СУБД ACCESS

в ACCESS доступна для специалистов, не являющихся программистами
Используется для решения

задач в области экономики и финансов. Можно оперативно переходить из режима конструирования в режим эксплуатации
интеграция с другими программными продуктами Microsoft Office и программными продуктами, поддерживающими технологию OLE (связывания и внедрения объектов )
Запуск  СУБД: Пуск - Программы - Мicrosoft Access
Создание БД: Файл - Создать
Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов БД Access:
Таблицы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули.
Инструменты БД:
Мастер – программа для создания объектов БД в режиме диалога
Конструктор – программа для создания и изменения объектов БД для более опытных пользователей с более гибкими возможностями

состоит из множества взаимосвязанных Таблиц из строк и столбцов).
-

Поэтому БД ACCESS обладает всеми свойствами реляционной модели данных
- Столбцы отражают характеристики объектов и соответствуют полям Таблицы
- Строки (записи) соответствуют различным экземплярам объектов
Стандартные режимы работы со всеми объектами БД
- Создать - для создания структуры объектов (в одном из 2-х режимов: Конструктор или Мастер)
- Открыть(Запуск) – для работы с объектами базы данных (Таблица открывается в режиме “Таблица”)
- Изменить (=Конструктор) – работа в режиме конструктора
Особенность СУБД Access:
- Вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле.
- Такой файл имеет расширение *.mdb.

структур таблиц данных,
определение первичных ключей Таблиц
разработка схемы данных и системы

взаимосвязей между таблицам
разработка системы запросов к таблицам БД, Таблицам Запросов (при необходимости их интеграция в схему данных)
разработка экранных форм ввода/вывода/изменения данных
разработка системы отчётов по данным
разработка макросов и модулей – используется более опытными пользователями
разработка системы защиты данных, прав и ограничений по доступу – функции АБД

- Тип поля первичного ключа обычно “числовое” или "Счетчик"

- Тип "Счетчик“: во время ввода данных СУБД автоматически нумерует строки таблицы по возрастанию
- Иначе пользователю придётся вводить значение ключевого поля (от дублирования первичного ключа СУБД предохраняет)
Важно:
- Длина поля первичного ключа главной Таблицы должна совпадать с длиной поля внешнего ключа связанной Таблицы
- В именах полей запрещено использовать символы ‘!’ , ’.’ , ’[’ , ’]’.
- Типы данных: числовой, текстовый, счетчик, поле MEMO, денежный, логический, дата/время, поле объекта OLE. - Для каждого поля можно ввести комментарий (описание назначения поля)
- Таблицы связываются в режиме формирования схемы БД
- установить мышь на первичный ключ главной таблицы и протащить линию связи до подчиненной таблицы.
- Характеристики связи (сохранение целостности данных, каскадное удаление/добавление строк) задаются дополнительно.

создание или удаление данных
Используются также для решения задач анализа данных.
При

запуске имеет вид Таблицы
Отличие от Таблицы: при каждом запуске заново формирует информацию из Таблиц, на основе которых он создан (При запуске Запрос выберет данные из изменившейся Таблицы, хотя был сформирован до её изменения)
Как и Таблицы, являются основой создания Форм и Отчётов.
Чтобы создать Запрос, НАДО понять задачу:
1)Какую информацию надо вывести, т.е. какие поля в итоговой Таблице должны быть
2)Откуда их взять (из существующих Таблиц, Запросов… или вычислить)
3)Необходимые условия для отбора нужной информации:
чтобы вывести книги крупных издательств, нужно сначала понять, что такое крупные издательства
чтобы вывести приведённый объём книг, надо знать, как он находится
4)В каком порядке надо вывести информацию

режиме конструктора – Откроется Окно Конструктора)

Вся вышеуказанная информация заносится в

Таблицу Конструктора Запроса.


Окно конструктора:

1)В нижней части – Таблица Конструктора.
Столбцы таблицы запроса содержат как поля таблиц, так и выражения, построенные на основе полей.

2)В верхней – область ввода Таблиц/Запросов, необходимых для формирования Запроса.

нужно вывести или вычислить
1 вариант - Поля берутся из Таблиц

или Запросов
2 вариант – Вычисляемые поля:
- Выражение для их вычисления строится с помощью Построителя
- Для этого нужно правой кнопкой мыши щёлкнуть по 1-й строке пустого столбца и выбрать “Построитель”
- Далее выбрать в Окне Построителя нужные Таблицы и поля для вычисления
- Чтобы вывести в Запросе название нового поля, надо перед выражением в строке “Поля” написать название нового поля и поставить двоеточие.
- Например, чтобы переименовать поле “Кол-во_Стр” в “Объём_книги”, надо написать: Объём_книги: Кол-во_Стр

Запросов

3-я строка – условия сортировки выводимые данные

4-я строка – признак

вывода на экран (не все поля нужно отображать, но они могут быть нужны для отбора данных)

5-я строка – условия отбора данных

Если нужна групповая операция (найти среднее, сумму, кол-во записей…), перед строкой “Сортировка” появл-ся строка “групповая операция” (при нажатии правой кнопкой мыши по Таблице Конструктора Запроса выбрать значок ∑ )

запрос на вычисление итоговых показателей;
запрос на создание таблицы;
перекрёстный

запрос.

при следующих условиях:
- Вывести книги московских изд-ств (названия изд-в, форматов...)
-

из разделов: “Техника и технология”,”Компьютерная литература”;
- тираж издания от 5 до 30 тыс. экз.;
- объем издания не менее 5 прив.печ.л. (приведённых)
- тип переплета “обл”.;
В данном случае необходимо:
Используемые функции:
1) Like - ищет текст, стоящий у неё в аргументе, в названии поля (Like”Техни*” OR Like”Комп*”)
2) OR (хотя бы одно из условий выполняется)
3) AND (все условия должны выполняться одновременно)
4) >= (больше или равно)
5) < (меньше)
6) = (равно)
7) Between = “между”(Например,Between 5 And 30 значит от 5 до 30)

запускать его можно многократно, каждый раз при запуске задавая значение

параметра.
Используем в качестве основы предыдущий запрос.
В качестве параметров выберем:
Min – нижнее значение диапазона тиража
Max – верхнее значение диапазона тиража
т.е. заменяем точные значения для границ тиража переменными
Именно эти переменные придётся ввести при запуске запроса.

разделы. Выбрать разделы с кодами 1, 2 или 3. Вывести:
·   

число изданий;
·    средний тираж
·    средний объем издания, прив.печ.л.;
средняя цена, руб.;
общий объем изданий
общая стоимость изданий

строке Таблицы Конструктора Запросов “Групповая операция”:

Группировка – определяет группы (в

нашем примере – это одна строка итоговой таблицы)
Sum – Сумма (сумма тиража по каждому из изд-в)
Avg – Среднее (средний тираж =сумма тиражей/кол-во изданий )
Max - Максимум
Min - Минимум
Count - Кол-во (кол-во изданий по изд-ву)
Выражение - задаёт способ вычисления поля (см.ниже)
Условие – указывается, если в строке”условие отбора” присутствует некоторое выражение

В Таблице приведены разные варианты решения задачи и разные варианты получения одного результата.

каждом поле этой строки должна быть указана какая-либо групповая операция!

удобных для анализа данных по выбранному показателю.

Задача – вывести

кол-во книг по разделам 1,2,6,8,9 для ведущих издательств.

1)Строки – Названия издательств (и коды издательств).
2)Столбцы – Названия разделов книг.
3)На пересечении строк и столбцов - кол-ва книг по разделам у каждого из издательств.
Используем:
1)Таблицы:
- “Книги” (для подсчёта кол-ва книг по разделам)
- “Разделы” – поле “Название раздела”
2)Запрос:
- “Ведущие изд-ва” – эту Таблицу надо связать с Таблицей “Книги” по полю “Код изд-ва” (для выбора только ведущих изд-в).

“Название изд-в” значение “Заголовки строк” - полю “Название раздела” -

значение “Заголовки столбцов”: - полю “Кол-во книг” - значение “Значение”

и Запросов.
- Предназначены только для создания документов на основе

выбранной из БД информации.
- Документы можно просматривать и печатать.
- Отчёты невозможно использовать для изменения информации в БД.
Разделы отчёта включают заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание.
Отчёты можно создавать в 2-мя инструментами:
1)Мастера
2)Конструктора

Пример создания отчёта с помощью Мастера.
- Цель - анализ книг крупных издательств.
- За основу возьмём Запрос “Книги ведущих издательств”
- Отчёт назовём “Характеристики ведущих издательств”
Информацию в отчёте сгруппируем по:
- Коду Раздела – 1-й уровень группировки
- Разделу – 2-й уровень группировки
- Издательству – 3-й уровень группировки

2
………………….
По разделу 2
По изд-ву 1
По изд-ву 2
………………………….
…………………………………………..
По разделу N
По изд-ву

1
По изд-ву 2
………………….
Итог по всему отчёту

Изд-ву и Разделу вывести Итоговые показатели:
Суммарные:
Тираж, Прив_объём, Общ_прив_объём, Сум.Ст-ть

Средние:
Тираж,

Прив_объём, Общ_прив_объём, Цена, Сум.Ст-ть

Диаграмму с помощью средств ACCESS, отражающую распределение общего тиража по

переплётам разделов литературы.

Построение диаграммы средствами ACCESS
Открыть в режиме Конструктора отчёт “Характеристики ведущих издательств”
Так как диаграмма будет отражать хар-ки по разделам, расположим её в Примечании к коду раздела.
Команда: Вставка – Диаграмма (значок диаграммы поместить на поле “Примечания к коду раздела”) – отметить галочкой “Запрос” - выбрать Запрос “Книги ведущих изд-в”

график подбора (результат регрессионного анализа) из файла “Регрессионный анализ.xls”
Для этого:
Открыть

файл “Регрессионный анализ.xls”
Скопировать “График подбора”
Вставить его в Примечание отчёта