Деловые коммуникации Прием посетителей и деловые телефонные переговоры

тратят в среднем 3, 5 часа в день на прием

посетителей
Прием посетителей начинается с встречи

сидя за столом
Такая форма используется в основном для официальной формы

общения
Характер общения определяется самим хозяином офиса

приветствует его, выходя из-за стола
Данная форма – полуофициальная и характеризуется

равенством прав

приветствует его и приглашает сесть в кресло за журнальный столик
Данная

форма общения – дружеская, здесь подчеркивается полная открытость

беседу в ситуации, когда один деловой партнер разговорчив, а другой

– молчалив, то желательно их посадить за круглым столом
При этом важно переводить взгляд с разговорчивого собеседника на молчаливого, чтобы он тоже чувствовал вовлеченность в деловой разговор

спиной к стене, т.к. открытое пространство за спиной создает дискомфорт

– залог успешных переговоров
Первые фразы лучше говорить на расстоянии 1,5-2

м
Визит к крупному чиновнику проходит нередко на расстоянии 3,5-4 м
На расстоянии более 4 м очень трудно найти контакт между собеседниками
Доверительное общение происходит на расстоянии 0,5-1,5 м

посетителей, избегая «непрошенных гостей»

Зайвертом:
Секретарь должен согласовывать время посещения и дату приема
У руководителя должно

быть время, когда он может поработать в спокойной обстановке без приема посетителей

возможность пообщаться со свои начальником и задать ему вопросы
4. Лучше

прийти на работу пораньше, чем уйти домой позже
5. Встречи по личным вопросам лучше проводить вне офиса
6. Свой письменный стол лучше поставить так, чтобы он не был виден потенциальным посетителям
7. Можно открыть дверь своего кабинета, когда вы готовы для беседы или закрыть, чтобы вам не мешали

положение за столом)
Важно выяснить суть проблемы
Выбрать правильное решение, исходя из

полученной информации
Всегда стремиться снять агрессию и напряженность

от 4 до 25% своего рабочего времени
Умение вести телефонные переговоры

сказывается на репутации компании

время можно сэкономить, в противном случае – поглотить
Во время телефонного

разговора собеседники не видят друг друга, поэтому невербальные сигналы становятся недоступными

лучше после первых трех звонков
Если на 5-6 сигнал вам не

ответили, то лучше перезвонить позже
Если в трубке плохая слышимость, то лучше перезвонить снова, а не кричать

распространенные фразы по внешнему телефону ПРИВЕТСТВИЕ, НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ, если есть

необходимость, то называется ФАМИЛИЯ

«нет»
Если во время телефонного разговора связь прервалась, то перезванивает тот,

кто звонил
Говорить нужно спокойным и уверенным голосом. Можно улыбаться, т.к. собеседник это чувствует

решать все вопросы, для которых и назначается встреча
Если вы договорились

о звонке деловому партнеру, то обещание надо выполнить
Деловой разговор требует всегда краткости

удобен звонок
Когда проще дозвониться
Когда вам будет удобнее позвонить

путь развития разговора, все важные пункты желательно выписать на бумагу
При

необходимости важно иметь всю дополнительную информацию перед глазами (данные, таблицы и т.п.)

Вам нужно? и т.п.

помочь…
Я не знаю
Вы должны
Нет
С кем я разговариваю

предполагать противоположное Вашему мнение собеседника
Острых и деликатных вопросов, личных проблем
Спорных

вопросов по поводу взаимоотношений
Вопросов, касающихся третьих лиц, которые присутствуют в комнате

все ли вопросы были решены
Еще раз просмотреть, решены ли Ваши

вопросы
Завершить переговоры на хорошей ноте
Желательно записать итог разговора на бумаге

разговору, то лучше деликатно отложить его
Исходящими звонками манипулировать легче, чем

входящими
Следует чередовать телефонные разговоры, чтобы телефон не был постоянно занят

и постоянно разговаривать по сотовому телефону