ДИПЛОМНАЯ РАБОТА (выпускной прикладной социальный проект) ФОРМИРОВАНИЕ

ДОКУМЕНТООБОРОТА РУКОВОДИТЕЛЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ СТАЦИОНПРНОГО ТИПА »

и его внедрение на реально существующем учреждении (стационарного типа

соц.защиты населения) с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач: - исследование понятия электронного документооборота, специфики и способов внедрения с целью совершенствования ДОУ; - рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией; - классификация, сравнение и характеристика данных продуктов; - разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией; - внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного учреждения.

с электронным делопроизводством позволит нам выявить наиболее следующие существенные проблемы

в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения: - неизбежная потеря документов, следовательно и информации; - попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу; - накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны; - большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия; - избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

и информации должностным лицам, принимающим решения; - бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения

в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей; - невозможность установления истории работы с документами; - непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов; - избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа

процесс внедрения электронного документооборота. Предметом данного социального проекта являются процессы,

работы, осуществляемые в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели учреждения и внедрения в нее данной системы. Научная новизна социального проекта состоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном учреждении предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность учреждения.

и выбор критериев поставщика продукта, - выявление проблем ЭДОУ и пути

их решения проектным способом, с постановкой задачи: разработать и представить модель электронного документооборота учреждения, на котором будет производиться его внедрение с учетом специфики учреждения, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.

будет автоматизирована работа с документами (эффективное управление документопотоками в учреждении);
значительно

сократятся трудовые и временные затраты делопроизводственного персонала;
повышение производительности труда персонала, связанного с документооборотом;
обеспечение информационной безопасности учреждения;
централизованное хранение документов;
обеспечение надлежащего контроля и повышение качества исполнения управленческих решений(облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений).

документами предложен ряд коэффициентов, позволяющих комплексно описать проблему организации документооборота.

Коэфф. осведомленности: 0,7266 Коэфф.эф.использ.раб.врем.: 0,0812

Коэфф. исполнит.дисципл.: 0,5229 Коэфф.учета документов: 0,4

Коэфф. управл.персоналом.: 0,6247 Коэфф.регламентац.учёта док.:0,366

Коэфф. бизнес-процессов: 0,5 Коэфф.оснащенности ПК: 0,125

Коэфф. работы с документ.: 0,8 Коэфф.информац.безопасности: 0,0239

Комплексная оценка эффективности документооборота равна 31%

делопроизводства (бумажный документооборот) и применения системы электронного документооборота.

обмене.

ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D),

DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W). Пояснения к таблицам:“+“ - возможность имеется, “-“ - возможности нет, “+/-“ - опционально или . внешним ПО, “-/+“ - неполная функциональность возможности.

системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг,

дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia

ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV),

LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W)

Опыт внедрения систем

достижение цели, задач и прогнозируемых результатов.
консервативность пользователей, непринятие новых методов

работы;
неверный (ошибочный) выбор продукта ;
низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
нечеткое управление проектом.
Пути предотвращения рисков:
детальное предварительное проектирование работы СЭД на данном предприятии;
четко обозначить основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы;
четкие директивы и личный пример руководства;
обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
поэтапное внедрение