметка об исполнениии

технической поддержки во вкладке Документация и программы следующие файлы DU2.exe

, Обновление DU2. У службы системного администратора просим выслать config- файл.
2.Устанавливаем DU2(внимание!! для установки иногда требуется права администратора)
3.Копируем с заменой файлов в папку, куда установили DU2 обновление и config-файл. Создаем новый ярлык на рабочий стол

УСТАНОВКА

Программа Document Uploader2 предназначена для создания графических изображений страниц документов и их загрузки в систему электронного документооборота Правительства Москвы .
В программе реализовано 2 способа создания страниц документа:
-сканирование страниц;
- формирование страниц путем печати из любого приложения с использованием специального виртуального принтера («Файл» - «Печать» - имя принтера-«Печать в документооборот»).

Поле для сканирования документа и прикрепления страниц к зарегистрированной
карточке. Вписываем номер,нажимаем «Сканировать»
Сканирование страниц и создание нового документа.
Настройки программы
В поле «Редактировать и закачать на сервер» отображается дерево документов и страниц, которые были уже отсканированы Вами, но еще не отправлены на сервер.
Поле отображения страниц документа..
В данном меню выбирается масштаб документа для просмотра, как с помощью процентного соотношения, так и при помощи соответствующих пиктограмм увеличение и уменьшение масштаба.
Меню передачи отсканированных страниц документов на сервер:
- Закачать документ – отправить на сервер выбранный документ.
- Закачать, перейти к карточке – отправляется на сервер выбранный документ и автоматически открывается окно карточки данного документа.
Закачать все – отправляются на сервер все отсканированные страницы
« указывается текущее состояние обновления программы и отправки документов на сервер.

1

4

2

3

5

6

7

8

НАСТРОЙКА

Поля «Пользователь», «Пароль», «Сервер» заполняются автоматически из config
«Возможность подписывать ЭЦП»-при установленной и настроенной ЭЦП, можно подписать документ в DU2

-При первом запуске программы необходимо выбрать драйвер и сканер из соответствующих выпадающих меню «Драйвер» и «Сканер».Лучше всего использовать TWAIN

ОШИБКИ

1.Не удается сканировать- сбились настройки - заходим в меню «Настройки» и заново выбираем «Драйвер» и «Сканнер»
2. Не закачивается документ на сервер, в меню пишет-»Нет соединения с сервером» - проверить соединение с интернетом, перезапустить программу
3.Не отображаются страницы после закачки- скорее всего вы использовали для передачи кнопку «Закачать документ». Необходимо зайти в карточку документа на сайте и обновить страницу(кнопка F5 или «Вид»- «Обновить»

8

на ссылку «Удалить». Если адресатов несколько, воспользуйтесь кнопкой «Добавить адресата».
Поля

входящего документа

Реквизит Входящий №» заполнять не требуется, так как очередной номер документу присваивается автоматически. Необходимо только выбрать необходимую номенклатуру из списка.

Если документ пришел в ответ на какой-то номер документа, в реквизите «На №» укажите год, номер документа и организацию, в которой он был зарегистрирован.
Если необходимо связать несколько документов, в поле «Связка» укажите год, номер документа и организацию, в которой он был зарегистрирован.

В реквизите «Дата регистрации» отображается текущая дата. Ее можно изменить с клавиатуры.

Если документ поступил с сопроводительным письмом необходимо отметить галочкой при помощи мыши реквизит «Сопроводительное письмо» (обязательными полями для заполнения являются: «Исх.№», «От» - указывается дата сопроводительного письма, «Подписано», «Исполнитель», «Текст». Если документ поступил с поручением, необходимо выбрать левой кнопкой мыши реквизит «Поручение»

«№ Документа»-укажите исходящий номер документа той организации что отправила документ. В реквизите «Дата документа» укажите дату исходящего документа.
«От кого» введите автора документа или за чьей подписью документ. При передаче по СЭД эти поля уже заполнены

Реквизит «Статус документа» изменяется автоматически и отражает текущее состояние документа.
Реквизит «Место регистрации» автоматически отображает фамилию и организацию пользователя, зарегистрировавшего документ

Страницы документа с отметкой «ДСП» для просмотра не доступны в связи с тем, что конфиденциальная информация направляется только на бумажном носителе.

В карточке документа отметку «Собственноручная подпись» необходимо ставить при условии, что документ будет подписываться на бумажном носителе.

Реквизит «Для передачи вручную»: В этом реквизите ставится «Да» в том случае, если к документу прилагается приложение, требующее передачи вручную. Ставится «Нет», если приложения отсутствуют. Документы, отмеченные в этом реквизите как «Да», в списке «Рассылки документов по организациям» отмечаются пометкой «(прил.)». Это сделано для того, чтобы при печати документа сотрудник знал, что помимо документа следует передать приложение.

В поле «Информация» в карточке документа (Вы можете указать любой текст, который будет доступен при поиске, а так же отображаться для всех пользователей организаций, в которые будет направлен данный документ.

В реквизите «Куратор» введите фамилию сотрудника, являющимся куратором данного документа.
Если при утверждении резолюции, содержащей контроль были внесены изменения в согласование проекта поручения, или в ранее утвержденной резолюции произошла постановка на контроль, а также при утверждении резолюции произошло автоматическое продление контрольных сроков, создается автоматическое направление куратору

Внешний контроль

подрезолюцию» к той резолюции, где пользователь стоит на контроле. Создаем

«Согласование проекта резолюции»

2.В поле «Исполнители»,вводим фамилию того пользователя, чей контрольный срок мы хотим продлить, Устанавливаем новый контрольный срок

3.Выбираем поручение в поле «В ответ на поручение»,в котором мы хотим продлить контрольный срок или поменять тип контроля. Нажимаем на ссылку указать, после чего по поиску находим нужное поручение и выбираем его.

5.Сохраняем.После создания проекта статус у пользователя становится «На докладе»,до момента утверждения резолюции

ПРОДЛЕНИЕ И ИЗМЕНЕНИЯ ТИПА КОНТРОЛЯ

1.Делаем документ-ответ.(для централизованного контроля)
Создаем новый внутренний документ(или СОГЛ), «Кому»-кто поставил на контроль(автору резолюции), «Исполнитель» ставим того, кого хотим снять с контроля, в поле «на №» пишем номер документа, где поставили на контроль. Вид документа- «Доклад о выполнении».
2.После сохранения должна появиться автоматическая созданная отметка об исполнении. Если после ее появления контроль не снялся(для обычного контроля) или не стал статус «На докладе»(для централизованного),то необходимо пересохранить карточку.(«Правка»- «Сохранить»)

Обращаем внимание что если у Документа есть Куратор, то при создании вами отметки об исполнении ему создастся автоматическое направление и если по каким-то причинам контроль не снялся, то он в состоянии его снять. Так же это может сделать любой сотрудник с функцией «Контроллер»

2.Заполняем поле «От кого»-кто хочет снять контроль, «Кому»- имя автора резолюции.

Статус «срок доклада» ставят, когда поручение выполнено некорректно, оно имело уже продление. «Срок доклада» - это крайний срок ответа на поручение

ВИДЫ КОНТРОЛЯ

1.Обычный
2.Централизованный
3.Особый контроль(Собянин С.С.)
4.Контроль 2 уровня (Ракова А.В.)

в АМиПМ не Требуется
В поле «на №» указываем исх. номер

АМиПМ
«Кому» - «Обращение граждан»
Вид документа- «Ответ автору»

контрольное

Делаем ответ в АМиПМ
Прикрепляем ответ автору
В поле «на №» указываем исх. номер АМиПМ
«Кому» - «Правительство Москвы»
Вид документа- «Ответ автору»

неконтрольное

Обращение граждан.
Поступает из Правительства Москвы в АМиПМ
в блок «Входящие обращения граждан»

Действия

Действия

Дали ответ на бумажном носителе из префектуры.
Сделать согласование-нажать «редактировать» в первичном поручении, «сохранить+поля»,выбрать обращение граждан