Слайд 1Создание типовых документов в WORD
Слайд 2I. Шаблоны
Шаблон ― это типовая форма документа
Шаблон является основой для
других документов, а сам остаётся неизменным.
Все документы, в которые непосредственно
вводятся данные, называются первичными. Их можно систематизировать по содержанию, как оригинальные и типовые.
Доля оригинальных документов, применяемых в управлении, не превышает 15 – 25%. Поэтому для экономии времени целесообразно систематизировать документы и разрабатывать типовые формы.
Слайд 31. Использование шаблонов
В папке MS Office содержится папка Шаблоны, в
которой находятся шаблоны разного назначения. Использование этих шаблонов необходимо произвести
по следующему алгоритму:
выполнить команду кнопка Office ― Создать;
Слайд 4в окне Создание документа, в зависимости от вида шаблона, необходимо
соответственно выбрать:
в открывшемся окне выбрать необходимый шаблон, заполнить его и
сохранить.
Слайд 52. Создание шаблонов
Существует два способа создания шаблона.
Первый способ:
выполнить команду Создать
- в списке Шаблоны - Мои шаблоны
в окне «Создание документа»
на вкладке «Общие» выбрать шаблон «Новый документ»;
установить радиокнопку «шаблон», ОК;
создать шаблон;
сохранить.
Слайд 6Второй способ:
создать документ, который будет шаблоном;
выполнить команду Файл ― Сохранить;
в
окне «Сохранение документа» выбрать тип файла «Шаблон документа»;
ввести необходимое имя
шаблона;
место для сохранения можно указать любое;
нажать кнопку «Сохранить».
Шаблон расширение имеет файл шаблона в MS Word сохраняется с расширением .dotx?
Слайд 7II Функция слияния
При создании серийных документов можно использовать функцию слияния:
1.
создаётся шаблон основного документа;
2. подготавливается данные необходимые для заполнения шаблона
3.
выполняется функцию слияния
РЕЗУЛЬТАТ
получаем серию однотипных документов по заданному шаблону
Слайд 8Последовательность действий
Подготовить шаблон - Рассылки - Начать слияние –
Обычный документ Word;
Выбрать источник данных: Рассылки – Начать слияние -
Выбрать получателей – Использовать существующий список;
Рассылки – Вставить поля слияния
Для слияния основного документа и источника данных используйте Рассылки – Завершить - Найти и объединить – Изменить отдельные документы.
Слайд 9Дополнительно
При слиянии документов можно применять более сложные правила:
Рассылки - Правила
Слайд 10Электронные бланки
Анкеты, опорные листы и многие другие документы представляют собой
бланки, предназначенные для заполнения последующей обработки.
Бланк содержит статические (неизменные)
данные и поля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка.
Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы
Слайд 11Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы.
Данная
панель появляется при выполнении команды Разработчик – Элементы управления.
Замечание:
Вкладка Разработчик устанавливается по команде - Параметры Word – Основные – Показать вкладку «Разработчик» на ленте:
Слайд 12Чтобы при заполнении бланка данные можно было вносить только в
поля формы, выполняется защита формы по кнопке с замком
Для снятия
или затемнения полей формы используется соответствующая кнопка.