Стиль официальных документов: требования к языку

этикет документах
Литература

терминов:
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими

ее зафиксировать.
Официальный (от лат. officialis – «должностной» имеет такие значения: 1) «установленный правительством, администрацией, должностным лицом, от них исходящий»; 2) «с соблюдением всех правил, формальностей».

Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”:

Официальный документ

– это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

официально-деловой стиль речи, который удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении

различных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, между членами общества в официальной сфере их общения.

правовых отношений между гражданами и государством. Этот стиль называют еще

административным, т.к. он обслуживает сферу официальных отношений.  Основными особенностями ОДС являются:
Доказательность (достоверные факты);
Объективность;
Информативность;
Логичность;
Стандартное размещение материала;
Отсутствие эмоций.
Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместо местоимения Я принято применять пассивную конструкцию: я сделал - мною проделана.

информации: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота

(достаточность информации).
Функции документа: информационная, социальная (нужен для общества), коммуникативная (средство связи, точная реализация замысла пишущего), культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций); управленческая, правовая, функция исторического источника.
Требования к документу: реквизиты (юридическая сила документа): наименование автора, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать.
Требования к структуре, смыслу, языку: официальность и регламентированность деловых отношений – их подчинение установленным правилам, ограничениям, соблюдение норм делового этикета, широкое употребление языковых формул, композиция – последовательное размещение ситуативно-оценочных моделей (аспектов письма).

формулы, выражающие мотивы создания документа
В подтверждение нашей договоренности ...
В

соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ...
В соответствии с письмом заказчика ...
В порядке оказания помощи прошу Вас ...
В ответ на Ваш запрос сообщаем ...
Ссылаясь на Ваш запрос от ...
Согласно постановлению правительства ...
На основании нашего телефонного разговора...

...
По причине задержки оплаты ...
В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями

...
В связи с нарушением срока поставки ...
Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на ...
Учитывая увеличение спроса на продукцию ...
Ввиду особых обстоятельств ...
В связи с завершением работ по ...
В связи с проведением совместных работ ...

направляем в Ваш адрес ...
В целях увеличения товарооборота ...
В целях

упорядочения работы структурных подразделений
института ...
В целях расширения спектра образовательной деятельности университета ...
Во исполнение постановления Ученого совета университета ...
Во избежание конфликтных ситуаций ...
Для согласования спорных вопросов ...

изыскать для нужд организации...
Обращаемся к Вам с просьбой...
Прошу

Вас направить в мой адрес...
Убедительно прошу решить вопрос о...
Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. ..
Приказываю создать комиссию в составе...

истекает ...
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...
Организация уведомляет

Вас о том, что ...
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о ...

просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы ...
В ответ

на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам ...
Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок ... региона ...
Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес ....
Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из... на условиях ...
Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам ...
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как ...

легкой промышленности ...
Обязать руководителей всех подразделений института
Контроль за исполнением

настоящей директивы возложить на ...
Назначить расследование по факту ...
Изыскать дополнительные возможности для ...

том, что ...
Ставим Вас в известность о том, что ...
Считаем

необходимым поставить Вас в известность о ...
Докладываю о ...
Довожу до Вашего сведения, что ...
Организация извещает о ...
Нам приятно сообщить (Вам), что ...
Сообщаем к Вашему сведению, что ...

...
Конфиденциальность информации обеспечена...
Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие

сроки ...
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)...

устойчивые сочетания слов, которые воспроизводятся в речи как готовые формулы.

Например: зачислить в штат, принять на работу, возместить ущерб, довожу до вашего сведения, настоящим сообщаю, в целях ликвидации и т. д.
Они стали нейтрально-нормативным явлением в деловой речи, по­тому что большинство ситуаций, нуждающихся в документировании, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям, а устойчивые словесные формулы обеспечивают возможность унификации текстов документов. Клише позволяют экономить речевые усилия, способству­ют быстроте передачи информации и обеспечивают точность речи и од­нозначность понимания.
Однако необходимо помнить, что вне сферы документа, за которым традиционно закрепились определенные языковые формулы, клише будут являться речевым недостатком.

тексте документов, к ним относят:
полисемия и омонимия;
паронимия;
использование штампов,

универсальных слов.

одного, а нескольких связанных между собой по смыслу значений. Омонимия

-это существование в языке одинаково звучащих и (или) пишущихся слов, имеющих не связанные по смыслу значения.
Например, слово лицо имеет несколько значений: 1) передняя часть головы человека; 2) характерный облик (лицо нашей фирмы); 3) отдельный человек, индивидуум (частное лицо). Слово "лицо" многозначно.
В русском языке есть два слова: стекло (существительное) и стечь (глагол). Форма прошедшего времени среднего рода глагола омонимич­но существительному в именительном падеже: что-то стекло по скло­ну - матовое стекло.
Какая же ошибка подстерегает говорящего или пишущего при упо­треблении многозначного слова или слова, у которого есть омоним? Объясним на примере:
Утверждение профессора вызвало скандал.

части речи, которые тем не менее имеют разные лексические значения

или частично похожи по значению.
Например: гарантированный - гарантийный, оплатить - заплатить, гордыня -гордость.
Ошибка, вызванная заменой одного слова-паронима другим, назы­вается смешением паронимов.
Например: гарантированная мастерская (вместо гарантийная) или оплатить за проезд (вместо оплатить проезд).

как и клише, представляют собой устойчивые выражения:
неизгладимое впечатление, поставить

вопрос, с позиции здравого смысла, дискуссионная площадка, благодаря мудрой политике руководства партии.
Но штамп в отличие от клише - образное выражение, яркость и экс­прессивность которого со временем поблекли, стерлись.
Неприятное впечатление производит деловое письмо, испещренное штампами:
Уважаемые коллеги!
Ваше предложение о возобновлении сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.
С нетерпением будем ждать возможности сесть с вами за стол переговоров.
Ждем Ваших предложений о дате переговоров.
Одной из разновидностей штампа считаются слова с универсальным, то есть максимально широким, неконкретным значением:
мероприятие, данный, вопрос, предмет, вышеназванный, нижеследующий.
Злоупотребляя ими, говорящий рискует так ничего и не высказать:
В работе организации имеют место отдельные недостатки, следствием чего стали те чрезвычайные события, свидетелями которых стали представители нашей фирмы.

в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: -

вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; -      соблюдение определенной дистанции между работниками; -      умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; -      терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; -      умение признать свои ошибки, быть самокритичным; -      умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты. В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее.
В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др.
В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.

служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой

обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин ... (фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа!
Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!
Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.

Предлагаем… Представляем… Напоминаем…
Формула обращения от первого лица единственного числа прошу,

предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например: к сожалению.
Формулы благодарности: Благодарим Вас за...; Позвольте выразить признательность за участие в ....
Выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания.

Е.В. , Стиль официальных документов: требования к языку и распространенные

ошибки /журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» №8, 2010
КрасивоваА.Н., Деловой русский язык: Учебно-практическое пособие. – М.: Из-во МФА, 2001. С. 80.