Слайд 1Документоведение - наука
о делопроизводстве
Слайд 2Документирование
Это запись информации на различных носителях по установленным правилам
Это создание
документов, т.е.
составление,
оформление,
согласование и
изготовление
Слайд 3Организация работы
с документами
организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения
и использования документов)
систематизация архивного хранения документов (организация хранения и
использования документов в текущей деятельности)
Слайд 4Документ
(документированная информация)
- это зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Термин «документ» появился
на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова «documentum» и означал «поучительный пример»,
«способ доказательства».
Слайд 5Документом может быть:
текст
рисунок
графика
фотография
аудиозапись
видеозапись
Ааааааааа
вввввввввв
сссссссссс
ддддддддд
Слайд 6Документ может быть:
Носителем информации (в сфере информационных технологий)
средством фиксации и
передачи управленческих решений (в управлении)
источником фактов (в науке)
Слайд 7Документ
Общая функция любого документа — способность содержать информацию.
Документы —
носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это
свойство отличает документы от других источников информации (газет, журналов, книг и др.), содержащих переработанную (вторичную) информацию.
Слайд 8Основные функции документов
информационная (документирование, хранение и представление информации);
управленческая (решение управленческих
вопросов);
коммуникативная (документы - средство обмена информацией);
Слайд 9правовая (документ может являться письменным доказательством в суде или источником
права, например, закон);
организационная (например, должностная инструкция);
научно-историческая (архивные документы).
Основные функции документов
Слайд 10Классификация документов
Многофункциональность и чрезвычайное многообразие документов позволяют классифицировать их по
различным признакам
Слайд 11Классификация документов
Это деление документов на классы по наиболее общим признакам
сходства и различия.
Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения
и поиска документов, например, по следующим признакам:
Слайд 12Классификация документов
По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фотодокументы;
По происхождению:
служебные, личные;
По сложности: простые, сложные;
По срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;
По
гласности: несекретные, с грифом ограничения доступа;
По форме изложения: индивидуальные, типовые, трафаретные;
Слайд 13Классификация документов
По юридической значимости: подлинники (оригиналы), копии, заверенные копии, дубликаты
(повторные экз. подлинника);
По срокам хранения: временного (до 10 лет), долговременного
(свыше 10 лет), постоянного хранения;
Слайд 14Некоторые виды классификаций документов
Слайд 15По способу документирования
рукописно-печатные;
электронные;
графические;
кино-, фото-, фонодокументы.
Слайд 16По происхождению
Официальные
документы
Личные
документы
создаются юридическими или физическими
лицами;
оформляются и удостоверяются
в определенном порядке;
удостоверяют личность человека и
его права;
содержат сведения биографического
характера (паспорт, удостоверение личности,
водительские права и т.д.)
создаются лицами вне сферы их служебной
деятельности.
Слайд 17По характеру отображаемой информации
Текстовые - текст с небольшим включением иллюстраций;
Гипертекстовые
- включают гиперссылки (это интерактивные ссылки на другие документы для
получения дополнительной информации);
Графические (чертежи, схемы, карты и рисунки);
Звуковые - фиксируют живую речь (заседания коллегиальных органов, протоколы допросов и др.);
Мультимедиа - наряду с текстом и графикой включают звук и видеоиэображения;
Гипермедиа – объединяют в себе гипертекст и мультимедиа. Информация представлена в любой форме (текст, рисунки, звук и кино), содержатся также гиперссылки на другие документы.
Слайд 18По наименованию
Акты;
Анкеты;
Ведомости;
Протоколы;
Инструкции;
Отчеты;
Приказы и
т.д.
Слайд 19По содержанию
Различают деловые документы:
по административным вопросам;
вопросам материально-технического
снабжения;
бухгалтерского учета;
подготовки кадров;
внешнеторговой деятельности и т.д.
Слайд 20По юридической значимости
Документы –
оригиналы
Копии
документов
Это документ, созданный
в первый раз индивидуальным
автором или коллективом авторов
Это повторное,
абсолютно точное
воспроизведение оригинала,
засвидетельствованное
в установленном порядке.
Слайд 21Виды оригиналов
Подлинник – это оригинал, составленный по определенной
форме и подписанный должностными лицами;
Умноженные оригиналы – это оригиналы,
составленные в нескольких экземплярах. Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.
Слайд 22Виды копий
дубликат – это копия, выдаваемая взамен утерянного подлинного
документа. Дубликат имеет одинаковую юридическую силу с подлинником;
выписка -
это копия, воспроизводящая часть текста документа. Правильность выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью;
отпуск – это полная копия отправленного документа, подшиваемая в дела отправителя.
Правильность отпуска удостоверяется отметкой «верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство.
Слайд 23По форме (способу создания)
Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например,
документы личного характера;
Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого
строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия;
Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.
Слайд 24По направленности документопотока
Слайд 25По функциональному назначению
Например,
Слайд 26По срокам хранения
Постоянного (вечного) хранения;
Долговременного хранения (более 10
лет);
Временного хранения (до 10 лет).