Технологии подготовки и проведения выставки

Выставочный аутсорсинг.
10.2. Основные этапы подготовки выставки.
10.3. Организация работы выставки и

ее закрытие.

производственный отдел

отдел художественного оформления

отдел эксклюзивного выставочного строительства

отдел

рекламы

комплексную подготовку к грядущей выставке у аутсорсеров (от англ. out

- вне; sourse - ресурс), т.е. поручать свое участие на выставке профессио­налам в этом деле. Аутсорсерами могут являться как фирмы - строи­тели стендов, так и рекламные или маркетинговые агентства, рабо­тающие по данному направлению.

гостиничной мебели, оборудования для гос­тиниц, ресторанов, торговых залов и игорного

бизнеса «ОТЕЛЬ-2002».

«МЕЖДУНАРОДНЫЙ ТРАНСПОРТ И СВЯЗЬ».
Специализированная выставка. Транспорт. Морской, речной, воздушный, железнодорожный, автомобильный транспорт. Специализированный транспорт. Оборудо­вание для авторемонтных мастерских. Автосервис и аксессуары. Грузо­вые и пассажирские перевозки. Средства механизации портовых и су­доремонтных работ. Строительство и эксплуатация путепроводов и мостов. Материалы и оборудование для дорожного и гидротехническо­го строительства. Системы и средства транспортной связи и телеком­муникации. Информационные технологии.

критерии:
Наличие (или оценка статистики итогов) отраслей произ­водства в регионе для

комплектования разделов выставки (про­мышленности, транспорта, сельского и коммунального хозяйст­ва, секторов бытового обслуживания, культуры, здравоохране­ния, спорта и отдыха)
Наличие (или оценка потенциала) торговых и деловых предложений по тематике выставки у предприятий региона
Наличие (или оценка уровня остроты) потребностей в прогрессивных технологиях, продукции производственно-технического назначения, проектах и инвестициях у предпри­ятий региона для их развития (а для ярмарок — потребностей в новых товарах для населения, услугах здравоохранения, в спортивном оснащении, организации досуга и отдыха)
Наличие (или оценка возможностей) организаций выста­вочного сервиса в регионе, услугами которых можно воспользо­ваться).
Наличие (или оценка возможности) поддержки выставки местными органами властями, ассоциациями и союзами, фи­нансовыми кругами.

выставки:
Наличие не менее двух-трех конкретных предложений по тематике выставок,

удовлетворяющих внешним условиям.
Наличие ниш (или оценка дефицита) в тематике выста­вок, проводимых в регионе другими выставочными организа­циями.
Наличие (или оценка достаточности) собственной матери­ально-технической базы для проектирования и размещения вы­ставки
Наличие (или оценка возможности) назначения приемле­мых сроков проведения выставки на имеющихся выставочных площадях
Наличие (или оценка уровня) уверенности в работоспо­собности коллектива привлекаемых менеджеров и специалистов.

проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки.
Для выработки

тематической идеологии выставки и обеспечения коор­динации работ по ее подготовке и проведению приказом или рас­поряжением устроителя выставки создается организационный ко­митет.

Состав дирекции, типичной для международной выставки:
ди­ректор,
первый заместитель директора,
заместитель директора по административным вопросам,
главный художник,
методист,
спе­циалист по транспорту,
бухгалтер,
заведующий хозяйством,
старший переводчик,
офис-секретарь.

сметы затрат выставки.
Типовые затраты производственно-хозяйственной деятельности:
Затраты на творческую подготовку выставки
Затраты

на информацию о выставке (в том числе, рекламную)
Затраты на техническую подготовку выставки и реализацию проекта
Затраты на эксплуатацию выставки
Затраты на представительские продукты и сувениры.
Затраты на проведение сопутствующих мероприятий.
Затраты на закрытие и демонтаж выставки, приведение в поря­док помещений и сдачу их в надлежащем состоянии.

сметы затрат выставки.
Финансовый план выставки – это стратегический план хозяйственно-коммерческой

работы, с помощью которого по затратам и себестоимости работ проектируют ожидаемую рентабельность мероприятия и направления деятельности, по которым будет формироваться прибыль.

сметы затрат выставки.
Основные статьи доходов от выставки:
платежи экспонентов за аренду

площадей и строительство стендов;
выручка справочно-информационной службы;
выручка от услуг связи и телекоммуникаций;
выручка от проката автомашин и оборудования;
выручка от продажи входных билетов и пропусков (персо­нальных и для автотранспорта);
выручка от лотерей, аттракционов и культурных программ;
выручка от продажи сувениров и рекламной продукции;
выручка от посреднической помощи клиентам;
выручка торговых точек и организаций общественного питания;
выручка от демонтажа выставки и технической помощи экс­понентам;
НДС, налог с продаж и прочие начисления, входящие в со­став цен и расценок.

сметы затрат выставки.
Финансовые источники для организации выставки:
«оборотные средства предприятия», сфор­мированные

из прибыли от проведенных ранее выставочных меро­приятий и других доходов;
предоплаты участников выставки;
кредиты в банке или заемные деньги у организаций-партнеров, инвесторов;
взносы спонсоров;
паевые доли соорганизаторов выставки;
заказ на подготовку и проведение выставки с фи­нансированием работ общественными организациями, ассоциация­ми, союзами или местными администрациями;
программы местных администраций, министерств, ведомств, правительства или администрации президента по поддержке выста­вочной деятельности;
выручка от бартерных сделок и клиринговых операций.

об­щий руководящий материал, содержащий результаты исследований рынка, выводы, позволившие принять

решение о целесообразности проведения выставки, общую идею выставки, ее цели и задачи, особенности тематики, принципы группирования экспозиций, и другие условия, в которых будет осуществляться реализация проек­та.

выставки:
обоснование состоятельности проекта для рынка;
описание рынка (статистика, инновационный цикл и

др.);
программа государственной поддержки;
потенциальные стратегические партнеры;
выводы анализа конкурентной среды;
зона охвата, значение, время и место проведения выставки;
уникальные стороны проекта;

выставки (продолжение):
тематико-экспозиционный план выставки, принципы органи­зации экспозиций, и целевых групп

экспонентов;
структура экспонентов выставки (ведущие компании, предпо­лагаемое количество экспонентов и выставочной площади);
мероприятия деловой программы (протокольные мероприя­тия, конференции, семинары, «круглые столы»);
культурные программы и сопутствующие мероприятия;
конкурсные и презентационные программы;
инфраструктурное обеспечение.

проведения выставки.

и договоров с участниками выставок.
Стандартный комплект информационно-рекламных материалов включает:
бланк заявки

на участие в выставке;
условия участия в выставке (или регламент участия в вы­ставке);
расценки на аренду площадей и типовых стендов, проектиро­вание экспозиций на заказ;
типовой договор участника выставки с ее устроителем.

выставки.

и оформление выставки

Дополнительные пристендовые услуги участникам выставки

массовой информации

потоков посетителей.
Церемония закрытия выставки .

подрядчи­ками, кредиторами и участниками выставки;
списание затрат по выставке;
систематизацию документации и

анализ расходов и доходов;
подведение окончательных итогов выставки;
оценку эффективности мероприятия в целом;
подготовку отчета о проведении мероприятия;
подготовку приказа по итогам ее проведения.

на базе данных о доходах (при­были) и затратах;
показатели коммерческой эффективности,

выражаемые соот­ношением объемов заключенных договоров и затрат на под­готовку и проведение выставки;
показатели информационно-рекламной эффективности, определяемые соотношением поставленных и реализован­ных задач.
Косвенный (вторичный) эффект – например, влияние крупнейших выставок на го­родскую инфраструктуру