2Работа в САДД Дело.ppt

регистрировать,
передавать по назначению,
контролировать ход их исполнения,
давать справки

по документам.
В украинских учреждениях традиционно сложились определенные правила организации этой работы.
Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что сведения о нем заносится в журнал или картотеку, и ему присваивается уникальный регистрационный номер.
После этого документ начинает движение по организации. Сначала он попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу - выносят резолюции. Эти резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.
Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетом руководителям - авторам резолюций, которые должны оценить результаты выполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.
Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Такой документ также регистрируется.
При этом, если документ предназначен для

использования на предприятии, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу - как исходящий.
Реквизиты внутренних и исходящих документов, как правило, совпадают.
Непосредственно за организацию делопроизводства, т.е. за реализацию принятых правил обработки, на предприятиях обычно отвечает специальное подразделение - т.н. служба документационного обеспечения управления.
На конкретных предприятиях эта служба может называться управлением делами, канцелярией, секретариатом, общим отделом и т.д. В ведении этой службы обычно находится также делопроизводственный персонал других структурных подразделений предприятия.

в продвижении документов по предприятию и рассылке документов вовне, а

также: контроль исполнения документов (резолюций), контроль за движением документа, своевременность исполнения, статистика и аналитические справки.
Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специальные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей.
Состав регистрируемых реквизитов документов, правила регистрации, оформления резолюций и передачи документов при их передвижении, правила контроля исполнения, а также соответствующие отчетные формы регламентируются на предприятии соответствующими инструкциями.

письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение

руководству организации или в ее структурные подразделения;
регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
формирование реестров отправки для экспедиции учреждения.

участвующих в процессе делопроизводства. Определяет перечень сотрудников подразделений, непосредственно участвующих

в работе с документами, т.е. обладающих правом резолюции, либо являющихся исполнителями документов. Такие сотрудники в дальнейшем будут называться должностными лицами.
Правила документооборота. Правила, определяющие порядок регистрации документов, их систематизации, движения и исполнения, списания в дело.
Регистрационная карточка (РК). Электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. РК является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение РК сводится к заполнению ее реквизитов. К реквизитам РК относятся регистрационный номер документа, автор резолюции, резолюция, исполнители документа (включая ответственного исполнителя), контрольный срок исполнения и др.

из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп

правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой ДЕЛО поддерживаются три базовые группы:
Входящие;
Исходящие (внутренние);
Письма и обращения граждан.
Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции.
Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов.
Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

в соответствии с правилами документооборота регистрационные карточки. Системой может поддерживаться

неограниченное количество картотек.
Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то при каждом таком подразделении создается своя собственная картотека.
Если документ исполняется в нескольких подразделениях, то карточка документа (дубликат карточки) будет одновременно находиться в картотеках этих подразделений. Если подразделение не имеет собственной картотеки, то оно может пользоваться централизованной картотекой (картотекой предприятия).
Состав картотек с их привязкой к подразделениям предприятия хранится в системном справочнике Подразделения.

быть создано произвольное количество так называемых кабинетов. В этом случае

весь документопоток описывается, как движение документов от кабинета к кабинету. В терминах системы, кабинет определяется как часть базы данных, в которую сводится информация о документах (РК документов), находящихся в работе у строго определенного круга должностных лиц - владельцев кабинета.
Принадлежность должностного лица к определенному кабинету устанавливается администратором системы по правилу: каждое должностное лицо может быть приписано только к одному кабинету.
Состав кабинетов и их владельцев хранится в системном справочнике Кабинеты.
Если подразделение имеет собственную картотеку, то владельцами кабинета, создающегося при картотеке подразделения, могут быть только должностные лица - сотрудники этого подразделения.
Если кабинет создается при централизованной картотеке, то владельцами кабинета могут быть любые должностные лица.

кабинетов, могут быть сгруппированы по определенным признакам в отдельные массивы

данных. В терминах системы ДЕЛО такие массивы называются папками кабинета. Всего таких папок шесть:
папка Поступившие. В ней накапливаются РК документов, требующие исполнения, но еще не принятые к работе владельцем кабинета;
папка На исполнении. В ней хранятся РК документов, исполнением которых в данный момент занят владелец кабинета;
папка На контроле. В ней хранятся РК документов, ход исполнения которых контролируется владельцем кабинета;
папка У руководства. В ней хранятся РК документов, проекты резолюций по которым направлены на утверждение владельцу кабинета;
папка На рассмотрение. В ней хранятся РК документов, требующих утверждения проекта резолюции владельцем кабинета;
папка В дело. В ней хранятся документы, подлежащие списанию в дело владельцем кабинета.

указанием сроков их хранения. Состав номенклатуры дел хранится в системном

справочнике Номенклатура.
Пользователи. Перечень сотрудников предприятия, имеющих доступ к работе с системой ДЕЛО, в функции которых входит ввод информации от имени должностных лиц. Таким образом поддерживается традиционная модель отечественного делопроизводства, когда руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал, - пользователи, - отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек.
В общем случае должностные лица одновременно могут являться и пользователями системы.
Права пользователя. Определяют правила работы с системой для каждого пользователя. Для того, чтобы система различала пользователей, каждому из них присваивается идентификатор - внутрисистемное имя пользователя. Кроме того, с каждым идентификатором связывается секретный код - пароль, подтверждающий право пользователя на вход в систему. Далее каждому идентификатору ставится в соответствие совокупность правил доступа к документам и режимам системы, фиксируемых в системном справочнике Пользователи.