Информатика MS Access

систем и принятия решений УГТУ-УПИ

Екатеринбург 2007

с целью автоматизации управления в этой сфере.
Объект реального мира

(сущность) – это нечто существующее и различимое, для которого существует название и способ отличать один подобный объект от другого (школа, магазин, банк и т. д.)

товар на складе представляет собой набор различных товаров.
Классом объектов называют

совокупность, обладающую одинаковым набором свойств.
Каждый объект в наборе называют экземпляром объекта.

в любой момент времени.
Отдельный экземпляр объекта можно описать, если

указать достаточное количество значений его свойств.
Например, все экземпляры объекта Товар характеризуются свойствами: артикул товара, наименование товара, цена товара.

можно однозначно отличить один экземпляр объекта от другого в пределах

класса объектов. Например, объект Сотрудник.
Идентифицирующими свойствами нельзя считать свойства: Фамилия, Имя, Отчество из-за наличия однофамильцев с совпадающими именами и отчествами.
 Можно добавить в список свойства: Дата рождения, Национальность.
Можно использовать идентифицирующее свойство Номер паспорта, Серия паспорта или Табельный номер.  

которые называются атрибутами объекта или реквизитами.
Атрибут - это информационное отображение

отдельного свойства некоторого объекта, процесса или явления.

- это организация данных, в которой информационные объекты представляют в

виде двумерных массивов (таблиц), обладающих следующими свойствами:
каждый элемент таблицы – один элемент данных;
все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип;
каждый столбец имеет уникальное имя;
порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.
В теории множеств таблицы называются отношениями или реляциями.
Строки - записями (кортежами).
Столбцы – полями (атрибутами отношений).

такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др.
В

любой реляционной базе данных можно сформировать несколько таблиц.
Таблицы должны быть связаны между собой для возможности одновременной работы со всеми таблицами.
Связь между двумя таблицами выполняется через одинаковые поля.
Поле, используемое для связывания таблиц, называется ключевым полем или ключом.

реляционного типа и является одной из самых популярных настольных СУБД.

MS Access представляет собой комплекс прикладных программ, предназначенных для выполнения следующих операций:
создания баз данных (БД);
обеспечения доступа к данным;
обработки данных .
MS Access обладает большим набором визуальных средств (для ввода, анализа и представления данных), также позволяет использовать возможности объектно-ориентированного языка программирования (VBA - Visual Basic для приложений).

данные из одной или нескольких таблиц.
Форма – выводит данные из

таблиц или запросов в форме удобной для пользователя.
Отчет – формирует выходной документ для вывода на печать.
Макрос – программа, состоящая из последовательности макрокоманд, предназначенная для автоматизации конкретных операций обработки базы данных.
Модуль – программа на языке VBA, которая разрабатывается пользователем для реализации нестандартных операций при создании приложения.

таблицы содержит одну характеристику (атрибут) объекта предметной области.
В записи собраны

сведения об одном экземпляре этого объекта.

с таблицами – устанавливается автоматическая непосредственная связь текущего приложения с

данными других приложений. Таблица остается в приложении-источнике и может использоваться несколькими приложениями.

поле не должно превышать 255.
МЕМО (комментарий – хранилище текста) –

текст и цифры длиной до 65 535 символов. Просмотр данных возможен только в форме или отчете.
Числовой – целые и десятичные числа.
Денежный – числа в денежном формате.
Счетчик – последовательные или случайные числа.
Дата/время – дата и время.

двух возможных значений (да/нет, истина/ложь, 0/1, -1/0, вкл/выкл).
OLE-объект – поле

содержит ссылки на OLE объекты.
Гиперссылка – поле содержит адреса файлов или URL web-сайтов .

Общие и зависят от выбранного типа данных.

Для числовых – размер выбирается из списка:
байт (0-255);
целое (-32768 +32767);
длинное

целое (-2,14·109 + 2,14·109);
одинарное с плавающей точкой (-3,4 ·1038 + 3,4 ·1038);
двойное с плавающей точкой (-1,797 ·10308 + 1,797·10308).

задания отображения постоянных символов в поле и ограничения длины.
Пример маски

для отображения 4х-значного десятичного числа со знаком: #9999 -854; 1854; -25
#0000 (ввод обязателен)
Маску LLL??? можно использовать для текстового поля: улица, дом, кровля (L - ввод обязателен; ? – ввод необязателен).
Подпись – второй идентификатор поля, используется в формах или отчетах.
Значение по умолчанию – значение, которое при создании записи автоматически вводится в качестве предустановки.

(256 OR 512).
Сообщение об ошибке - текст сообщения составляется разработчиком

и появляется на экране при нарушении предыдущего свойства.
Обязательное поле – если выбирается ДА, то все ячейки данного поля должны быть заполнены.
Пустые строки – если выбирается НЕТ, поле не должно содержать данных, состоящих из одних пробелов.
Индексированное поле - если выбирается ДА, то в соответствие каждому значению поля ставится индекс (простое число). Таблица индексов используется для ускорения выборки данных из таблицы.

ключ.
Первичный ключ – поле, каждый элемент которого однозначно определяет запись

таблицы.
Внешний ключ – поле, которое вводят в таблицу специально для выполнения связывания таблиц.

ключам, а таблицы Сессия и Стипендия связаны по внешнему ключу.
При

выполнении связывания таблиц с использованием внешнего ключа используются следующие определения:
таблица с первичным ключом называется главной таблицей;
таблица с внешним ключом – подчиненной таблицей.

первичным ключом подчиненной таблицы.
Один ко многим.
Первичный ключ главной таблицы

связан с внешним ключом подчиненной таблицы.
Многие ко многим.
Связь реализуется через таблицу-связку и распадается на две связи Один ко многим.

1 : M

M : M

из одного поля.
Составной – состоящий из двух и более полей.
Составной

ключ – это уникальный набор значений отдельных полей.

таблицами при вводе и удалении записей и запрещает случайное удаление

связанных данных.
Например, таблицы Покупатели и Заказы связаны по полю Код покупателя.
Если Покупатель с кодом 4 сделал 3 заказа, тогда в таблице Заказы будет 3 записи с таким кодом покупателя. Эти записи будут связаны с одной записью в таблице Покупатели.
При попытки удаления любой из трех записей в таблице Заказы будет выдано сообщение о нарушении целостности данных.

установить флажок Обеспечение целостности данных.
Access может автоматически выполнять каскадное

удаление и обновление связанных данных, если в диалоге связи установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей .

пользователя информации.
Выборка – это динамическая таблица с записями данных, которые

удовлетворяют определенным условиям запроса.
Выборка формируется каждый раз заново при запуске запроса.
Можно обращаться с выборкой как с реальной таблицей, т. е. редактировать ее записи. Внесенные изменения будут автоматически отражены в реальных таблицах.

е. запрос, который создается с помощью конструктора запросов.
SQL (Structured Query

Language) – запрос пишется на языке SQL.
При формировании QBE запроса Access автоматически формирует соответствующий SQL запрос, который можно посмотреть с помощью команды Вид - Режим SQL.

запрос – сводная таблица, которая создается мастером сводных таблиц Excel.
Повторяющиеся

записи – выполняется группировка записей с одинаковыми значениями указанного поля.
Записи без подчиненных - выполняется поиск записей в главной таблице, для которых нет связанных с ними записей в подчиненной таблице.

запроса.

указанному полю (ключу сортировки). Ключей может быть несколько. Сортировка по

второму ключу выполняется, если есть повторяющиеся значения в поле первого ключа.

Вывод на экран участвуют в запросе, но не отображаются в

выборке.
Условие отбора – выражение, которое используется в качестве критерия отбора записей по тому полю, в столбце которого это выражение введено.
После ввода выражения необходимо нажать клавишу ENTER.

количество символов.
Например: выражение Like “М*” - позволит отобрать все

значения текущего поля, начинающиеся на букву М
Использование знаков сравнения.
Например: >5; >=10; >= “М*” .
Отбор внутри диапазона значений:
использование знаков сравнения и оператора AND;
использование ключевого слова BETWEEN и оператора AND.
Например: >=“М*” AND <=“Р*” ; BETWEEN 5 AND 10.

Дата условие * 08 OR * 09 (символ* заменяет символы,

соответствующие дню и месяцу) позволит отобрать заказы за два года.
Для той же цели можно использовать совместно со строкой Условие отбора строку ИЛИ.

данного поля.
SUM – вычисляется сумма сгруппированных значений.
AVG – определяется

среднее сгруппированных значений.
MIN – определяется наименьшее из сгруппированных значений.
MAX – определяется наибольшее из сгруппированных значений.
COUNT – вычисляется количество сгруппированных значений.
FIRST – определяется первое из сгруппированных значений.

значений.
Условие – выбирается из списка, если по данному полю составлено

условие отбора.
Выражение – выбирается из списка, если для данного поля составлено вычисляемое выражение.