Системы электронного документооборота

любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают

информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.
Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.
Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.

управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть

документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается (представлен) «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

имеется.
В литературе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот»

и западными терминами:
DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод – Архивы документов;
DocFlow-системы маршрутизации документов;
WorkFlow-системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес-процессов», или «Системы поддержки управления»
Поэтому в русскоязычной литературе «документооборот» включает в себя и маршрутизацию документов и автоматизацию процесса движения документов и архивацию документов.

счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия

ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемые обеспечивающие функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально распределенной.

уровня и прежде всего именно ему СЭД облегчает жизнь)
сокращение времени

поиска информации
жестко регламентировать и контролировать бизнес-процессы
повысить безопасность при работе с документами (системы СЭД позволяют путем разделения доступа обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа)
восстановить всю историю действий с документами так как ведётся запись всех операций с документами

на рассмотрение. 3. Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения. 3.

Согласование проекта нового документа. 4. Поиск документов по определенной тематике. 5. Создание отчета. 6. Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов ( оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)

документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей,

и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как MS SQL, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая самый широкий спектр производительности.

организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок.

Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Желательно также использовать архитектуру «тонкого клиента» (почти вся обработка данных – на сервере), способного работать в сетях с относительно невысокой пропускной способностью порядка 200 кбит/сек.
Примером тонкого клиента может служить компьютер с браузером, использующийся для работы с веб-приложениями.

всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач

меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

между которыми необходим постоянный обмен данными. Но в силу ряда

причин (различный поставщики решений, различные форматы хранения и передачи данных и т. п.) наладить такой обмен не всегда предоставляется возможным. Это приводит к необходимости повторного ввода данных, их потери, несогласованности данных между двумя различными ИС и т. д. Поэтому система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. СЭД может выступать как «общий шлюз», некая интеграционная платформа между этими системами, позволяющая передавать данные между ними. Поэтому система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют

документами. При построении систем маршрутизации могут применяться два основных подхода:
Первый подход носит название документо-ориентированного. Документ является основным объектом системы, и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы именно с документом. Например, заявление работника на отпуск должно пройти совершенно определенный путь согласований. Затем должен быть издан приказ, на основании которого начисляются и выплачиваются отпускные.
Второй подход носит название работо-ориентированного и его основной составляющей является обеспечение выполнения некоторой работы. При этом работа может потребовать самых различных согласований, разработки технической документации, издания приказов и т. д.

УрАГС установлена система электронного документооборота российской компании DocsVision (Санкт Петербург).

Платформа DocsVision представляет собой трехуровневое приложение, центральным элементом которого является карточка документа.

SQL Server (2000 или выше), содержащая набор таблиц и хранимых

процедур;
сервер хранилища, который отвечает за низкоуровневую работу с имеющимися в базе данными и поддерживает их целостность, проверяет права доступа и обеспечивает получение и отправку клиентом пакетов данных, поиск элементов и т. д.;
доступ к серверу хранилища осуществляется посредством службы, использующей протокол HTTP, обеспечивая доступ к серверу как пользователям внутренней сети организации, так и через Internet;

пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, а

также загрузку карточек с предоставлением им стандартных интерфейсов для исполнения функций.
Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор, предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Навигатор, обеспечивает пользователю интерфейс для полнофункциональной работы со всеми карточками системы в соответствии с имеющимися у него правами доступа.

линиями) предоставляют конечному пользователю удобный и понятный интерфейс для осуществления

всей работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.
В комплект поставки DocsVision 4.5 кроме упомянутой платформы входят и три приложения:
«Делопроизводство»,
«Управление процессами»
«Процессы WWF».

документооборота:
регистрация документов, присвоение им номеров в соответствии с принятой

в организации системой нумерации;
создание электронных версий бумажных документов и совместное их хранение с регистрационной карточкой;
создание архива документов;
…

типичных для документооборота организации.
В состав приложения входят следующие компоненты:

сервер исполнения бизнес-процессов (Workflow Server);
набор карточек, предназначенных для описания бизнес-процессов, а также наблюдения и управления их работой;
набор функций, представляющих собой отдельные этапы бизнес-процесса;
шлюзы, обеспечивающие доступ и взаимодействие с элементами внешних систем (файловая система, почтовый сервер)

бизнес-процессами DocsVision выделен  новый программный продукт, реализующий спецификации Microsoft Windows

WorkFlow Foundation.
Этот компонент расширяет совместимость приложения DocsVision с другими программными продуктами, хотя пока он не нашел  широкого применения.
Он позволяет использовать, создавать и исполнять процессы Windows Workflow Foundation сторонних производителей в среде DocsVision

достаточно сложной проблемой для любой организации, поскольку затрагивает все подразделения  и

службы.
Процесс  внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются следующие:
Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов,   потоков      работ и формальное описание схемы движения документов.
Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление  инструкций.
Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
Обучение

персонала организации.

"коробочными продуктами", а представляют собой, скорее, конструктор, который должен быть

собран и настроен и адаптирован для работы на каждом предприятии (исключением является "коробочный" вариант DocsVision для малых предприятий, выпущенный в 2009 г.).  Причиной  этого является тот факт, что  невозможно создать систему электронного документооборота пригодную для использования на любом предприятии из за различий в структуре документов, методике их рассмотрения и движения внутри организации.

совместно с руководителями организации и служб.
На первом (предварительном) этапе

определяется:
какие типы документов циркулируют на предприятии;
какие реквизиты документов должны отображаться в карточке документов (в СЭД учетной единицей является карточка документа, а сам документ в виде электронного файла «прикрепляется» к карточке);
в каких папках по умолчанию должны храниться различные типы документов;
какой должна быть маршрутизация типичных документов (кто и в какой последовательности просматривает и обрабатывает документы);
какой должна быть процедура контроля исполнения и т. д.

решает администратор системы (DocsVision Administrator):
Создается структура папок.

Раздаются права пользователям

DocsVision в соответствии с их ролью в организации (для просмотра документов в папках, создания карточек документов, поиска карточек, создания бизнес-процессов).

папки нельзя удалить и полный доступ к ресурсам, хранящимся в

этих папках, обычно имеет только пользователь с правами DocsVision Administrator.
К системным папкам относится:
папка Справочники;
папка Корзина;
папка Карточки (видна только пользователю с правами DocsVision Administrator);
папка Результаты поиска.

Справочники, таким образом, чтобы система электронного документооборота DocsVision наилучшим способом

способствовала эффективному и надежному документационному обеспечению деятельности организации.
Следующий важный пункт настройки системы – это раздача прав доступа к документам. При этом немаловажную роль играет и правильное определение ролей различных пользователей в организации.
Под разграничением доступа принято понимать установление полномочий субъектов для полследующего контроля санкционированного использования ресурсов, доступных в системе.

пароль.
При входе в систему DocsVision проверяется логин и пароль

пользователя. Если пользователь зарегистрирован в системе, то запускается Навигатор и пользователь попадает в свою папку.
В системе DocsVision предусмотрено назначение прав доступа к следующим элементам:
Папки
Справочники
Карточки
Представления
Поисковые запросы

справочнике сотрудников; она предназначена для работы пользователя с документами и

хранения ярлыков карточек.
Стандартная папка создается для хранения и облегчения поиска карточек; как правило, служит для объединения каточек определенного типа, относящихся к отдельной теме или сгруппированных по какому-либо другому признаку. После создания папки пользователь может переопределить ее настройки, сделав их отличными от установленных по умолчанию.

пользователя. Например, это могут быть не выполненные или просроченные задания,

поручения руководителя и т. д. В виртуальной папке находятся ярлыки карточек, отобранные с помощью некоторого фильтра. Фильтр – это по существу реализация поискового запроса к базе данных документа.
Папка-делегат используется, если необходимо дать пользователю доступ к папке, находящейся в таком месте иерархии, куда ему запрещен доступ, не изменяя при этом его прав. Например, внутри папки Журнал приказов, к которой пользователь (в нашем случае студент) не имеет доступа (и поэтому он ее даже не увидит), имеется папка Приказы по студентам, к которой студент должен иметь доступ. В этом случае администратор может создать папку-делегат в любой папке, к которой у студента есть права доступа, например, в его персональной папке. В папке-делегат будут отображаться и все изменения.

система DocsVision. Имея достаточно сложную структуру, каждая карточка позволяет регистрировать

одну единицу хранения (например, документ).
Следует различать понятия "Карточка", и "Ярлык карточки"
В стандартные приложения «Делопроизводство» и «Управление процессами» входят следующие основные карточки:
Карточка файла – для работы с отдельными файлами в системе DocsVision
Входящий документ – для работы с входящими документами
Исходящий документ – для работы с исходящими документами

внутри организации, например, внутренним распоряжением
Универсальный документ – для работы

с документом, карточка которого может содержать произвольный набор вкладок и атрибутов
Задача – предназначена для описания совокупности и последовательности исполнения заданий
Задание – предназначена для описания задания исполнителю в рамках задачи или бизнес-процесса
Согласование – предназначена для автоматизации процесса согласования проектов документов
Бизнес-процесс – предназначен для формального описания бизнес-процессов, имеющих место в организации
Сообщение – позволяет хранить какое-либо сообщение и ссылку на карточку документа, в связи с которой было создано сообщени

на рассмотрение.
Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения.

Согласование проекта нового документа.
Поиск документов по определенной тематике.
Создание отчета.
Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов ( оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)