Деловая переписка и правила составления текста документов

Нормативная и методическая база деловой переписки. 1.3. Классификация деловых писем.

2. Особенности официально-делового стиля. 3. Нормы русского языка и культуры речи.

Государственное учреждение
Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Тел./факс (095) 718-78-74
E-mail: mail@vniidad.ru
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001

______________ N _______________

На N ___________ от ______________

герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 - адресат;

- отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о

наличии приложения;
22 - подпись;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
 

наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное,

а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения

по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»

Дату письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г.

номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по

номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При

адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
или
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы«
В. А. Лагунину

АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В. М. Кочетову


или физическому лицу
Образцову

О. П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на

5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в
2 экз.

др.)
Образец-модель. (Заявление, доверенность и др.)
Образец-схема. (Докладная записка, гарантийное письмо, оферта

и др.)

элементов;
отсутствие экспрессивно окрашенной лексики и междометий;
однозначность написанного.

логические отношения (причины, следствия, условия);
корректное использование уточнений, деепричастных и причастных

оборотов, вводных конструкций;
развитие смысловых отношений с помощью сложных союзов и предлогов ( в связи, вследствие и др.)

ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ

К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

2. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

3. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КОМИ от 18 августа 2006 г. N 201
«ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КОМИ,
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ РЕСПУБЛИКИ КОМИ, ОБРАЗОВАННЫХ
ГЛАВОЙ РЕСПУБЛИКИ КОМИ ИЛИ ПРАВИТЕЛЬСТВОМ РЕСПУБЛИКИ КОМИ»
и др.

фразе договора, содержащей обозначение договаривающихся сторон?
Как правило, в таком

предложении слова «с одной стороны» и «с другой стороны» выступают в роли обстоятельства и не являются вводными, поэтому и не требуют выделения знаками препинания.
Например:
«ОАО «Ромашка», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Петрова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны и ОАО «Незабудка», в лице директора Сидорова Петра Петровича, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», действующего на основании устава, с другой стороны заключили договор о нижеследующем…»

уважением» в конце делового письма?
После слов «С уважением»

принято ставить запятую по традиции делопроизводства, несмотря на то, что правила правописания не регламентируют этот случай.

Например:
С уважением,
Директор В. В. Петров

деловом письме?

Точка после подписи в деловом письме

не ставится, так как подпись является реквизитом, не составляющим законченного предложения

Петрович» – восклицательный знак или запятую?

Обращение в деловом письме может

заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, то текст письма начинается со строчной буквы без абзаца. Если стоит восклицательный знак, то пишем первое предложение с прописной буквы и абзаца.

и менее В противном случае
Буквально В результате
Вдобавок Главным образом
В (конечном) итоге Зачастую
В

крайнем случае Исключительно
В особенности Как максимум (минимум)
В связи с этим Между тем
В первую очередь Вместе с тем

В отдельных случаях По возможности
Во что бы то ни стало

По меньшей мере
По-прежнему В основном
Приблизительно В таком случае
При этом По возможности
В общем и целом По меньшей мере
В основном По мере возможности
В таком случае Тем не менее
Всё-таки Фактически

слов – способность употребляться с другим словом в речевом отрезке.

Границы сочетаемости определяются значением слова.
Например:
контроль – возлагается,
цена – устанавливается (снижается, поднимается),
задолженность – погашается,
сделка – заключается,
рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
платеж – производится,
счет – выставляется (оплачивается),
вопрос – поднимается (решается),
скидки – предоставляются (предусматриваются),
оплата – производится,
возможность – предоставляется,
договоренность – достигается,
кредит – выделяется и т. п.

– нагрузку, наказание, обязанности, ответ, ответственность, расходы, убыток, ущерб и

др.

Носить – звание, имя, название, отпечаток, следы, характер и др.

Оказывать – влияние, внимание, воздействие, давление, доверие, помощь, содействие, услугу, поддержку и др.

Итоги – анализировать, подводить, приходить к итогам, отражаться на итогах и др.

Вывод – делать, обосновывать, приходить к выводу, подводить к выводу и др.

совместное сотрудничество, период времени, октябрь месяц, каждый в отдельности, приложенные

при этом документы, собранные вместе материалы, экспонат выставки, маршрут движения, памятный сувенир, прейскурант цен и др.

фразе нескольких однокоренных слов
Например:
сгруппированные в группы, следует учитывать следующие

факторы, явление проявляется, сведения из осведомлённых источников и др.

тождественные по звучанию и значению однокоренные слова

Например:
Командированный –

командировочный
Представление – предоставление
Технический – техничный
Методический – методичный
Описка – отписка

Паспорта Шофёры
Директора Поезда Секторы
Сорта Корпуса (здания) Годы
Векселя Инспекторы
Города

и приняло (в чём?) в нём участие.»

Неправильно:
«Министерство организовало

и приняло участие в данном мероприятии.»

(чего?) уровня (чего?) эффективности (чего?) производительности (чего?) сельского хозяйства (чего?)

северных регионов (чего?) нашей страны…

смысле указа,
потребность средств повышения производства,

указал о том…,
вследствие предстоящих заморозков, ввиду прошедших дождей,
благодаря болезни сотрудника,
согласно договора,
заведующий отдела,
управляющий банка

в кратчайшие сроки.
Правильно!
Учитывая сложившиеся обстоятельства, мы готовы заключить договор.
Учитывая

сложившиеся обстоятельства, необходимо заключить договор.

годы было создано массовое количество инновационных фирм. 2. Эти данные

позволили основать следующие выводы. 3. Организация предлагает товары по самым дешёвым ценам. 4. Во время своей поездки мэр проверил состояние чистоты улиц. 5. Ряд организаций продолжает этот вид деятельности, что способствует потере качества продукции. 6. Есть возможность тяжёлых осложнений. 7. Многочисленные киоски значительно обезобразили город. 8. Большая половина товара была отправлена с опозданием.

самый положительный.

10. В течение длительного времени Семёнов А. А. выполнял роль вахтёра и слесаря. 11. Особое внимание просим отвести проблемам финансирования отрасли. 12. Важное значение имеет соблюдение требований техники безопасности. 13. Мы просмотрели Ваше коммерческое предложение о поставке товара. 14. Компания РИКО обует всю страну.

финансовых документов – исключительная прерогатива руководителя организации. 2. Реформирование

ведётся при одновременном существовании старых и новых структур управления. 3. В состав структуры вошли страховая компания и гостиничная фирма. 4. Отметим и значение роли данного проекта закона. 5. Благодаря Вам организация добилась столь высоких хороших результатов. 6. По сведениям из осведомлённых источников, готов проект нового проекта документа.

обществ. 8. К концу года в более лучшем положении оказался

цех по производству мебели. 9. Договор был заключён два года тому назад в мае месяце. 10. Этот проект позволяет увидеть все перспективы на будущее. 11. Иванов В. В. был уволен за прогул без уважительной причины. 12. Главная суть этого контракта – развитие системы образования в кратчайший период времени. 13. Надеемся на совместное сотрудничество с Вашей фирмой.

(выборочную, выборную) должность.
2. Прошу

(представить, предоставить) мне отпуск.
3. Данную работу рекомендуем (представить, предоставить) на выставке инноваций. 4. Мы проанализировали Ваш (фактический, фактичный) материал и сделали вывод о том, что он не достаточно (фактический, фактичный). 5. (Командированный, командировочный) сотрудник (представил, предоставил) (командированное, командировочное) удостоверение.

оплаты...
В связи с неполучением счета-фактуры...
Вследствие изменения цен на энергоносители...
Учитывая, что

производственные показатели снизились на…
При ссылках
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
Ссылаясь на устную договоренность...
В ответ на Ваше письмо (запрос)...
В соответствии с нашей договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
Согласно Постановлению Правительства Республики Коми от...
Согласно протоколу о взаимных поставках...

Указание на цель
В целяx скорейшего решения вопроса...
В целях выполнения распоряжения…
Во избежание конфликтных ситуаций...

глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду,

выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, поздравляем;
сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем, информируем;
подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
требования, просьбы:  требуем, настаиваем, просим, обращаемся к Вам с просьбой;
обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
напоминания: напоминаем, вторично ставим Вас в известность;
предложения: предлагаем