Управление заказами клиентов SAP ERP

Обзор бизнес процесса «От заказа до платежа»
3. Интеграция с другими

модулями управления заказами клиентов
4. Инструменты анализа и отчетности

начинается система управления заказами
Разрабатывая систему эффективного управления заказами, необходимо учитывать

их вид. Заказы можно классифицировать по форме и времени обработки, субъекту и объекту заявки. Решающую роль при разработке системы управления играет субъект заказа - потребитель. Выступать заказчиком может:
один из отделов, цехов или филиалов предприятия ("внутренний" потребитель);
"внешний" потребитель: государство, муниципалитет, торговая компания или производственное предприятие, частное лицо.
Заказ проходит несколько стадий обработки:
1. документальное оформление;
2. отправка заказа производителю или поставщику;
3. непосредственное выполнение заказа (производство, поставка от оптовика или производителя);
4. доставка заказчику.
Каждый из этих этапов требует отдельной проработки. При налаженной системе управления время ожидания заказчика и объем издержек изготовителя сокращаются до минимума.

к формированию заказа
Заказ формируется в документе формы № ТОРГ-26, где

указываются все необходимые данные (названия товаров или услуг, объем или количество; дата и время доставки; стоимость и условия оплаты). Приемщик заполняет два экземпляра, один из которых оставляет себе, а второй передает заказчику.
Документ оформляется в присутствии клиента, заверяется его подписью, а также подписями ответственных за обработку заказа лиц. После этого заявка вносится в базу данных предприятия и обрабатывается в порядке очереди, либо на условиях, оговоренных с клиентом.
В обязательном порядке указывается наименование реквизиты организации заказчика, если в его качестве выступает юридическое лицо, либо паспортные и контактные данные, если клиентом является физическое лицо. Вся необходимая информация, включая номер телефона, реквизиты, фамилия или наименование заказчика, вносится в базу наряду с данными о виде и времени поставки товара.

клиента
После того, как заказ сформирован, он обрабатывается на:
1. производстве, если

речь идет о продукции по индивидуальным размерам или проекту;
2. складе, где отбирается товар нужного вида в заказанном объеме, и производится:
комплектация
проверка
упаковка
отгрузка.
Доставка - последний этап исполнения заказа, который реализуется в строго определенное время. По окончании доставки товар отгружается клиенту, который подписывает документы, предоставленные перевозчиком, производит оплату, если это не было сделано ранее, и принимает заказ.
В обязательном порядке каждый этап обработки заказа, вплоть до его полного выполнения, фиксируется в документации или базе данных. Это необходимо для того, чтобы отследить прохождение заказа, ускорить его реализацию и обеспечить его сохранность.

заказов
Даже после того, как заказ выполнен и "закрыт", информация о

его обработке сохраняется в делопроизводстве и базе данных. Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета, анализа работы предприятия, получения финансовых результатов (прибыли).
Кроме того, имея на руках данные о всех обработанных заказах за последний отчетный период, руководитель или финансовый аналитик предприятия может прогнозировать будущую прибыль или разработать эффективный бизнес-план на следующий период (месяц, квартал или год).
Систематизировать информацию о выполненных и текущих заказов довольно сложно, если она хранится в бумажном виде, заносится в таблицу Excel или фиксируется каким-либо иным неэффективным способом.

(Order-to-cash, OTC) – это один из наиболее важных бизнес-процессов для

компании, продающей продукцию или предоставляющей услуги. Он включает в себя все подпроцессы и операции, начиная с момента заказа продукта или услуги до их получения клиентом и проводки платежа компанией. К ключевым операциям этого процесса можно отнести следующие: создание заказа клиента, отгрузка, поставка, проводка отпуска материала, выставление счета дебитору, получение и проводка платежа. Как доказывает этот список операций, процессы "от заказа до платежа" играют очень важную роль для получения доходов и прибыли.

"от заказа до платежа" стандартную систему SAP ERP Central Component

(SAP ECC) или систему SAP R/3, требуется обеспечить надежные средства контроля для снижения риска ошибок и мошенничества. Это обусловлено тем, что данные процессы охватывают ключевые модули, в т.ч. сбыта (SD) и бухгалтерии дебиторов (AR).

система фиксирует потребность в материалах или услугах в виде заявок.

Заявка может быть создана как вручную, так и автоматически, например, в результате выполнения процесса планирования потребности в материалах.
Выбор источника поставки: это процесс оценки возможных поставщиков. Для этого система предоставляет закупщику различные инструменты. Есть возможность создания запросов поставщику (RFQ) и последующего ввода предложений для анализа.
Выбор поставщика: сравнение условий поставки предоставленных разными поставщиками. Письма с отклонением предложений могут отправляться автоматически.

на поставку может создаваться вручную или они могут создаваться системой

автоматически. Если есть постоянный поставщик, то можно занести его в КИП (книга источников поставок) для автоматического использования системой. При создании заказов на поставку можно копировать данные из других документов (таких как заявки или предложения).
Контроль за заказами на поставку: процесс отслеживания заказа через статус, а так же историю заказа на поставку, которая ведется отдельно для каждой позиции.
Поступление материала: поступление материала проходит со ссылкой на заказ на поставку, что существенно уменьшает объем данных вводимых вручную. При осуществлении проводки одновременно создается бухгалтерский документ и документ материала. Соответственно обновляется история заказа на поставку.

Google Drive
В онлайн сервисе для бизнеса по учету и планированию

заказов Ордерино теперь есть возможность привязывать к заказам документы из вашего Dropbox или Google Drive аккаунта.
2013. В Ордерино появились новые формы, шаблоны сообщений
Раньше Ордерино можно было интегрировать в сайт только с помощью одной формы, то теперь их стало целых три: форма, которая добавляет заказ в систему учета; форма, которая отправляет введенные данные по SMS, и форма, которая отправляет введенные данные по email.

управления заказами
можно быстро создать заказ, назначить ответственного, спланировать выполнение этого

заказа в визуальном календаре, и контролировать его выполнение. Каждый вечер Ордерино высылает на почту исполнителям и менеджерам список заказов на завтра. Кроме того, он может оповещать вас по SMS или email о поступлении новых заказов.
2010. МойСклад интегрируется с интернет-магазинами
В связке с интернет-магазином МойСклад позволяет вести учет остатков, синхронизировать их с интернет-витриной, контролировать выполнение заказов, реализовать резервирование товара, составлять заказы поставщикам, распределять заказы по курьерам, печатать накладные, счета, чеки и другие необходимые документы.

использовать для выполнения большинства требований по отчетности. В бухучете для

получения информации обо всех сферах финансового учета можно использовать разные отчеты.
Список функций
Главная книга
Основные средства
Учет по видам затрат
Учет по местам возникновения затрат
Внутренние заказы
Учет результатов
Ключевые возможности
Охватывает большинство требований к отчетности для финансового учета.